上汽集团:从自动办公到知识管理
  作者: yql       更新时间:  2010/10/18 12:24:59  文章来源:EAKMRC

上汽集团:从自动办公到知识管理

作者: 蔡龙根 来源:中国计算机用户

上海汽车工业(集团)总公司(以下简称“上汽”)作为辖有几十家合资企业、办公地点分散、业务范围广泛的大型汽车产业集团。

上海汽车工业(集团)总公司(以下简称“上汽”)作为辖有几十家合资企业、办公地点分散、业务范围广泛的大型汽车产业集团,集团内外部的信息传输与交流一直是他们棘手的难题。加快实现办公自动化也正因此成为他们一项迫切的任务。“办公自动化系统”在开思(CASE)知识管理系统里占有重要的地位,在开思知识管理架构下的OA,给上汽带来的已不仅仅是办公平台的改变。

实现办公自动化之前,上汽集团的办公软硬件基础设施在国内大型企业里是不错的,可以解决个人的办公计算机化。但是员工习惯传统办公方式,满足于一般事务处理和简单信息管理。公司缺少一个保障信息安全、高效、稳定、有序流动的平台,资源不能共享、信息纵横向流动不顺畅。集团各下属子公司之间、公司部门与部门之间、部门上下级之间,形成了一个个孤立的“信息孤岛”,滞塞了信息通畅地流动,严重影响了办公效率,同时磨蚀了许多员工的工作积极性。

而在网络时代里,企业的管理目标已从物流、资金流逐渐向信息流跨越,信息流更多地体现为电子文档,它的交互能有效改善办公的效率,而“办公”实际上又是通过企业内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现企业整体目标的过程。

因此,实现办公自动化正是控制管理信息流的直接手段。作为上汽集团企业信息化工程一个基础环节,办公自动化项目能够帮助我们对信息流进行科学合理的控制,提高公司办公效率。于是,上汽集团决定从OA入手解决“信息孤岛”问题。

在项目实施前,明确自己的目标、做出详尽的需求分析是十分重要的,为此集团总裁办已进行了近两年的准备工作,这些工作包括软件调研、选型、制定规范等。

合作着眼于整体但是选择一个符合自身需要的办公自动化系统绝不是一件容易的事情。如果合作伙伴对企业内部办公室事务、工作流程、信息收集、传播的过程不明晰,选择软件不坚持“以我为本”的观念,到头来意想不到的问题会纷纷出现。企业信息化本身必须切实地建立在企业需求的基础上。经过反复比较论证后的结果,上汽最终选定开思OA

上汽看重开思软件的品牌优势。品牌一般体现了优质的产品、良好的服务与企业形象。开思软件是在企业信息化方面有着较强的设计研发能力,经验应该说十分丰富,而且一直保持着不断创新的发展态势,在系统的维护、更新方面也基本能够跟上现代企业具体管理方式、办公事务的创新。

而且,我们认为开思软件是基于知识管理理论来开发的这款OA系统,把信息与知识作为企业的财富和核心,强调对企业中的知识进行全面管理。这一理念与国际管理方式完全接轨,对于志在跻身世界汽车行业企业前列的上汽集团来说,也可以说是另一种意义上的管理辅助。基于这一理念开发出的开思OA系统非常符合上汽集团整体的管理模式,在现实中能较好地融入整个集团具体的管理工作以及企业文化之中。

在开思OA系统落实的过程中,最困难的问题是角色转换、观念转换的问题。

转换观念,保障有力观念转变我们认为要解决两个问题:一个是在实施中谁是主角、谁是配角――实施前期IT人员是主角,到流程设置开始,办公部门是主角;另一个是不要叶公好龙,防止有人开始时举双手拥护,真开始做了却这也不行、那也不准。办公自动化系统通过网络将企业所有员工联系起来,这就要求所有人员都应能使用电脑办公。对于习惯了传统办公方式、极少接触电脑的员工来说,部分人起初连文字输入、文档打印都不会,立刻熟练运用OA系统进行现代化办公,就更不容易了。因此,这些员工心里有种微妙的逆反倾向。因此,为彻底保障上汽集团开思OA办公系统的成功实施,集团对全体员工计算机相关培训的工作极为重视。为了保障成功,我们把工作做得很细,实施中我们对集团本部、各部室的办公流程共有近20个部室105个流程(其中收文27个,发文24个,内部报告37个,普通报告17个)进行了设置。
  我们集团为了配合保障开思OA系统项目的实施,专门制定了一系列的规章制度,例如《关于开思OA系统文件处理规定的实施细则》、《关于取消纸质信息、部分纸质文件和文件归档的通知》等文件,从管理方面进一步有力推动了开思OA系统的实施进度。在我们集团,中高层的干部基本不配笔与纸,这既可以看作一种强制性的暗示,也表明了上汽管理者对于办公自动化乃至整个企业信息化的重视。办公自动化不是简单地借助电脑办点事,而是一项符合集团整体发展规划下的战略。集团与开思软件组织了技术人员,专门对全体办公员工进行办公自动化培训,甚至手把手地教一些电脑技能生疏的员工,力争让他们尽快适应这一新的现代自动化办公方式,以融入到为整个集团服务的劳动中去。这种宏观上清醒而务实、微观上具体而细致的工作使上汽集团信息化工程得以迅速地开展与实施。
  但是,目前电子化办公并不能完全取消纸张办公,没有必要将两种办公方式完全对立起来。因为每种信息的载体本身各有其存在的特性,就象现在网络媒体盛行,但是报纸、杂志也照样存在。现在我们公司的纸张不是不见了,而是更多了。但是纸张在传递信息方面,反而比受技术或条件限制的电脑更为自在随意。比如记录客户一个电话号码,或者短距离的信息传输或交流等。当然,作为新经济时代的电子化办公整个信息还是应该在一个流畅、便捷的电子化平台上流动,,实施办公自动化OA系统目前可以说是最科学最明智的选择。在未来的办公过程中,纸张虽然然能够继续发挥其办公功能,可以作为信息流动过程中的短暂的中转站,但是更多地倾向于辅助的性质。
  OA带来的……
  OA系统实施后,缩短了文件信息和数据传输的时空距离,原本需要几天甚至更长时间的公文传输、收文自动登记处理的过程,现在几分钟便利可完成。借助开思OA系统,集团内部实现了信息共享,信息快速检索功能使事务处理趋于流程化,提高了办事效率和与办公质量。此外 ,开思OA在保障信息安全、节约费用方面也发挥了重要的作用。
  我们上汽集团现在已基本实现了电子化办公,而且身在外地也可实现远程办公、异地办公。这不仅提高了企业办公各项业务的效率,保障了一个高效、迅捷的信息流,同时也大大提高了各级管理人员、普通员工的工作积极性。
  作为企业信息化的一个基础环节,上海汽车集团办公自动化项目实施过程不仅适应了我们现实业务需要、提高核心竞争力和参与国内外市场竞争的需要,也极大提高了全体员工的素质。在展示科技力量的同时,焕发出浓郁的人文魅力。这是上汽集团核心竞争力另一个集中体现,也暗合我们集团一直提倡的人本管理的理念。
  事实上,办公自动化只是上汽集团整个企业信息化工程的一个环节,但是尽管如此,我们也可以从中看到上汽集团在企业信息化建设方面全局性的战略眼光。作为辖有几十家合资企业的中国龙头汽车产业集团,上汽集团企业信息化过程可以说代表了中国制造业信息化最新的推进态势。

 
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