世界500强企业怎么管档案——以美国麦当劳、卡夫公司的档案管理为例
  作者: cjgl       更新时间:  2011/03/14 20:59:58  文章来源:EAKMRC
  芝加哥是美国的经济中心,世界500强当中有17家公司总部设在芝加哥,如摩托罗拉、箭牌口香糖、保时捷、麦当劳公司等。麦当劳总部金色档案馆和卡夫食品公司档案部门也位于芝加哥。   麦当劳是全球最大的快餐公司。许多年轻人都喜欢到那里吃快餐,成为他们时尚生活的一部分,也成为美国生活方式的代名词。卡夫公司是排在雀巢公司之后全球第二大食品公司。奥利奥、趣多多、卡夫饼干以及麦斯威尔咖啡等都是卡夫旗下的产品。两家公司的档案部门负责人是同行也是朋友,通过两家企业两位资深档案工作者精心准备的介绍,笔者不仅了解了他们所在公司的档案工作,更加体会到在档案工作者身上折射出的捍卫企业利益和品牌的责任与使命。 麦当劳总部金色档案馆   麦当劳公司的历史并不长,1948年,Dick和Mac两兄弟在美国加州开办麦当劳餐厅;1954年,Kroc为两位兄弟提供搅拌机;1955年,Kroc与两个兄弟合作,在伊利诺伊州开了第一家麦当劳餐厅;1961年Kroc以2.7万美元整体收购两兄弟的公司,成为麦当劳的历史创始人,被誉为麦当劳之父。1967年开始在全球范围开设餐厅,1990年在深圳开了中国的第一家麦当劳公司,1992年进军北京,2001年在广东东莞举行中国第1000家麦当劳开业仪式。目前,全球有32000家麦当劳店分布在117个国家,每天有5.55亿顾客光顾,78%的餐厅交给当地的私营业主来经营。   麦当劳公司金色档案馆坐落于伊利诺伊州的Elk Grove Village,1987年建立,馆藏档案排架长度达2000立方英尺,保存着纸质、声像、手工制品、电子文件等不同载体的档案。麦当劳公司在全球分公司都是私人自主经营、自主管理,档案归他们所有,由他们自行管理,不强迫接收、移交,分部经理退休后,自愿移交。现馆藏中80%来自于美国本地的公司,20%由美国之外的公司移交过来的。档案馆有1.5名员工(其中一名为聘用制员工),为全球15000万个员工提供档案服务。馆长Mike,是一位有20年档案工作经验的老档案,也是麦当劳公司的历史发言人,经常代表公司接受一些媒体的采访。   麦当劳金色档案馆在公司外的独立建筑。像其他档案馆建筑一样,是土褐色平房建筑,面积不很大。里面有三个区域:接待区域有两个不大的接待室,墙壁、柜子充满了麦当劳企业文化气息;展览区域建有麦当劳供制作培训短片的标准操作间,有麦当劳简易餐厅以及展示其历史、文化、主要历史事件、重要活动的档案文件、吉祥物、礼品等小展厅。如麦当劳创始人kroc和可口可乐创始人的合作意向通信档案,第一家餐厅的外观、使用厨具,产品种类和价目表,第一天营业的账单,麦当劳的促销吉祥物、小玩具、衣服等都在这里展出,琳琅满目,也没有任何防护措施,不过产品配方这样绝密的东西是看不到的。库房区域保存着公司成立以来55年的对公司有历史价值和商业价值的档案文件,如会议记录、通信、餐厅设计方案、产品种类名称、庆典活动音频视频、各个公司经理的口述史等。   此外,在麦当劳公司的汉堡包大学(麦当劳总部下设的培训学校)中举办了麦当劳历史文化遗产展览,记录了麦当劳的历史和企业文化,再现了其创业与辉煌,特别是产品包装、吉祥物、产品代言人、麦当劳餐厅服装让人们领略到了麦当劳那多姿多彩的文化,以及吸引众多青少年顾客的动人之处。 