企业档案精细化管理的实践与探索
  作者: cjgl       更新时间:  2012/10/20 15:22:07  文章来源:EAKMRC

企业档案精细化管理的实践与探索

文章来源:《浙江档案》 2012年第六期

档案精细化管理,就是指对档案工作的各个环节进行细化分解,将精细化管理理念融入档案工作,并归纳总结出各个环节的最佳工作方法,以期实现档案服务功能的最大化。近年来,浙能集团有限公司努力探寻档案工作的新方法、新途径,通过档案精细化管理与实践,带领系统内各单位圆满完成了档案工作目标管理认定、创建国家级(省级)档案室、优良等级评定、档案登记备份和创建数字档案室等多项工作任务,实现了本系统档案工作的跨越式发展,并获得多项荣誉:省直单位档案工作先进集体、省级档案先进个人;企业档案工作省级优秀等级;全省示范数字档案室;1个档案科技项目获浙江电力科学技术三等奖,2个档案课题项目获国家档案局优秀科技成果三等奖。

一、档案精细化管理的实践探索

(一)建立完善的组织管理体系,是档案精细化管理的有力保障

建立完善的组织管理体系,从源头上明确档案业务的管理归属,是实践档案精细化管理的有力保障。浙能集团的档案工作在横向上受省档案局的指导、监督和检查;在纵向上,由集团副总经理分管并在其领导下开展工作,公司各部门内部指定了专兼职档案人员,负责集团公司的档案管理,对下属单位的档案工作进行指导监督,并通过布置、指导、培训、检查、考核、评优等督促下属企业完成各项档案工作,由此集团公司与下属企业间建立了健全的网络体系、顺畅的档案工作机制,确保了档案工作各环节责任的明确化、精细化,并逐步与经济责任制考核挂钩,实现了良性互动和闭环。

(二)创建规范精细的管理制度,是档案精细化管理的必要条件

公司成立10年以来,档案管理制度从无到有、从简单到系统,理论和实践得到有机结合,并着重于实践的可操作性和精细型,避免了制度流于形式。对近年来上级部门新提出的理念、技术、标准和要求,公司又实时进行了更新和修正,不断融入企业档案管理;用制度约束和强化档案资源的前端控制,加强档案资源的收集和管理,做到应收尽收,确保了档案资源的完整性和准确性。

(三)加强人才培养,是档案精细化管理的关键因素

人才资源是第一资源,是战略资源,是精细化管理得以实现的关键因素。我公司努力抓住培养档案人才的机会,提供良好的发展平台,多渠道多途径培养了一支规模适度、素质优良、技能高超的领导型、专家型、技能型的精细化人才队伍,充分挖掘了档案人员的主动性、创造性和发展潜力,实现了浙能档案的大发展。

近年来,集团公司档案室除带领系统内各单位开展了档案工作目标管理、创建国家级档案室、优良等级评定、档案登记备份和创建数字档案室等一系列活动外,还组织成立了由企业档案骨干组成的专家学习型检查小组,在省档案局业务专家的指导下,以互动的形式参加系统内各单位的重点工程档案专项验收、基建达标、档案室等级评定、年检、执法检查等,通过多年来的互动、参与和实践,档案骨干宝贵的管理经验渗透到各个企业,自身的技能也得到了长足的进步,最大限度地挖掘了档案人员的潜能和工作积极性,促使公司的档案管理水平越上新台阶。

(四)岗位设计与流程设计,是档案精细化管理的核心

档案管理业务流程长,从先期的文件材料——归档、移交至档案室——通过鉴定、电子档案的载体有效性测试和复制、整理、系统分类、著录、编目、数字化、信息化、装订、上架等,真正成为档案,这一流程至少需要10个以上的工作环节,每个环节又包含35个工作步骤。形成档案以后,还要进行档案安全管理、提供查询利用和档案编研等后续工作。因此,根据档案业务流程进行岗位与流程设计是档案工作精细化管理的核心。

岗位设计是指根据档案工作的需要,规定每个档案岗位的任务、责任、权力以及与其他岗位的关系。依据岗位设计可以把档案工作的岗位职责内容、履行职责内容和绩效评价考核等相关内容结合起来。流程设计是指以制度的形式、信息化的管理方式,规范每一个档案岗位的运作和关系,并通过工作流程、过程控制和总结评估等手段,将各个岗位有机地联系和协调起来。通过岗位设计和流程设计,可以使档案工作的各流程运作更加规范,各岗位职责进一步明确,再加上评估考核机制的配套,对于调动员工的积极性、增强员工的满意感以及提高工作绩效都有着重大影响。

(五)突出实时性利用性,是档案精细化管理的重点

除了体系、制度、人员和岗位流程作保障外,在实践中还需不断落实,实时控制、利用、反馈,不断加以完善和改进,推进档案管理的精细化。

档案工作的最终目的是为企业服务,所以追求档案精细化管理,重点应放在档案的利用性实时性上,应把为企业提供利用服务作为出发点和归宿点。作为档案管理人员,应打破的传统被动服务方式,积极主动地为企业提供服务。近年来,浙能公司档案室利用室藏档案汇编了《年度大事记》、《公司领导任免汇编》、《工作会议材料汇编》、《董事会会议纪要汇编》、《档案文件汇编》等20多种编研项目,并开展了档案科技项目的研发,在为企业领导提供决策参考、服务企业经营发展等方面发挥了积极的作用。

二、档案精细化管理的发展趋势

(一)摆脱国有体制约束,让精细化管理更见实效

档案管理是企业管理的一个组成部分,受到企业管理大环境的约束。如果能进一步改变目前国有企业定量激励机制不充分,职工绩效评价体系缺失,分配中普遍存在的干多干少、干好干差一个样的大锅饭现象,那么精细化管理在档案工作中才能更见实效,体现出其更精、更细、更好、更优的特点。

(二)提高人员素质,保证档案精细化管理的落实

档案工作在企业管理中受到全方位的牵制,过程控制也受到多方面的制约,一项工作的开展需要各部门和人员的支持配合,如果每个部门和员工都能做到管理到位、责任明确,过程控制和检查监督事事、件件顺利实现闭环,档案工作也就能顺理成章地达到精细化管理的要求。

(三)建立科学的监督考核评价机制,检验档案精细化管理的成果

因此,建立科学的监督考核评价机制能够确保档案工作实现精细化管理,企业现行的考核管理比较粗放,大多以定性为主,绩效量化不够,使得档案的收集、利用等各个环节受到影响,该交的不交,该还的不还,造成档案资源的流失,不符合档案精细化管理的要求。它也是检验档案精细化管理成效的重要工具,这一考核评价机制的建立应以职责为基础,以数据定量分析为手段,以绩效确定分配的方式进行。

总之,档案工作精细化管理的优点毋庸置疑,用制度、流程、信息系统将结合,其成效也已在工作中得以体现。但在实际工作中,在落实可操作性以及实时性等关键点上仍然存在较多问题,值得每一个档案工作者努力探索、实践与推进。同时,我们也看到,档案管理只是企业管理的一个部分、一个环节。只有整个企业实施精细化管理,档案管理和其他的管理环节才能环环相扣、相辅相成,使精细化管理步入常规化、规范化的轨道,共同组成一个紧密的精细化管理整体。

作者:浙江省能源集团有限公司

 
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