企业档案在企业风险管理中的功能探析——基于档案双元价值观的视角
  作者: cjgl       更新时间:  2012/03/24 16:58:11  文章来源:EAKMRC

企业档案在企业风险管理中的功能探析

——基于档案双元价值观的视角

摘要: 风险管理是现代企业经营中的核心内容。而基于档案双元价值观,研究企业档案在企业风险管理中的功能和价值是一种十分有意义的理论探索。一方面,企业档案作为一种行为方式,它具有直接预防和控制企业风险的主动意义的管理工具价值;另一方面,作为一种具有凭证意义的信息资源,它具有辅助企业进行风险管理的被动意义的信息价值。二者缺一不可,统一于企业风险管理的过程当中。

关键词: 企业档案 风险管理 功能 双元价值观

Abstract:Risk management is the core in the management of modern enterprise.

The study of function and value concerning enterprise archives in the enterprise

_s’risk management is a very meaningful theoretical exploration on the basis of

dualistic value concept of archives. On one hand, as a behavior, enterprise archi

_ves which are saw as tools of management have the value of positive meaningwhich

can prevent and control the enterprises’ risk directly. On the anther,as an info

_rmation resource with a certificate, enterprise archives which are viewed as inf

_ormation have the function which can help the enterprise to take the risk manag

_ement. Both are indispensable, which are unified in the process of enterprises’risk managements.

Key wordsenterprise archives risk management function

dualistic value concept

1 风险、企业风险与企业风险管理

风险是一个很常用的名词,我们在日常生活中随时随地都会遇到。风险无时不有,无处不在,它与人类的一切社会实践活动相生相伴,整个人类文明史也是一部人类与风险不断斗争的历史。到底何谓风险呢?“风险可以从两个方面加以定义,从易于定性分析的要求看,风险可描述为与不确定性相联系的损失的可能性。从易于定量分析的角度看,风险可描述为实际结果偏离预期结果而导致的损失的可能性。”[1]风险具有客观性、不确定性和可测性特征。依风险导致的可能后果,我们可将风险划分为纯粹风险和投机风险,纯粹风险是指只有损失机会而无获利可能的风险;投机风险是指既有损失机会又有获利可能的风险。显然,纯粹风险才是人们日常生活中通常所理解的风险,也是本文所要讨论的风险。

企业作为最典型的经济生产组织,是人类及其财富高度集中之处,且往往是新技术和新思想的诞生地或试验地,加之现代企业必须参与到激烈的市场竞争之中,因此,与其他社会组织相比,企业所要面对的风险会更多、更复杂。简单地说,“企业风险就是指企业在实现其最大化目标的过程中,影响该目标实现的重大不确定性。”[2]企业风险按其性质一般可分为财产风险、人力资产风险和责任风险。由于企业面临的风险更多更复杂,因此风险管理的思想最先诞生于企业当中,也最先被运用到企业当中。“企业风险管理就是通过一定的制度安排与技术手段发现风险、判断风险、控制风险、降低风险、转移风险进而为企业股东创造风险价值的过程。”[3]

2 档案双元价值观视野下企业档案在企业风险管理中的功能

2.1 档案双元价值观

档案双元价值观是由湖北大学覃兆刿教授于2003年在其专著《双元价值观的视野:中国档案事业的传统与现代化———兼论过渡时期的档案思想》中提出的,该思想一经提出,便在档案学界引起了强烈反响。覃教授认为:“档案始终可以作两个层面的理解,一是它作为一种行为方式,人类的初衷在于借助它的结构形式所赋予的功能,可称为‘工具价值’;一是作为记录或者文献归属的实体(或结构对象实体),其内容负载的价值,人们都称之为‘信息价值’。前者是一种普遍意义的价值,后者是一种个性价值;前者由档案的社会属性赋予,后者由档案的自然属性赋予。”[4]并进一步分析道:“档案是人类为了克服大脑记忆局限并作为诚信的控制依据和契约关系的载体而诞生的,是人类对于信用控制所选择的理想型模。从这个意义上讲,档案的工具价值是先于信息价值的。”[5]但是,“光有工具价值的档案是不存在的,光有信息价值的档案也是不存在的,档案是工具价值与信息价值的双元价值结合体,这是档案与图书、文件、文物的根本区别所在。”[6]并由此为档案下了一个全新的定义:从工具价值来说,档案是人类对凭证信息的和目的控制;从信息价值来说,档案是人类和目的控制的凭证信息。[7]以上说法及其所体现的思想内涵对笔者颇具启发意义。此思想虽然还不甚完善,但其的确有着重要的现实意义和学术价值,它合理恰当的解释了我们在理论和实践当中的许多困惑,为我们考查和理解档案及档案工作提供了全新的视角和更广阔的视野。笔者认为,从此角度来考查企业档案在企业风险管理中所发挥的功能与价值是较为合适的。

