加强设备档案管理 为科研生产服务
  作者: cjgl       更新时间:  2013/03/04 11:08:10  文章来源:EAKMRC

加强设备档案管理 为科研生产服务

中船重工沈阳辽海装备有限责任公司 杨明

设备档案是真实反映设备在企业生产中发挥作用、发展演化的有保存价值的原始记录,是设备从调研、购置、安装调试、交付使用、故障情况及解决措施、直至报废等全过程管理的保障,为生产经营单位设备安全管理提供信息、资料和数据。通过对档案信息资料的记录整理、分析,可了解设备的运行状态,为设备的正常操作使用、安全检查、故障诊断、隐患整改等提供科学的依据,能够帮助企业相关部门对企业资产的管理和监督起到重要的作用。设备档案管理是设备管理的一部分,担负着技术资料的收集、记录、积累、整理、统计、鉴定、归档、提供利用的任务。因此,建立和完善设备档案的管理工作,充分发挥企业设备档案的服务功能,是摆在我们面前的一个重要课题。

一、设备档案的作用

设备是企业科研和生产过程中不可缺少的固定资产,在其调研、购置、安装调试、验收、运行、维修、改造、报废等全部管理过程中直接形成的对企业当前与长远具有保存利用价值的文字、图样、声像等不同载体材料以及随机资料,具有很强的实用性、专业性和操作性,充分利用这些资料随时向企业领导及有关部门提供参考。设备档案也是企业档案的重要组成部分,是科研、生产活动过程中的产物,它有自己的形成规律和特点。一套设备档案是一个不可分割的相互联系的整体,是科研、生产活动的完整记录,为设备资产的管理决策、拟订制度、改进方法提供依据。所以设备档案的管理在很大程度上影响着企业资产的安全完整、合理处置和有效利用。如何收集和管理在设备资产过程中形成的有价值的文件材料,是科研生产工作的必要条件,为科研产品的改进、研发提供科学依据,为生产提供有用有利的服务,使设备资产管理更好地保障企业的经济效益。

二、 设备档案管理存在的问题

1、设备档案管理在企业里是管理工作重要的一部分,但往往在实际工作中,得不到单位领导的足够重视,认为可有可无,常常被忽视或简单化,机构不健全,没有专管部门和专职管理人员。软硬件的投入比较少,管理手段落后。有的企业没有制定设备档案管理方面的规章制度,缺乏完善的设备档案收集、积累、整理和利用的规章。特别是收集、积累过程中人为因素较多,随意性大,相关规定指导性不强,可操作性不够。由于设备档案工作的特殊性,以及长期形成的工作基础与工作模式,包括变化不大的环境与条件等,造成设备档案工作不求有功,但求无过,不求创新,但求稳定的局面,使得设备档案管理人员缺乏自豪感和职业热情,处于工作积极性不高的境地。

2、设备档案管理人员素质不高,人员更迭较大。随着改革的不断深化,编制进一步压缩,企业缺乏对设备档案人员的系统培养,使得设备档案管理混乱,该找的资料、数据找不到。由于单位机构改革和人员的变动,使得管档案的原来人员特别是要调走的人员交的不清,而新来的管理人员接的不明,就会使得有些档案丢失,数据、资料缺乏连续性,从而给后续档案管理人员造成一定的困难。特别是在生产过程中有的关键设备出现故障或反复出现问题时,档案人员没有及时把维修处理的资料、数据、记录归档,当再次出现问题或更换维修人员时,就不知所措,无从下手,或许还得请设备生产厂家派人来厂修理,就有可能出现停工待修的状况,严重影响了生产计划或进度,增加了企业生产成本。

3、在单位质量体系认证过程中,临时应对,匆忙赶场,使得设备档案管理在企业质量管理方面起不到应有的积极作用。设备档案的整理应与企业档案的整理原则是一致的,都要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。在组卷的过程中,没能及时将收集到的建议、调研报告、申请、招投标文件、批复、合同等文件调整到设备档案内,使得设备档案在使用时得不到有效利用。完善的设备档案工作不仅为质量体系认证提供原始凭证和法律依据,更是企业通过质量体系认证的前提条件和必要的保证。同时对设备档案从收集、整理、归档、建档等全过程实施计算机管理,一方面提高了工作效率,强化了对设备实施过程中档案、资料归档情况的监控,也为设备档案提供利用创造了良好的条件。

三、对企业设备档案管理的改进做法

既然设备档案管理在工厂企业里占有很重要的位置,而实际工作中又存在一定的问题,那么如何解决这些问题,使设备档案管理在企业科研生产中充分发挥作用,提高经济效益,结合自己的实际工作,谈谈个人的一些想法。

