企业集团档案工作亟待加强
  作者: cjgl       更新时间:  2012/03/09 12:48:13  文章来源:EAKMRC

企业集团档案工作亟待加强

文章来源:《浙江档案》2012年第二期

企业集团是我国市场经济和改革开放新形式下形成的一种特殊的经济联合体,它比以往任何一种经济组织形式发展得都要快,在经济领域中发挥的作用也更大。企业集团拥有数量众多的成员企业,这些企业都是独立的法人主体,一方面,法律上的独立地位使企业在机构设置和人员任免上具有独立自主权,并有权进行独立的档案管理;另一方面,经济上的独立核算、自负盈亏,使各成员企业的档案管理活动也按照法人的权限形成了若干区域。此外,由于集团是各成员企业自愿加入形成的经济联合体,因自身产权的联系而导致控制(被控制)关系,分别对被其控(参)股成员企业的档案管理负有监督责任,同时接受集团档案部门的指导和检查。

一、企业集团档案管理的现状

企业集团本身的特征决定了其档案管理体制的复杂性。由于集团规模大,成员企业自身情况不同、发展程度不同、组织形式不同、经营领域不同,点多面广,机构和人员常常出现大的变动和调整,因此,集团档案管理机构设置、管理范围、管理难度也大大增加,呈现出较为复杂的状况。

目前,企业集团档案管理整体水平薄弱,发展不平衡的状况比较突出。一些成员企业经营者的档案意识不强,法治观念淡薄,在经营管理、内部工作与外界交往中往往忽视档案工作。文件材料不及时整理移交,收发文登记、台账不健全,“抽屉式”管理的现象时有发生。部分成员企业只注重红头文件的收集,不重视收集反映外部活动的档案资料。许多档案人员对档案管理业务熟悉,缺乏对企业经营动态的了解,致使企业档案内容不全、载体单一、归档混乱,问题重重。受效益最大化经营目的的影响,一些成员企业的经营者在档案机构设置和人员配备上一味考虑精简,常常一岗多职,致使档案人员没有太多的时间和精力开展档案工作,档案基础管理工作比较随意,档案的集中统一管理流于形式。

二、加强企业集团档案管理的对策

加强监管和指导。集团档案管理应当遵循“统一领导、分级管理”和“一个核心、多种控制”的原则。虽然说各成员企业享有独立的自主权和经营权,实行“分级管理”,但它必须服从“利益共同体”的要求,这是由企业集团本质所决定的。因此。需要集团(核心层)对各独立的成员企业的档案采用多种方式的管理和协调,承担起对整个集团档案管理统一领导和业务指导的责任。各成员企业必须遵循集团统一领导,结合自身特点,选择适当的档案管理模式。

实行模糊管理。在对成员企业档案管理加强监管和指导时,要考虑企业的实际情况,避免事无巨细的微观管理,要通过逐级管理层次(如档案网络体系)来发挥作用,实现对整个成员企业档案工作的监督、了解和掌握,以这种间接的控制形式实现模糊管理的目的。

坚持自愿原则。要充分尊重成员企业的意见,让企业自己去衡量利弊,自主选择。集团档案部门不宜硬性规定某个成员企业档案工作必须通过目标管理认定,必须达到某种规范化的标准,这样的硬性指标可能达不到预期效果,相反会产生负面作用。

抓好重点工作。对于成员企业的档案,集团档案部门最重要的是要关注企业重要业务和重点环节所形成的档案资料。由于企业集团是以货币或实物方式对成员企业进行出资的,形成了一定数量的固定资产和无形资产,对此企业集团享有绝对所有权。因此,集团档案部门要重点抓好成员企业财务档案、基建档案、工程项目档案等的管理,防止业主易人、厂房搬(拆)迁、企业更名、人员分流、管理断层等因素造成档案受损、流失,以及被变卖和销毁。

善于把握机会。近几年来,各成员企业为了更好地参与竞争、打响品牌、提升信誉,纷纷按照国际化要求,采用先进的现代企业管理手段来管理、经营企业。如:全面质量管理认证、“三标一体”贯标认证、资质认证等,这些“准入证”的建立和发布都明确规定要有企业档案作为依据,因此,集团档案部门要抓住这个有利契机,督促指示有关成员企业加紧规范企业档案管理工作。

(作者为浙江凯欣投资控股集团有限公司陈玲玲 杭州市档案局林杭顺)

 
湖北大学企业档案与知识管理研究中心·武昌·宝积庵      邮编:430062    电邮:eakmrc@163.com
CopyRight@2007  All Rights Reserved By EAKMRC    版权声明  联系我们  管理入口