2.2 企业档案作为一种行为方式具有预防和控制企业风险的管理工具价值

企业管理的最终目标是实现企业价值的最大化增值,但企业在实现这一最终目标之前,必须经历一个过程。因此,实现企业价值的最大化增值并非企业管理的直接目的。企业管理的直接目的是为了应对和解决企业在日常生产经营活动中所面临的各种或大或小的问题和风险,以保证企业正常的生存和发展。美国著名管理思想史家丹尼尔·A·雷恩在《管理思想的演变》中指出:“管理或行政管理意味着在知识的基础上行使控制。”在企业中,档案作为一种具有控制意义的行为方式已经明显地被赋予了管理意义,也就是说,档案已经被企业管理者视为一种管理工具使用着。企业风险管理首先应体现为一种风险意识,即一种“防忧患于未然”的理念。显然,并不是每个企业都设置有完整的风险管理组织机构,也不是每个企业都会进行明确具体的风险管理活动。但作为现代企业而言,每个企业管理者都是具有风险意识的,只是在这种意识的强弱上会有所差异。在笔者看来,在企业中,档案作为一种企业管理者对企业凭证信息的合目的的控制方式,其本身就体现了企业管理者的一种风险意识,管理者选用档案这一管理工具的直接目的便是为了预防和控制企业风险。与行为方式相对应的档案实体一经形成,无论企业管理者是否意识到或是否承认,其已然发挥着预防和控制企业风险的功能了。因此,可以说无论企业是否设置有完整的风险管理机构或是否在有意识地进行具体明确的风险管理活动,档案都已经是一种风险管理工具了,或者说企业档案天生就具有控制企业风险的功能属性。在这里,企业档案对于企业风险管理而言,体现的是一种主动意义的管理工具价值。

最具典型意义的便是企业会计档案。会计档案应首先被理解为一种具有控制意义的行为方式,从其形成的那一刻起,便对企业的整个经营活动起到一种无形的控制作用,进而有着预防和规避风险的作用,特别是在预防资金运转危机和控制腐败方面,其作用表现得尤为突出。如今在许多企业中出现了一些新问题,如在企业内部生产经营中,产、供、销、财务等环节脱节,企业之间“扯不断,理还乱”的“三角债”等,究其缘由,笔者认为,不重视企业会计档案是出现这些问题和风险的重要原因之一,利用会计档案,这些问题和风险都可以迎刃而解,甚至根本就不会发生。企业会计档案的另一个重要功能就是预防和控制企业内部的腐败。通过会计凭证可以查明各项经济业务是否符合有关的政策、制度、计划和预算规定,有无铺张浪费和损害企业利益的行为,从而严肃财经纪律,防止违法乱纪的现象发生。此外,还有企业人事档案也具有此种风险控制功能。以下是一个由于没有妥善保管企业人事档案而酿成企业风险的典型案例。 王先生原是北京市某建筑工程公司的正式职工,1985年1月被劳动教养,单位随之与他解除了劳动关系。2002年,王先生在办理求职证时,发现原工作单位并没有按规定把他的人事档案转移到他的户口所在地。王先生找到原单位,被告知他的人事档案找不到了。由于没有人事档案,2003年9月30日,社保部门停止了王先生社会养老保险的补交办理手续。眼看自己就业无门生活无望,王先生遂起诉至法院。日前,北京市第一中级人民法院对这起特殊纠纷案做出终审判决,判令王先生原来的工作单位一次性赔偿王先生各项损失6万元。[8]这个案例不正从反面活生生的说明人事档案的风险控制功能吗?对于一家建筑公司而言,因一名职工档案丢失就赔偿六万元也算是一项不小的开支,如果这家建筑公司按规定很好的保存了员工的档案,运用了人事档案这一具有风险控制作用的管理方式,也就不用破这6万元的财了。其实,企业档案中还有许多档案都是为了预防和控制风险而生的,如商标档案、知识产权档案、信用档案等,就不在此一一赘述了。

