转变观念 创新思维 探索建立适应企业集团的档案管理模式
  作者: cjgl       更新时间:  2014/09/19 11:13:23  文章来源:山东档案信息网

转变观念 创新思维 探索建立适应企业集团的档案管理模式

一、山钢集团概况

山东钢铁集团有限公司(以下简称山钢集团)是由济钢集团有限公司(以下简称济钢)、莱芜钢铁集团有限公司(以下简称莱钢)和山东省冶金工业总公司所属单位的国有产权划转设立,2008317日在省工商局完成注册。集团注册资本100亿元,拥有12家子公司和权属单位。截至2010年底,在职职工89119人。总资产1511.63亿元。集团总部现设十部一室,机关工作人员100人。拥有济南钢铁、莱钢股份、金岭矿业、鲁银投资、华塑控股等5家上市公司。列“2010中国企业500强”第66位,“中国制造企业500强”第24位。

钢铁主业具备年产2620万吨钢、2744万吨铁、2667万吨一次材的生产能力。钢铁主业主要产品有中厚板、热轧板卷、冷轧板卷、H型钢、优特钢、热轧带肋钢筋等,已经成为全国知名的中厚板材生产基地和H型钢生产基地,产品广泛应用于汽车、石油、铁路、桥梁、建筑、电力、交通、机械、造船、轻工、家电等重要领域,远销至美、英、德、印、日、韩等几十个国家和地区。还有矿产、粉末冶金、钢材深加工、煤化工等产品。非钢产业主要有金融、房地产、工程服务、耐火材料、机械制造等。2010年,实现营业收入1097.6亿元,利税75.39亿元,利润总额38.57亿元。 

二、山钢集团档案工作基本情况

山钢集团组建后,根据近期与长远发展的要求,探索形成了“战略+操作”的集团管控模式。通过济南钢铁吸收合并莱钢股份,组建山钢股份,形成“一个山钢集团、一个山钢股份,若干个生产制造中心”为主要架构的实体公司。总部为决策中心,形成战略规划、投资决策、资本运营、人力资源、技术研发五大中心,实施规划、投资、财务、人事、采购、销售、研发等七个方面的统一管理。

结合山钢集团的管控模式和发展需要,积极探索建立适应企业集团的档案管理模式。基本确立在档案行政管理部门的监督指导下,档案工作以资产关系为纽带,实行统一领导、统一制度、统一标准、统一管理的档案管理体制。以资产关系为纽带,表明山钢集团的资产管理范围就是档案的管理范围。集团的子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案工作,都是集团档案工作的组成部分。集团对档案工作实行统一领导、对档案管理制度和业务标准实行统一要求、对档案实体实行统一管理(直接管理和间接管理),即集团公司办公室负责集中统一管理集团总部形成的各类档案,并对集团所属单位的档案工作进行监督指导;各单位档案部门负责集中统一管理本单位形成的全部档案。

目前,全公司配备专兼职档案人员209人;设独立档案(馆)室近100个,其中莱钢、济钢为档案馆,全公司馆(室)总面积达3.7万平方米。库藏档案116万余卷、底图190.5万张、照片13.1万张,电子档案6300多张光盘,还有大量实物档案。拥有机读目录约165万条,档案全文数字化40余万张。

档案利用服务效果显著。各单位档案工作始终以服务企业的生产经营与改革发展为根本目的,积极开展现场服务、印发目录、上门服务、电话调卷、网络传输等多种形式的服务工作。系统编制大量的检索工具和编研材料,满足企业各方面档案信息需求。依托丰富的档案资源建设成果,积极开展档案展览工作,扩大档案工作影响。踊跃参加省档案局组织的开发利用档案信息资源成果奖评选活动,多项成果获奖。济钢、莱钢坚持开展档案管理年度考核,共创建省特级档案馆(室)5个;职业学院2010年通过“省一级档案室”考核。

三、主要做法

(一)逐步健全档案组织管理

山钢集团组建不久即成立了档案工作领导小组,由总经理任组长,各单位、各部门负责人任成员,明确办公室为档案工作主管部门,负责集团公司档案和管理、协调监督和指导,配备了专兼职档案人员,档案管理网络基本形成。

山钢集团领导对档案管理工作很重视。20112月底,办公室组织人员到各单位进行了深入细致的档案管理专题调研,形成翔实的调研报告。集团公司主要领导传阅了调研报告,董事长专门在调研报告上作出批示:“档案工作很重要,希望办公室认真抓好此项工作,服务山钢发展。”2011331日召开了全公司档案年鉴工作会议,总结交流经验,安排部署工作,集团公司总经理出席会议并作重要讲话。济钢、莱钢等单位在会上作了典型发言,对集团公司编制的“十二五“档案工作规划纲要(讨论稿)作了专门说明,并要求各单位会后组织档案人员深入讨论,提出意见和建议。

