电子档案的移交与接收——专访国家档案局技术部副主任蔡学美
  作者: cjgl       更新时间:  2014/03/30 09:11:04  文章来源:EAKMRC

电子档案的移交与接收

——专访国家档案局技术部副主任蔡学美

本刊记者 周峰林

2012829,经国家电子文件管理部际联席会议和国家档案局审议通过的《电子档案移交与接收办法》(以下简称《办法》)正式实施。对于这项国家在政府信息管理战略层面作出的重大工作部署,国家档案局局长杨冬权在20121225召开的全国档案局长馆长会议上强调指出,要认真贯彻落实《电子档案移交与接收办法》,做好宣传贯彻工作,组织相关培训,制定配套规章、标准,做好电子档案接收与长期保存试点工作。近期,围绕电子档案移交与接收的相关问题,本刊专访了国家档案局技术部副主任蔡学美。

记者:长期以来,电子文件这个提法很普遍,而电子档案的声音微弱。近几年,尤其是《电子档案移交与接收办法》实施以来,电子档案的概念日益受到关注和重视。对此,请谈谈您的理解。
蔡学美:对于电子文件这个概念可以从两个角度去理解:一是大电子文件概念,即涵盖整个电子文件生命周期,从电子文件形成、办理到归档、移交再到最后长期保存和利用;另外一个是小电子文件概念,即在形成和办理阶段称之为电子文件,在归档以后就叫电子档案,档案室阶段和移交档案馆长期保存处理阶段都称之为电子档案
20世纪90年代,国家档案局就成立了一个电子文件归档研究的课题组,对电子文件予以关注、研究和推动。相对国外而言,我国的信息化建设起步较晚,直到本世纪初,信息系统、信息技术才开始在我国的各行各业运用,电子文件也随之产生。应该说,电子文件在我国的发展历史是比较短的。因此,为强化国家和整个社会对电子文件这项工作的重视,过去我们更多强调的是对电子文件的认识和管理。
电子文件这个词以及相关规章、标准、制度,最早都是从西方发达国家引进和翻译过来的。西方国家文件档案的管理体制是三分法,即文件、半现行文件和档案。其中,半现行文件阶段时间较长,可能在10年左右。真正进入档案馆的电子形式的档案较少,所以人们主要将之归入文件阶段,而非档案阶段,这样我们翻译过来时就更多称之为电子文件。事实上,电子文件能不能成为档案,我国档案界一直存在很多争议和不同看法。
现在,我们强调电子档案这个概念,主要考虑到两方面的因素:一是把电子文件和电子档案这两个概念区分开来,更有利于明确档案部门的职责,从而防止职责不清、分工不明确造成的电子文件或电子档案管理混乱。二是强调电子档案这个概念,更有利于在电子环境下,做好档案管理工作。因为文件和档案管理工作的侧重点各不相同,文件管理更侧重于履行职能,提供共享利用,提高行政管理效率;而档案管理更注重长期保存,发挥证据作用,反映活动的全貌。

记者:当前,各级国家综合档案馆在电子档案的移交和接收工作中,可能面临哪些问题和困难?
蔡学美:第一,电子档案形成、产生的要素还没有完全具备。因为过去更多强调电子文件的概念,相应的管理方法和模式也主要按管理文件的形式去做,因此,存在较多单份的电子数据,没有形成能反映整个事件或者活动全貌的自成体系的电子档案。此外,缺乏电子档案的元数据。很多电子文件的管理单位,在设计信息系统,包括形成文件时,并没有考虑今后要以档案的形式对电子文件进行管理,因此对元数据保存不够,从而给档案部门接收电子文件,管理电子档案带来了许多困难。
第二,由于各立档单位的办公系统、业务系统、档案管理系统各不相同,所产生的电子档案数据格式类型也各式各样。将来档案馆对这些电子文件数据进行移交和接收时,在如何确保电子数据完整保存、顺利读取等方面都有较高的技术要求,困难客观存在。
第三,当前,很多单位在文件运行过程中,采取的是双轨制,即电子文件和纸质文件共存。很多时候是先产生电子文件,然后再产生对应的纸质文件,这里就存在一个时间差的问题。因此,将来在移交和接收时,如何确保相关的电子和纸质档案形成一一对应关系,显然是一个难点。另外,《办法》规定,电子档案产生5年后,就可以向档案馆移交,而纸质档案的移交周期更长,可能是10年、15年以后才移交,这些也会给电子档案的移交接收带来许多困难。