2.3 企业档案作为一种信息资源具有辅助企业进行风险管理的信息价值

管理与信息密不可分,组织管理的日常工作大部分与信息的收集、整理、归纳和方案的提出论证相关,企业风险管理作为一种特殊的管理行为,当然也离不开信息的支撑。有效的风险管理依赖于在恰当的时间将恰当的信息报告给恰当的有关人员,因此,有效风险管理系统的运行要求非常重视数据来源、流程和时间的选择。企业档案作为企业合目的控制的一种具有凭证意义的信息资源具有辅助企业进行风险管理的信息价值,且此种辅助功能贯穿于企业的整个风险管理过程当中。

企业风险管理一般包括企业风险识别、企业风险衡量、企业风险管理决策及执行、企业风险管理绩效评价四个步骤,其中,企业风险识别和衡量是基础,决策是关键。

企业风险识别是指在企业风险事故发生之前,运用各种方法和工具找出企业所面临的各种潜在风险以及风险事故发生的原因。[9]企业风险识别是否全面、深刻,直接影响企业风险管理的决策质量,进而影响整个风险管理的最终结果,任何一种风险在识别阶段被忽略,尤其是重大风险被忽略,则可能导致整个企业风险管理的失败。实际工作中,企业必须利用企业档案对损失风险进行识别,企业以往的索赔记录、财务报告、现场查勘记录、核查表以及操作记录等都是进行风险识别的主要信息来源。企业利用真实、完备、准确的信息通常会使其在风险识别上得出更好的结果,更有利于后续的风险衡量和风险管理决策工作,如果信息不足,或不准确、不真实,可能会遗漏风险或做出错误的判断,决策效率将会大大降低。企业档案作为直接产生于企业的原始真实的记录信息,显然是最能符合以上要求的信息种类之一,且无论是从所花成本和所产生的效益来说,企业档案都应成为企业风险识别所需信息的首选。

企业风险衡量又叫企业风险估计,是在识别企业风险的基础上,运用概率论和数理统计的方法,对企业风险进行的定量分析和描述,是对企业风险认识的深化。[10]从以上定义我们可知,企业要进行准确有效的风险衡量,除了数据分析员这一主体要素外,还必须具备两个基本要素,其一是概率论和数理统计这一工具,那么,其二是什么呢?工具只有有效地作用于客体时,方能显现其价值,也就是说,只有当企业员工运用概率论和数理统计这一工具作用于某对象时,才能完成风险衡量这一实践活动,显然,这一客体对象就是真实准确的数据信息。笔者留意到,大凡风险管理的著作或教材,当谈到企业风险衡量时,都会用专门的章节来介绍损失资料的收集整理与分析,其中也不乏一些经典著作,如在美国著名风险管理学家威廉姆斯的代表作《风险管理与保险》一书中,第三章谈到企业风险衡量时,有一小节题为“为什么我们需要各方面的信息”[11];台湾著名风险管理学家宋明哲在其代表作《风险管理》一书中,更是用专门的一节解释了“损失资料库建立之必要”[12],足见真实、充足、准确的数据信息对于企业风险衡量的重要意义。笔者认为,数据信息也好,损失资料也罢,其主要组成部分都应该而且必然是在企业中产生的各种档案,原因很简单,因为企业档案作为企业合目的控制的一种凭证信息,是企业生产经营等方方面面活动的直接反映,其真实性和准确性不容怀疑,具有其他信息资源种类无法比拟的优势。