(二)不断完善档案管理制度

山钢集团控股、参股的企业以及所属的单位数量大、管理层级较多,不仅有生产、经营的主业,还有辅助企业,各单位档案工作情况差异很大,发展水平不平衡。为推进集团档案管理的规范化,就必须加强档案制度建设和监督实施。因此,确立统一制度、统一标准为山钢集团档案管理的根本原则。20113月份,根据国家有关档案工作法律法规和《企业档案工作规范》的要求,结合集团档案工作实际,组织有关单位档案人员系统修订了《山东钢铁集团有限公司档案工作规定(试行)》、《山东钢铁集团有限公司档案分类编号编制规则(试行)》等15项档案管理制度和档案业务规定,并下发全公司执行。

(三)着力加强档案资源建设

强化档案资源前端控制。根据《企业档案工作规范》,结合集团实际,修订完善新的文件材料归档范围和保管期限表,不断丰富档案资源建设实质内涵,跳出了企业档案十大类的圈子,切实做好集团公司在研发、生产、经营和各项管理活动中形成的有保存价值的文件材料的收集归档工作,做到应归尽归,确保档案资源的齐全完整和有效利用,全方位记录和反映企业的发展变化;坚持集中统一管理原则,对本单位形成的各类档案实行综合管理,任何部门、任何个人不单独保存应归档集中管理的文件材料。

加快推进档案资源整合。各单位在对组织机构进行优化重组中,坚持把科技档案资源整合放在档案资源建设首要位置,突出抓好与集团公司科研开发、生产经营有关的档案,推动科技档案数据库建设。以档案信息化建设为手段,积极进行档案资源整合,实现馆(室)间档案信息的交流,为档案资源在集团范围内共享创造条件。

完善优化档案资源结构。在传统科技档案管理的基础上,开拓思路,不断创新档案收集形式和收集渠道,逐步完善档案收集、征集的体系。做好集团公司重要会议、重大活动、重大事件档案资料的收集归档工作。加强产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等管理类档案的收集整理和归档。抓好声像、电子、实物等不同载体形式档案的收集工作,丰富库藏内容。

(四)认真举办档案业务培训

为了提升山钢集团档案管理水平,实现档案管理科学化、制度化、规范化,2011712日至13日,在山东冶金宾馆举办了档案管理培训班,专门邀请省档案局领导和专家讲课。

省档案局有关处室的领导和专家从国家档案法律法规体系,开展企业档案工作的主要法律法规依据和全面推行《企业档案工作规范》三个方面作了全面深入的讲解;并围绕科技档案的管理,系统讲解了我国科技档案工作发展的过程、目前科技档案管理中存在的问题以及科技档案的整理方法和技术要求等,内容丰富,对山钢集团档案管理工作有很好的指导作用。培训班还安排了企业部门负责人、集团公司档案专业人员介绍档案工作经验和做法,讲解档案业务知识。集团各单位、各业务中心、钢铁研究院和机关各部门分管档案工作的部门负责人和专兼职档案人员70多人参加了培训。参加培训的人员紧紧抓住这次难得的机会,认真学习,深入领会档案管理理论知识,并积极进行沟通交流,借鉴档案工作的先进经验和做法。

(五)积极开展档案学术交流

积极参加上级部门和行业系统组织的业务活动。20116月份,组织多家单位档案人员参加全省档案统计工作会,并按会议要求抓好档案统计年报各项工作。组织档案人员认真总结经验,积极撰写论文,并上报省档案局。

开展山钢集团内部的学习交流,推广先进单位的经验做法,以点带面,促进全集团公司档案工作水平全面平衡发展。各单位结合档案工作规律和本单位实际创新工作,创造了许多好经验和好成果。莱钢拓展档案工作思维,结合建厂四十周年,发动全公司的专业力量,拍摄固化莱钢工业遗产,以全方位立体式场景展现了莱钢的奋斗史、发展史,很好地教育和激励了当代莱钢人。莱钢在建设项目档案管理方面创造了成熟的经验,“十一五”期间,莱钢建设项目档案管理登上新台阶,是项目档案实现历史性突破的五年。项目档案实行了集中统一管理,制定了一系列管理规定和制度,整理近百个项目档案3万多卷,80多个项目完成验收。济钢档案信息化工作扎实有效。本着“利用优先、分步实施”的原则,有序推进档案目录数据库、全文数据库和声像档案数据库建设,库藏档案已部分进行数字化处理,其中扫描工程竣工图纸30多万张。对主体生产单位开通电子档案查询系统,可通过OA网全文查阅工程竣工图纸,2010年电子档案远程点击数为1.2万余次。切实提升了档案管理现代化水平。

(六)扎实推进档案信息化建设

档案信息化是档案工作发展的方向和趋势,是提升企业档案管理水平的必然选择。山钢集团在《档案工作“十二五”发展规划纲要(讨论稿)》中提出十二五期间在总部建设数字档案馆的总体目标。为实现这一目标,坚持与集团公司信息化建设同步协调发展的原则,扎实推进档案信息化建设。多次召开专题研讨会,组织各单位对集团公司档案信息化建设进行了研讨。在集团公司2011年的投资计划中,已将档案管理信息化建设列入其中。项目于20114月正式启动,在对各单位档案信息化现状、存在的问题和需要完善的功能充分调研的基础上,形成了实施方案,并通过集团公司审批,目前已立项。下一步将抓紧进行实施,力争明年年初完成。