记者:各级国家综合档案馆在在实施《办法》时,特别要注意哪些规定?
蔡学美:首先,要明确电子档案形成单位和各地国家综合档案馆在电子档案管理中各自的职责;其次,要明确电子档案的移交时间,档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交;第三,明确电子档案的技术要求,如元数据、数据封装、数据格式和技术解密等要求;第四,要明确电子档案移交和接收流程;第五,在电子档案移交和接收过程中,必须对其进行准确性、完整性、可用性,安全性等方面的检测,只有满足这些检测要求,双方才能在移交手续上签字;第六,要明确国家综合档案馆在接收电子档案的程序、条件、管理等方面的要求。

记者:各级国家综合档案馆在开展电子档案移交和接收时,要着重做好哪些工作?
蔡学美:第一,必须提高对电子档案移交和接收这项工作重要性和紧迫性的认识。所谓重要性,主要是指目前电子档案数量越来越多,在社会各个领域发挥的作用越来越大,我们必须把电子档案保存好,按照相关要求及时移交到国家综合档案馆,从而确保电子档案的长期安全保存。紧迫性主要反映在移交时间上。对立档单位而言,因为各种原因,电子档案在立档单位的保存条件较差,存在较大的安全隐患,因此,必须及时向国家综合档案馆移交。
第二,在大规模开展电子档案移交和接收工作之前,必须开展相应的试点工作。电子档案移交和接收是一项全新的工作,在具体实践过程中会遇到很多问题和困难,需要投入较多的人力、物力和财力,牵涉到的单位和部门也较多,进行必要的试点工作,有助于积累经验、少走弯路。另外,开展这项工作的技术要求较高,试点工作有利于进行必要的技术、人员储备,从而为全面铺开工作奠定坚实的基础。
第三,积极行动起来,尽快将该项工作落实到具体操作层面。在具体工作中,针对存在的问题提出解决办法,协调各方关系,完善相应的制度和系统建设。对国家综合档案馆而言,在信息化发展较快的地区,电子档案数量非常庞大,类型多种多样,必须及时分析电子档案管理现状,有针对性地做好与接收电子档案相关的体系研发、设备购置、制度建立、人员储备等工作,确保电子档案移交与接收工作及时有序地开展。

记者:电子档案移交与接收的主要方式是什么?
蔡学美:电子档案移交与接收,主要有在线移交和离线移交两种方式。在线移交是通过立档单位与综合档案馆之间建立的在线传输系统来实现的;离线移交是以拷贝的方式,将电子档案储存到光盘等载体上,然后将光盘直接移交给国家综合档案馆,综合档案馆再将光盘等载体中的数据导出并进行保存。
移交过程中的关键点是,一要做好电子档案准确性、完整性、可用性和安全性等的检测;二要有必要的交接手续,这个手续可以是电子形式,也可以是纸质形式的,务必使移交接收程序到位。三是移交接收流程要尽可能简便,操作尽可能方便。

记者:如何解决因为各立档单位所使用的信息系统与国家综合档案馆所使用系统不相同而产生的一些实际障碍?
蔡学美:可以通过电子档案数据形成的标准化来解决这个问题,实现系统之间的无缝衔接。就是说,不管立档单位所使用的信息系统是怎么样的,但其最后形成的电子档案的数据格式、元数据格式、相关过程信息、封装打包形成电子档案的技术要求,都必须符合标准化要求,以此来解决不同系统之间电子档案移交、接收存在的实际障碍。

记者:《办法》对开展电子档案移交与接收时,电子档案的标准化要求做出了哪些规定?
蔡学美:《办法》只对电子档案的数据结构作了规定。其他的标准化要求,要执行国家档案局发布的国家标准、行业标准。如在数字档案馆建设指南中,就对电子档案的格式提出了一些原则性的要求。实践中,立档单位形成的电子档案必须是主流格式或者开放性格式,以便综合档案馆在接收时进行转化。

记者:目前的档案信息化建设平台是否可以满足电子档案移交和接收的需要,国家档案局还会出台相应的配套措施吗?
蔡学美:电子档案的移交和接收平台,可以在原有档案信息化建设平台上加以改进,进而满足电子档案移交和接收的需要。接下来,我们会根据具体情况,出台相应的检测办法,来检测电子档案的真实性、完整性、安全性等;为实现不同系统之间的数据有效衔接,将出台数据接口方案;还将出台电子档案分类法,当前国家综合档案馆的电子档案类型和数量都比较单一,而一旦开展这项工作,来自社会各界的大量不同类型电子档案将大量进入综合档案馆,因此,必须出台这个分类法,以便于对电子档案进行合理有效的分类管理。

来源:《浙江档案》20132

 
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