对企业档案编研工作的几点思考
  作者: cjgl       更新时间:  2014/04/16 11:37:08  文章来源:EAKMRC

对企业档案编研工作的几点思考

李红

摘要:档案编研是档案业务工作的重要组成部分,也是现代信息加工产业的重要内容。所谓编研,就是通过对档案材料进行编纂与研究,为企业乃至社会提供便利的档案信息服务。企业档案工作人员以企业档案馆()藏档案为编研对象,以满足企业决策和业务工作需要为目的开展档案编研工作,对开发利用档案信息资源,为企业经营管理服务,有着极其重要的意义。

关键词:企业档案 编研工作 思考

一、企业档案编研工作的必要性和迫切性

近年来,随着企业档案工作的不断发展,依法治档的意识不断增强,企业档案编研工作受到各级领导的重视和关注,档案编研工作逐步开展起来。广大档案工作人员也以高度的政治责任感和历史使命感,以科学、严谨、务实的态度,投入到档案编研工作实践中去。

档案编研工作为什么受到如此高度的重视,编研工作有什么重要意义呢?笔者认为,档案文献的作用表现在诸多方面,概括地说,它是人们认识和改造客观世界的依据和条件,对于人们认识、研究、掌握和利用企业乃至社会发展规律,规避风险,从而更加科学有效地进行生产和社会活动。档案编研工作做得好、挖掘得深,能为社会和企业发展提供更好的服务,为领导决策提供准确的信息,起着重要的参考和借鉴作用。

毛泽东同志曾经说过:“一切真知都是从直接经验发源的。但人不能事事直接实践,事实上多数的知识都是间接经验的东西,这就是一切古代的和外域的知识。

可见,人们由于受时间和空间等条件的限制,要想研究和认识客观事物,就离不开借鉴他人实践活动的记录。而档案作为人们实践活动的历史记录,正好为人们的实践活动提供了借鉴的条件。而档案文献的客观状况同人们的利用要求又存在着一些矛盾,这些矛盾主要表现在以下两个方面。

一是档案文献数量浩大、保存分散同人们利用要求的专题性、集中性之间的矛盾。人们常用浩如烟海来形容档案数量之大、之多、之繁。档案文献不仅大、多、繁”,而且又是分散保存的。例如,反映某一问题、某一事件、某一人物活动的材料往往分藏在不同的档案馆(),有些专题的材料还散存于个人手中。这种状况,与人们的利用要求按专题集中提供常常发生矛盾。

二是档案文献寿命和副本的有限性同人们利用要求的广泛性和长久性之间的矛盾。档案文献的原始载体由于受自然和社会因素的影响,难以永久留存。科学的保护技术只能延长其保存的时间,却不能保证其永不消逝。而社会对档案文献的利用要求则具有永久性。特别是重要的历史文献,留存的时间愈久,其价值就愈大。另外,档案文献的原始载体有些是孤本,而人们对它的利用要求却有广泛的社会性。这就需要对档案文献进行研究和编辑,使之转化为文献出版物,形成大量副本,以满足人们对档案文献的普遍需求。

如何正确处理和妥善解决这些矛盾,是档案工作适应时代性、把握规律性、增强服务性的十分必要又非常紧迫的任务,而加强和开展编研工作则是有效解决这些矛盾的钥匙。牢牢抓住抓好档案编研这一解决矛盾的钥匙”,就抓住了档案工作服务社会、服务企业的要害和根本。

档案编研工作在档案管理中的必要性与作用是显而易见的。首先,编研工作是档案馆()工作的一个重要内容。我国许多有关档案工作的法律法规中,几乎都有关于开展编研工作的要求。如《机关档案工作业务建设规范》规定:“机关档案部门应开展档案材料的编研工作。《科学技术研究档案管理暂行规定》中要求:“各单位的科技档案部门要加强科技档案的信息加工工作。《国营企业档案管理暂行规定》也明确指出:“对档案进行加工整理。总之,编研工作作为档案馆、室的一项重要工作,是不容忽略的。其次,编研工作是开放历史档案的一项重要措施。开放历史档案有多种形式,例如,开放阅览室、举办档案展览和咨询、承办档案缩微复制业务等,但它们与编纂公布档案文献等编研形式相比,均有一定的局限性。由于编纂公布档案文献具有自己的许多特点和优点,因此它自然成为开放历史档案的更为有效的形式,深受广大读者的欢迎。