企业风险管理决策和执行是根据企业风险管理的目标,在风险识别和风险衡量的基础上对各种风险管理方法进行合理选择、组合并制定出风险管理具体方案进而付诸实施的过程。企业风险管理决策是企业风险管理过程中的关键步骤,从此步骤始,企业风险管理才具有实质性意义,其要回答的是“如何解决企业风险”的问题。有学者指出,信息决定决策,虽然此话有失偏颇,但还是有一定道理的,至少说明充足准确的信息是进行科学决策的依据。科学的风险决策不是灵机一动拍板定案的结果,而是在掌握大量信息的基础上,经过系统分析、思考、判断后做出的。企业进行风险管理决策的依据是风险识别和风险衡量所得出的结果信息,企业档案虽然没有直接参与到决策当中,但其在之前的两个环节中已经充分发挥了其价值,决策者只有系统研究这些源自企业档案的信息,才能实事求是地总结历史,冷静地科学地分析现状,准确有效地预测未来,通过权衡轻重,从诸多方案中选取能获取最大的效益的方案,因此,可以说企业档案为企业风险管理决策提供了依据。执行便是将企业制定的应对风险的方案付诸实践的过程。领导者只有依据风险决策形成的档案才能对决策做出全面的解释,使风险决策为广大执行者充分接受和正确了解,以保证决策的正确执行。风险管理决策过程中形成的档案是企业经济活动的规范、轨道、是进行有效控制的标准。所以,执行企业的风险管理决策也离不开企业档案所发挥的信息支持功能和协调功能。

企业风险管理绩效评价是指企业对风险管理技术适用性及其收益性情况的分析、检查、修正与评估,它是企业风险管理的最后一个步骤,也是不可或缺的一个步骤。一般而言,企业进行风险管理绩效评价主要有两个目的,其一是对该次或该阶段的企业风险管理活动进行评估和总结,其二是通过总结和评估刚刚结束或当前正在进行到某阶段的企业风险管理活动,为企业以后的风险管理提供可资借鉴的经验。因此,可以从两方面来看企业档案在企业风险管理绩效评价中的作用。一方面,企业风险管理绩效评价作为某次特定的风险管理活动的最后一个步骤,其评估的对象显然是该次企业风险管理活动的全过程。绩效评价主要是一种事后评估,而时光是无法倒流的,因此,笔者认为,企业风险管理绩效评价必然要借助企业档案。企业风险管理绩效评价实际上就是根据企业在整个风险管理活动过程中所形成的各种档案来进行的一种评估活动,因为档案可以真实准确地再现历史,再现风险管理活动的全过程,这是绩效评价得以进行的基础。另一方面,为了给企业以后的风险管理提供可资借鉴的经验,企业必须对某项特定风险管理活动的整个过程进行评价和总结,此过程同时也是对形成于整个风险管理活动过程中的全部档案进行资源重组的过程,这些被重新整合的企业档案资源又会在企业未来的风险管理中发挥作用。

3 结论

从双元价值观的视角,我们看到,企业档案在企业风险管理中发挥着双元功能。一方面,企业档案作为一种行为方式,它具有直接预防和控制企业风险的管理工具价值,这是一种主动意义的价值,所对应的是企业从战略上“防”风险,注重的是档案作为一种控制手段所具有的工具意义的长期发挥。另一方面,作为一种具有凭证意义的信息资源,它具有辅助企业进行风险管理的信息价值,这是一种被动意义的价值,所对应的是企业从战术上来“治”风险,注重的是为企业风险管理决策和关键时刻的举证提供保证和机制,工具价值和信息价值缺一不可,统一于企业风险管理的过程当中。因此,企业档案对于现代企业应对风险、进行风险管理具有重大意义。现代企业想要立足于风险丛生的市场当中,必须重视档案和档案工作。

--------------------------------------------------------------------------------

参考文献:

[1][3][9][10] 卓志.风险管理理论研究[M].北京:中国金融出版社,2006:8-244

[2] 杜杰.风险管理智慧:企业风险管理实务[M].北京:机械工业出版社,2008:9

[4][5][6][7] 覃兆刿.双元价值观的视野:中国档案事业的传统与现代化——兼论过渡时期的档案思想[M].北京:中国档案出版社,2003:8-9

[8] 湖北大学企业档案与知识管理研究中心网站.[2009-5-8].http://eakmrc.hubu.edu.cn/newscontent.aspx?articleid=207

[11] 小阿瑟·威廉姆斯.风险管理与保险[M].北京:中国商业出版社,1990:48

[12] 宋明哲.风险管理[M].台北:五南图书公司,1984:124

[作者简介]殷仕俊,男,1986年生,湖北大学学士毕业,中山大学硕士毕业,现为江苏省张家港市委组织部科员。

 
湖北大学企业档案与知识管理研究中心·武昌·宝积庵      邮编:430062    电邮:eakmrc@163.com
CopyRight@2007  All Rights Reserved By EAKMRC    版权声明  联系我们  管理入口