四、今后工作设想

(一)加强档案法制建设

贯彻落实档案工作规章制度和业务规定。深入贯彻落实《企业档案工作规范》和集团公司新修订的档案工作规章、档案管理制度和档案业务规定。并根据形势发展的需要,适时制定新的档案管理制度,进一步完善与集团公司档案工作发展相适应的档案工作制度体系。

加大档案检查考核力度。不断完善和提高档案管理考核工作,按照《山东省档案管理考核办法》的要求,配合上级档案行政管理部门,在集团范围内全面开展档案管理考核工作,督促各单位健全档案组织管理、加强档案基础业务建设、完善设施设备、确保档案安全管理,全面提高集团公司档案工作总体水平。

(二)推进档案设施建设

高标准推进档案馆(室)建设。按照档案馆建筑设计规范的要求,加大投入力度,大力推进档案馆(室)建设。“十二五”期间,集团公司总部建成省一级档案室;济钢、莱钢档案馆设施和管理水平进一步提高;各单位根据档案工作发展需要,新建、扩建档案库房,设置档案用房,力争全部实行库房、阅览室和办公室三分开,全面改变部分单位无档案库房的现状。

高标准推进档案设施建设。充分满足档案馆(室)功能需要,坚持高标准改善档案设备设施,确保档案实体和档案信息的安全。配备现代化管理设备,为推进档案信息化建设提供物质保障。

(三)强化档案业务建设

推进档案管理规范化。加大档案法律法规和《企业档案工作规范》贯彻实施力度,严格执行集团公司各项档案业务规定和技术标准,努力做到及时归档、分类合理、整理规范、编目系统、排列有序、检索方便快捷。力争创建省特级档案馆一个,省特级、一级档案室数量有明显提升。

加强重大建设项目档案管理与验收。贯彻执行《山东省重大建设项目档案管理条例》,抓好重大建设项目的档案登记工作,做到项目开工登记、验收登记。真正把档案工作纳入工程管理全过程,加强对归档单位的协调管理,强化管理手段和措施。积极开展工程建设项目档案验收工作,严格执行验收程序和标准,确保项目档案完整、准确、系统、安全,及时为项目建设和管理提供有效服务。

抓好体制改革过程中档案的处置和移交工作。贯彻落实《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》,确保在资产和产权变动中企业档案不受损失。根据不同情况,明确各类档案的归属与流向,严格按照要求进行移交,移交手续完备并妥善保存。

(四)抓好档案服务工作

强化档案服务意识。增强档案服务工作的主动性、预见性和前瞻性,准确把握企业的工作重点,积极主动地寻找最新的利用动向和查阅需求,使档案服务工作做到有计划,有重点,为企业开展工作提供科学性、系统性的信息参考和依据。

充分发挥档案服务功能。完善利用制度,简化利用手续,积极向利用者提供档案资料。紧紧围绕领导决策和企业的中心工作,广泛开发档案信息资源,提炼编制深层次、高质量的档案信息产品。把档案利用服务向基层延伸,向科研技术人员倾斜,不断创新档案服务方式。加强档案馆(室)的服务条件和设施建设,满足各方面、多途径利用者的档案信息需求。

()实施档案信息化建设

坚持技术与管理并重、与集团公司信息化建设同步协调发展的原则,扎实推进档案信息化建设。把各单位档案信息化建设纳入集团公司档案信息化建设的整体规划和方案,统筹兼顾,全面考虑。进一步完善OA系统电子文件的归档管理,实现电子文件的在线归档和接收。

积极实施集团公司档案信息资源共享工程。本着“利用优先、分步实施”的原则,有序推进档案目录数据库、全文档案数据库、照片和多媒体档案数据库三个数据库建设,初步建立集团公司数字化档案馆。实现各单位档案馆(室)与集团公司档案室之间互联互通和档案信息资源数据库共建共享。

加强档案信息安全保障工作。建立档案数据库备份和灾难恢复机制,加强档案信息网络系统的管理,保障操作安全、接入安全和应用服务安全,保证档案信息管理系统运行安全、可靠。

(六)开展档案队伍建设

开展多种形式的学术交流。积极参加上级部门和行业系统组织的学术交流活动,同时经常组织集团公司内部各单位互相学习,交流经验,不断提高档案人员的学术水平。

加大档案人员业务培训力度。组织档案人员参加上级档案部门举办的岗位培训班,系统学习掌握档案理论知识。根据新时期档案工作的需要,集团公司举办不同形式的档案业务培训,努力打造一支适应档案工作发展需要的高素质的档案队伍。

来源: 山东省档案局

 
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