再次,编研工作是提高档案馆()服务质量的一个重要手段。通过编研,可以使档案馆、室由你查我调的被动式服务转变为主动服务,由零散提供转变为系统提供。大量编研成果的问世,更会提高档案馆()的社会地位。从一定意义上说,档案馆()编研成果是衡量其工作是否科学化、规范化的重要标志。

最后,编研工作可以检验并促进档案馆()的基础工作。做好基础工作是档案馆、室的基本任务,也是开展编研工作的前提条件。但编研工作也并非完全处于被动的依赖性的地位,而是具有明显的反作用,它可以检验基础工作的质量,发现基础工作中存在的问题,从而促进基础工作的完善和提高。

二、企业档案编研工作存在的主要问题和原因

随着《档案法》的普及和贯彻执行,依法治档日益成为自觉。在广大档案工作者的努力下,档案编研工作也取得了一定成效。但总体来看,企业档案编研工作的推进比较缓慢,编研水平仍然偏低,有许多方面与新形势新任务的要求还有较大差距。集中体现在以下几个方面。

一是题材狭窄。档案编研是一项具有较高层次的信息开发工作。随着知识经济的发展,档案门类载体形式趋向多元化。但是,由于人们对档案编研工作的认识不深、对档案编研业务的掌握不够及其他诸多因素的影响,长期以来,在档案编研工作中,重文书轻科技、重历史轻经济的现象较为普遍,致使与经济工作密切相关的档案信息未能得到及时有效的开发,科技类档案信息没有最大限度地得到利用,从而较少产生应有的社会效益和经济效益。

二是形式单一。企业档案编研工作普遍起步晚、起点低,既缺乏系统的理论指导,又缺乏实践经验可借鉴,许多单位大都从编写参考工具和参考资料做起,即使有些深度,也不过是编纂分类资料汇编、产品目录、项目概况等介绍性材料,编研成果多数是大事记、组织机构沿革、文件汇编、会议简介等,千篇一律,缺乏新意,没有扣紧企业中心工作和热点、难点问题,没有突出本企业、本行业特色,没有为领导决策、各部门和生产一线工作开展、企业改革建设发展提供直接、有效的服务和支持,造成编研成果销路不畅,无人问津;编研工作势头疲软,后劲不足。

三是质量不高。档案编研有两种含义:一为”,二为。编研结合是档案编研工作的一个重要原则,两者互相依存,缺一不可。就目前而言,企业档案编研工作的成分多,“的成果少。编研成果基本是汇编选编之类的初级产品,多为原始档案的翻版集合”,精品少,档次低,一次性编研成果比较普遍,深层次编研成果难得一见。有些单位的编研工作片面追求数量和速度,有些编研材料仍停留在模仿别人的水平上,导致编研工作与现实需要脱节,编研成果利用率低下。在实际工作中,也有许多单位为了申报等级、成果和应付检查、评比,不顾客观条件和自身实力,靠简单拼凑和堆砌,大搞突击式编研”,使编研质量大打折扣。

四是数量偏少。编研成果多少是档案信息资源开发程度的标志之一。目前,企业档案部门一般一年有3-5个编研成果,数量总体偏少。但企业档案工作各式各样的升级、达标、检查、考核等却不少。尽管这些活动上级主管部门对企业档案编研工作大都有的规定,然而却没有质量评价和考核机制,更缺乏长效机制。这样势必造成企业档案馆、室在完成了上级这个的任务后,也就万事大吉了。编研工作的制度化以及档案人员的编研自觉性、主动性还没有建立和确立起来。

档案编研工作存在的突出问题的深层次原因在哪里?笔者认为:主要有以下几种:

一是思想观念滞后。改革开放的新形势给企业档案工作的发展提出了新的课题。但是有些档案工作者(也包括企业领导)对此缺乏足够的认识,依旧把管好档案作为档案工作的唯一重要任务,没有充分认识到档案信息对企业发展的潜在价值和促进作用,从而导致档案工作人员缺乏档案编研的主动性、积极性,致使档案工作与企业经济建设和文化建设不相协调。

