美国档案信息管理技术的现状与发展
  作者: cjgl       更新时间:  2014/03/30 09:00:27  文章来源:EAKMRC

美国档案信息管理技术的现状与发展

John P.Frost (国际档案文件管理协会主席)

文章作者:紫 藤 编译

在当今这个电子时代,企业和政府生成了大量的电子信息。目前至少80%的信息自始至终都是电子形式的。虽然纸和缩微胶片仍然是档案长期保存的最可靠形式,但未来肯定没有充足的预算允许把数量如此庞大的原生“数字”历史转换成纸质和缩微格式。因此,未来的趋势是档案人员必须集中精力搞清楚开发什么样的程序和技术来长期保存数字格式的馆藏。下面我们来看看在美国私人领域中文件管理及档案技术方面所取得的进展:

检索

电子内容管理系统(ECM)提供了管理非结构化信息的平台和框架。非结构化信息或数据指办公室基于套件的文件(微软办公软件等)以及扫描图像、纸质和缩微文件等。结构化数据指包含在主机和数据库中的原始数据。

对于档案人员或文件管理人员而言,准确性高的检索率可以用来定位、查找和标识可作为档案保存的文件。元数据不仅可以用来确保同一主题的信息被准确定位,而且可以用来标识哪些文件可作为历史档案保存。

对于研究人员和终端用户,他们可以使用关联搜索。对于研究人员而言,找到能解决问题的文件比找到所有文件更重要。谷歌就是关联搜索最好的例子。

自动标签

在诸如YouTubeFlickr等音像管理网站上非常实用的工具是自动标签。该工具可以帮助终端用户将自己的元数据标签标识在文件、照片或视频上,便于日后检索或与其他人分享,同样有助于提高未来检索的准确性。将来,越来越多的资料都将以数字格式被生成和维护,因此,这种合作索引资料的方法对档案工作者而言非常有用。

联盟

联盟指应用外部文件管理程序管理资源系统内电子信息的能力。典型例子是应用文件管理程序来控制人力资源程序中包含个人文件的安全、法律和保管问题,但不必将这些文件拷贝到文件管理系统中。

分析

分析是新近出现的文件管理程序。这些程序所使用的算法使它们可以浏览电子邮件、办公室文件和其他类型文档,并在不同的文件之间建立背景联系。他们可以根据主题、题目和用户将文件组合在一起,以便于对文件进行进一步分类。这些信息将被传给自动捕获和自动分类工具以便于吸纳和说明文件。

这类工具常用于服务器中包含的电子邮件以及用户机和共享驱动器中储存的内容。文件管理人员可以使用这些工具来确保文件分类的准确性,而档案人员可以使用它来帮助确认具有历史或永久保存价值的文件,并给这些文件分配历史元数据标签。

自动捕获

自动捕获程序利用业务规则对电子邮件和电子文件进行识别,并拷贝、吸纳到ECM系统中。它们还可以在完成吸纳后进行文件说明,并删除没有记录价值的信息。这些工具非常强大,并有删除拷贝(de-duplication)功能,能够保证只获取文件的一个拷贝。删除拷贝功能能够对嵌在电子邮件和空白表格程序以及文字处理文件等中的元数据进行分析,确定并删除多余的拷贝,以保证只保存一份正式拷贝。它还有助于管理储存空间。

自动捕获技术可以保证在不需要外力干预的情况下,在正确的时间捕获到正确的文件,同时自动地分配元数据。发送者、接收者、文件日期和主题都可以被捕获。另外,如果一个文件分享中存在一个合理的分类结构的话,该结构可以在ECM系统中自动被重建,文档被自动地储存在结构中适当的位置。

自动分类

自动分类系统可以不需业务规则就将文档吸纳,添加说明并分类到ECM系统中。这是个很强大的工具,但该工具本身需要通过培训来了解机构的分类方式。该软件将给管理人员提供相关性级别,由管理人员批准该分类。此后,该软件便可以在没有用户或管理人员参与的情况下自动分类文档。该软件的准确率可以达到98%,剩余2%就被送到管理人员那里进行人工分类。

业务流程管理

业务流程管理(BPM)工具可以帮助机构将人工程序自动化。最好的例子应该是对采购请求的管理。传统的做法是使用一个采购单在机构内运转以获得批准,而自动程序则是给相关批准人发一个电子邮件,由他去核准。该邮件上的一个链接将显示批准界面,批准人可以审核该采购文件和相关材料。如果他批准了该采购请求,下一位批准人就会收到需要作出反应的通知。如果该请求被拒绝,拒绝理由就会自动发送给申请人,以便其及时作出调整。

在这个系统中,用户们看到的是储存在ECM系统中的同一份文档。如果某位用户在规定的时间内没有作出反应,系统会自动通知他,他的上级也会被告知。在整个过程中,管理人员会看到工作的进展情况。

由于90%的文件管理工作都是流程化的,因此,它使用业务流程管理软件的情况非常多,如文件的说明、办公室文件收发、异地储存、处置(销毁和向档案馆移交等)。该工具使文件管理工作更加流畅且全程可被监督。

自动处置

文件管理应用中的一个最新功能是自动处置信息的能力。该技术批准了一个保管期限,就意味着法律部门和文件管理部门也同时批准了对信息的处置。因此,当文件到了确定的保管期限以后,该自动处置软件将自动启动处置程序(销毁或向档案馆移交)。该功能使用BPM来实现下列目的:减轻文件管理人员的负担;向相关档案部门(内部或外部)移交档案信息;销毁文件腾出更多储存空间,满足法律的要求,并删除没有历史价值的信息。

结构化和非结构化信息的合并管理

信息管理最近出现的一个新趋势是在同一个技术核心中同时管理原始数据文件(结构化)和办公室文件(非结构化),软件、工作流程和实践工作已经开始。关于将这些方法合并的议题已经在业界被讨论并期待了很多年。虽然这个趋势对档案管理不会产生很大的影响,但对于文件和信息管理而言则是一个巨大的进步,它能够使文件管理人员更加充分地管理机构信息的整个生命周期。

在私人领域,文件管理技术被用来进行档案鉴定和接收。检索、分类、业务流程管理、自动分类、自动捕获和分析等都是档案人员可以利用的工具。虽然这些工具都比较贵,大多由大型私人企业使用,但随着这些技术的不断推广,成本降低,也会更方便公共机构的使用。

因此,档案人员需要熟练掌握电子储存技术类型并与IT和文件管理人员密切合作,在档案信息生命周期的早期对它们进行鉴定和识别,并在它们的生命周期末期通过流程来确定正确接收,而后确保使用正确的工具、技术和方法以数字形式保存。通过与IT和文件管理人员的合作,档案人员可以提高自己的技能,从而在公共和私人机构、在信息生命周期管理中担当更加重要的角色。

原载于《中国档案报》2013510 总第2455期 第三版

 
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