1、领导的重视与支持是做好设备档案工作的关键,而提高档案管理人员的专业素质是重要前提

长期以来,工厂企业的领导重技术、重管理、重生产,而轻视档案工作,特别是设备档案又不像科技档案利用率那么高,所以显得不那么重要,实际上它在企业管理中是不可缺少的一部分。领导要将设备档案工作做为单位基础管理的重要组成部分列入议事日程,关心并解决档案工作中出现的如档案升级达标、档案机构设置、人员培训、设施配置、经费投入等实际问题,使档案工作者体会到领导的支持,从而调动各方面人员的积极性,最大可能地让设备档案在企业生产中发挥作用,使设备管理实现全效能、高效率,促进企业生产、质量、安全、节能、降耗,实现企业经济效益,对企业生存和发展尤为重要。

随着科技的飞速发展,设备的自动化程序不断提高,数控设备在逐渐取代普通手工操作设备,档案种类和载体也呈现多样化。所以管理方法要不断改进,档案工作者要深入挖掘档案信息在科研生产中发挥作用的实例,与设备操作者及有关人员保持紧密联系,使他们认识到产品研发、设计、生产中利用的设备资料大部分来自企业保管的设备档案,没有档案信息的有效参与,设备操作、使用、维修就无法正常进行。

为发挥设备档案在生产中的作用,我公司根据设备特点及类别、生产过程、自动化程度,建立了专职设备管理机构,配备设备档案管理人员。设备档案人员要坚持参加设备的开箱验收,在开箱时检查、了解、掌握设备的出厂资料、合格证等是否齐全、完整。而在设备配置较多的机加车间,档案管理人员经常下到基层与设备使用人员及维修人员讲解和提供有关设备的资料、数据及使用要求,在平时维护及大中修过程中参与意见,提出合理化建议,详细收集、记录整个过程。为接收和管理好大量新生的设备档案,档案人员应转变观念,不要在办公室坐等,要主动请教有关技术人员、操作工人、维修人员,深入生产一线,了解生产流程,弄懂设备档案的内涵关系和保存意义,对各种设备档案做到胸中有数,及时收集反馈信息,调整服务方向。因此,对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求,努力实现设备档案管理工作完整性、规范化,尽快把设备档案的技术信息转化为现实生产力。

2、档案是沟通企业与设备厂家的纽带

随着市场竞争的日趋激烈,技术服务的范围越来越广泛和深入,大部分生产厂家都负责设备的免费安装、调试及维护,在安装、调试过程中,出厂资料非常关键、重要,为以后设备的维修、改造提供参考依据。如:我单位在军品例行试验中必须用到大型高低温试验设备,有几次出现问题时,由于设备档案管理人员没有把当时的问题和解决办法及时记录、整理、归档。所以后来又出现故障时,试验就无法进行,最后不得不找到设备厂家技术人员来厂修理解决,严重影响产品的试验进度。现在我单位就接受了这方面的教训,把高低温试验设备和其他数控机床等设备出现故障及维修过程中发现的问题和解决措施,详细记录、整理、归档,并且及时反馈给设备厂家,为他们进一步提高设备质量提供了方便。这样档案就成为沟通企业与设备厂家的纽带,受到设备厂家的高度重视和欢迎。有些数控设备的软件、程序必须及时登记、完好保存,以便设备在生产过程中使用正常,少出故障,提高效率。所以设备档案只有管理好、利用好,才能更好提高经济效益。

3、开拓创新、优质服务,实现设备档案价值的最大化

创新是一个民族进步的灵魂,是档案工作发展的不竭动力,是档案事业充满生机活力的源泉。设备档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、检索等工作,最终目的是为了档案的利用,更好地为科研生产服务。根据档案工作的性质、特点和要求,档案人员要制定规范性、可操作性强的设备档案管理制度,不断创新观念,明确专职档案人员的义务和责任,用自己的聪明才智和创造性,让设备档案由死资料变成活资源,做到档案为全局服务,实现设备档案对科研生产人员的全方位开放。档案管理人员在档案服务工作中要积极主动,体现人性化,缩短用户与档案工作者的距离。

在进入十二五新形势下,面对现代科技的不断成熟和应用,我们档案工作者要结合集团公司发展的总体目标,找准档案工作服务的最佳切入点,进一步拓宽服务领域,提高档案工作服务质量,完善服务手段,适应时代的发展和利用者的需求。同时,设备档案工作人员应具备高度的责任感和良好的职业道德,树立埋头苦干,不为名利,全心全意为利用者服务的奉献精神。

总之,从事设备档案管理工作的人员都深深体会到档案工作是做不完的,而且许多工作很琐碎,工作量大,头绪多。档案管理人员必须以脚踏实地、持之以恒的工作精神,对每一项工作极端负责,对每一个环节严格把关,做到万无一失。今天我们不但不能淡化设备档案管理,而且应该更加重视,使设备档案发挥更好的经济效益和社会效益,才能顺应科学发展观,与时俱进。

 
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