二是信息基础薄弱。编研工作是以档案信息为主要基础材料的,()藏丰富,有价值的编研课题就多,内容就充实。从档案信息开发利用工作的实践来看,一些企业档案基础建设薄弱,基础工作跟不上,()藏贫乏,致使档案信息开发工作很难坚持下去,编研工作成为无源之水、无本之木,无法深化和发展。

三是编研力量不足。由于机构改革带来的人员精简和企业自身经营方面的原因,企业档案人员普遍存在人少、兼职多、调动频繁等问题。档案的收集、整理工作量大,档案人员疲于应付档案的收集、整理、保管、调阅等日常工作,没有精力从事档案的编研工作。即使按要求编研,往往跳不出应付达标考核的局限,编研成果没有新意,能体现行业特点和有特殊参考价值的较少。此外企业档案人员专业过于单一,知识结构不尽合理,面对大量的经济、科技类档案材料,往往不知如何精选和利用,难以形成编研成果。

四是专业水平偏低。编研工作是一项专业性、研究性很强的工作,而企业档案人员的专业水平还不能适应编研工作的需要。仍习惯于传统的档案管理模式,不善于利用馆藏档案信息为领导决策和中心工作服务。文化水平不高,专业知识缺少,致使能力不太强,不掌握编研工作的规律和方法。虽然各类学习培训不少,但往往侧重于档案管理业务,没有将档案编研细分出来作为一项专业内容强化培训。

三、加强和改进企业档案编研工作的方法和途径

企业的发展对档案管理工作提出了新的更高的要求。大力开展档案编研工作势在必行,任务紧迫繁重。要适应新形势新任务对档案工作的新要求,必须加强和改进档案编研工作,创新方法,拓展途径。

第一,必须更新观念,提高认识。牢固树立编研工作为企业改革发展服务的指导思想,围绕领导决策、经营管理、安全生产、新线建设等企业重点工作,有针对性地开发研究,以满足企业发展的需要。档案工作人员要善于从全局去观察、思考问题,企业需要什么,就提供什么样的档案编研资料;经常、及时主动地了解企业经营发展状况,围绕企业的中心工作确定编研题目,制作编研节目”,提供编研成果,有效发挥服务保障作用。

第二,必须立足实际,科学选题。企业档案人员在了解本企业的发展现状和重点工作后,还要熟悉馆藏情况,针对企业实际确定编研方向和课题,对涉及到的方方面面的资料进行收集,对收集的档案资料去粗取精,进行深入的分析和研究;以汇编和手册为主要形式,剔除无使用价值的文件资料,补充新的文件资料,提供最新政策依据和依据;针对安全管理、生产经营、铁路新线建设以及企业的文化活动选题,通过翔实的资料、可靠的数据,为领导决策和企业发展目标服务。

第三,必须端正思想,夯实基础。要树立正确的档案编研工作观,克服功利主义思想和各种认识上的偏差不能单纯为升级达标、检查考核而编研,而要从开发档案信息资源,提高服务水平的高度来认识编研工作,规划编研工作,搞好编研工作。要扭转编研工作中的临时突击、应付差使倾向,把它作为一项事业来对待。要做好编研素材的收集、抄录、积累、整理和提炼,在占有翔实可靠、准确的资料基础上进行编研。

第四,必须提高素质,稳定队伍。加强档案干部队伍建设,提高档案人员的专业水平和业务能力,是加强档案编研工作的重要途径。企业各级领导和有关部门要重视档案工作,配齐配强专职档案人员,克服兼职人员多工作调动频繁给编研工作带来的不利因素,选择有敬业精神、年富力强、有较高知识水平、较强系统分析与综合思维能力的人员从事档案编研工作,并为其创造必要的条件;要建立编研工作的激励机制,充分调动和发挥档案人员的积极性、创造性,保证企业档案编研工作持续健康、较快较好的发展。

总之,改善和加强企业档案编研工作是当前企业档案部门一项重要而紧迫的任务。企业档案工作者必须从新形势新任务的实际出发,增强紧迫性,提高自觉性,发挥创造性,着力提高自身素质,研究、掌握开发档案信息的规律和技能,充分发挥档案编研的作用,更好地为企业改革发展服务。

来源:档案学研究2008年第1

 
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