经济全球化背景下国际企业档案管理交流
  作者: cjgl       更新时间:  2013/12/25 17:47:56  文章来源:中国档案资讯网

经济全球化背景下国际企业档案管理交流

——国际档案理事会企业与劳工档案处(ICA/SBL)活动简介

图为 2012年在丹麦哥本哈根举行的SBL企业档案国际研讨会,主题是坚持不懈的忠实管

——21世纪的企业档案工作者

2007年国际档案理事会企业与劳工档案处(ICA/SBL)受邀派人参加中国组织召开的企业档案国际研讨会,与中国企业档案界建立联系。此后笔者受中国国家档案局委派进入SBL执委会任执行委员。

SBL的概况 SBLICA下设的专业处,负责联系、协调国际企业档案管理活动和交流。现有来自40多个国家的137位会员,其中执行委员13人。执委会的工作主要是组织和开展国际企业档案管理方面的交流,包括协调成员参加国际档案会议,以及与有关国家及企业的交流。如执委会关于2012-2016年的目标和计划有:扩大互联网应用,在ICA/SBL网站上加大宣传;除英语和法语外,增加俄语、意大利语、西班牙语、汉语和日语宣传;及时更新ICA/SBL网页,宣传SBL的活动和企业档案的重要性;将过去2004-2012年所有会议纪要及历届企业档案国际研讨会发言PDF版上载到ICA/SBL网页,使有关SBL的活动信息更广泛传播;开通电子论坛或博客,使SBL会员能共同讨论相关问题,并鼓励企业档案工作者多参与,建立广泛的联系。

国际会议的困难和问题,主要是国际差旅和会议费用对很多企业来说是个负担。由于经济危机等各种原因,现在每年的会议都有不少执委缺席。所以承担SBL主席职位的企业以及一些积极的大企业承担了执委会和研讨会组织费用,如圣戈班、涩泽荣一基金会、马士基、罗氏制药。而视频会议可以克服差旅经费问题,扩大SBL成员参与。2012SBL举行了首次全球网络(Web)会议,也是ICA各专业处第一个以网络形式召开的会议。

国际研讨会 与执委会同期举办企业档案国际研讨会,是SBL这些年活动的特色。2010年起,在执委会原主席法国圣戈班集团档案馆馆长迪迭·邦杜的带领下,连续四年在SBL执委会会议期间举办企业档案国际研讨会,交流国际企业档案管理的经验、理念、方法,有一定影响。四年的主题分别为:企业历史——有效的管理工具”“企业档案的价值——公司的档案利用与环球发展新趋势”“坚持不懈的忠实管护——21世纪的企业档案工作者危机、可信性与公司历史——档案馆应对科学的历史与市场化冲突的解决之道

研讨会上,来自国际上一些知名跨国公司的档案工作者,围绕相关主题,交流了当前国际上企业档案工作,特别是大企业档案管理的理念、技术和方法,展示了近年来国际跨国公司档案管理理念的发展和变化。同时,研讨会还邀请欧美有关的国家档案馆、高等院校、档案咨询、评估及标准化组织的专业人士参加,介绍国际档案理论、标准、规范、管理方法、信息化等方面的前沿情况。

如世界第二大食品公司美国卡夫食品档案工作的理念是:全球企业、全球品牌、全球档案团队,据此建立全球五大中心档案(美国、德国、英国、澳大利亚和北欧),全球应用统一的管理用具和系统,并建立统一向总部报告制度。卡夫食品的理念——档案是企业资产。

英国联合利华公司,通过档案在法规遵从、诉讼、捍卫商标与知识产权、企业记忆和周年纪念、品牌创新与再生及促销、各种载体出版物、演讲与展示、提高工作效率等方面有效服务的作用及实例,得出档案增加联合利华的价值,并将其作为研讨会上演讲的主题。

瑞士罗氏制药集团1896年由瑞士巴塞尔的Roche创立。1990年公司建立历史档案馆,将分散在各处的历史档案集中起来。2001年企业在管理转型中重新调整了档案管理职能活动:一是为应对挑战,将范式(工作模式)定位在关注未来,而不是过去;二是将支持企业振兴的管理作为档案馆的任务;三是提出历史市场化history marketing)的创新方法,即历史档案要为企业现实发展服务。档案管理转型后,更加注重集团的发展、服务当前企业的业务以及企业依法经营。

美国IBM公司对档案遗产的战略应用的观念是:我们不仅满足于回顾过去,我们为未来提供价值。作为公司遗产,档案能够对IBM的品牌及企业的成长作出贡献:一是能够作为鼓舞当前企业发展战略和文化创新的源泉;二是提供展现在创新中品牌许可的证据;三是提供无可争议的历史证明,服务企业对创新蓝图的描绘。

通过一些发言的主题,对企业档案管理的创新和关注点亦可略见一斑。如哥本哈根商学院公司的心脏——档案、本体与战略;意大利圣保罗银行多种档案、多种速度、多重目标:银行集团档案的团队工作;赢创集团五变成一:集团企业档案馆的发展;英国汇丰银行追逐彩虹:环球市场中的档案馆;法国圣戈班集团一种新型职业:从公司档案工作者走向记忆管理师;乐高公司乐高创意坊档案;斯堪的那维亚信息审计所如何依靠档案不断改进企业管理;丹麦国家企业档案馆小企业数字档案的收集等。

有的研讨会思辨性似乎更大于实用性,不少大学教授也参与讨论,表明欧美企业档案工作者和学术界的联系,以及档案馆工作者与学者互动中思维的活跃性和关注范围的广泛性。如雀巢公司针对不同读者依据档案准备内外两种公司史:对内是文件汇集,供员工工作参考;对外是学术性公司历史,用于公关、宣传。就档案工作者能否作学术史,有的学者运用嵌入理论社会结构经济活动关联;有的阐述家族企业档案开放对学术研究的价值,认为地区企业档案馆应作为历史研究和经济活动的参与者。还有的从象牙塔的视角看公司历史遗产的战略价值,认为企业历史可以保存企业的价值观等。甚至连历史是胜利者所写的观点都被使用在论述中,学术及理论性较强。

此外,国际交流也是了解世界的窗口。如芬兰企业档案协会办有一年四期的专业期刊,并提供专业培训。日本将115,即30年前日本企业史料协会成立日,定为企业档案日。意大利档案界近年与博物馆及历史学会联合,为年轻的档案工作者新开设了培训课程,高级课程也正在筹备中。英国国家档案馆设立了调查官,对企业档案状况开展调查。苏格兰国家档案馆颁布的国家企业档案发展战略NSBAS)调查并确认了现存的6000多个企业档案馆藏,并试图将档案管理纳入企业可持续发展综合指数corporate sustainability index)。

体会和感受 参加国际会议也是与同行交流的机会,除了宣传中国企业档案工作的实践、做法,更重要的是了解有关国家企业档案工作情况。2010年,法国电信表示要到中国开展业务,要了解有关中国对外国驻中国企业档案管理要求。我利用这一机会向他们宣传了中国对企业档案管理的主要法规、规范,特别是新颁布的《企业档案工作规范》的主要内容。法国电信很感兴趣,希望与笔者建立档案业务联系。IBM公司档案馆的Paul对档案信息化建设有一定研究,愿意提供有关方面的资料信息。日本涩泽荣一基金会的档案专家松崎佑子表示,日本企业档案工作建立较晚,希望能了解中国企业档案工作的经验;同时,在承办东京研讨会后,该基金会编辑出版了介绍国际企业档案工作的书:《撬动企业资产——企业档案的环球新视角》,并在线发布了英文版的电子书。另外,有年头的大企业都建立企业档案馆,如IBM、马士基、圣戈班、卡夫、联合利华、汇丰银行,这也是想成为百年老店的一个基本特征。在档案保存方面,丹麦的威卢克斯(VELUX)集团是全球著名的房屋采光及通风设施制造商,该公司将世界各地分公司的档案都运回总公司。日本人的长寿企业是世界上最多的,这些企业尽管规模不大,但都保留着几百年前又黄又旧的记账凭证簿。

总之,国际企业档案管理不少理念、内容、做法与我国企业档案工作相比,可以说是异曲同工,显示出经济全球化中企业档案管理的发展趋势。

原载于《中国档案报》20131219 总第2548期 第三版

 
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