卡夫公司历史悠久的档案文化   卡夫公司有悠久的历史,持续100年历史的商标就有45个,公司分布在世界70多个国家,拥有员工14万人,产品销售到170个国家,年营业收入480亿美元。1988年与纳贝斯克联合投资,进军中国市场。领军市场的产品有饼干、粉剂饮料和咖啡等。旗下品牌包括奥利奥、王子、芝士、太平洋等品牌饼干,麦什威尔咖啡、TANG果汁等。   卡夫公司总部在美国伊利诺伊州,档案馆设在公司法规部之下,有4名档案工作人员。在全球不同区域内有四个分支档案馆,分别在美国、德国、澳大利亚和香港,他们由总部档案馆长负责,向总部报告工作。在区域档案馆中,工作人员有全职的、也有兼职的,还有临时工和协议工。这些区域性档案馆和总部一样,执行共同的档案工作流程,执行共同的档案工作标准和规范,使用统一的电子文件管理工具,但又根据区域的特殊情况,保持各自的特色和灵活性。   卡夫旗下的不同公司也有不同的档案管理模式和领导模式,有的归属公司行政管理部门,有的归属公司的信息管理部门;形成的档案有的交由该区域档案馆管理,有的在本公司自行管理,有的移交公司总部管理,对此公司总部并没有做统一的规定,如何方便档案的安全保管和长期利用由企业自主决定。 美国企业档案工作者的角色   两家公司都是知名跨国公司,是同业中的领跑者。两家公司的档案工作人员都很少,虽然管理模式不尽相同,却拥有着共同的使命和企业档案工作的核心理念:保存企业的历史和延续企业文化;企业档案工作者扮演者守护历史、开发资源、塑造品牌、提高企业竞争力的角色。   麦当劳档案工作的主要使命是“保管具有历史和信息价值的资产”,收集、保管、利用档案信息塑造麦当劳品牌,支持其经营,激发企业内动力,提高企业竞争力。   卡夫公司档案工作的任务就是“创造富有活力的公司与产品品牌记录的档案统一体,满足现在与将来的商业需要,提升公司和品牌荣誉”。   不同的企业,肩负着档案工作共同的使命和任务,变换着企业档案工作者的不同的角色,为企业和产品的发展发挥自己独特的作用。    ——保存历史,宣传企业文化。Mike说,麦当劳公司是善于记录、创造历史的企业。创始人Kroc的“任何一个人都有发展的机会和前途”的激励理念,以及同时重视运营者、提供商、公司员工的“三条腿”板凳经营理念,成为公司的文化遗产。一方面通过公司早期员工的口口相传,另一方面公司档案在保存企业历史,宣传企业文化上发挥了重要角色。他们对新员工进行企业历史、文化、经营理念的培训,协助公司总部以及分公司筹备各种各样的展览和庆典活动,与当地社区建立广泛联系,讲述社区中人们与麦当劳的故事。   企业的经营和发展中的纪念活动,总是吸引不少新闻媒体对公司采访报道。麦当劳档案馆馆长Mike受公司老总委托,作为企业的历史发言人,凭借公司翔实的档案资料,经常接受美国国家电台及报刊的采访,宣传企业的文化和品牌。   ——保障企业的合法权益。公司在营运中经常发生关于知识产权、财权、债权等方面的法律纠纷。两家公司的档案部门积极提供档案资料支持公司的法律部门进行商标注册、商标保护以及法律诉讼活动,保障企业的合法权益。   ——促进经营,打造品牌。虽然像Mike所介绍,“档案馆并不创造效益,也不是收藏好奇东西的地方”,但他们认为他们是公司的一员,他们通过信件、电邮、电话咨询、网站为员工提供免费服务。两家公司都有同感,他们主要为企业员工研究企业历史、帮助公司运营服务。比如为保持世界各地麦当劳餐厅设计的一致性,他们及时提供55年历史上出现过的各种餐厅的外观和设计方案,以确保店店相似,店店不同的特色;为麦当劳产品设计和产品的开发、创新,随时提供有关餐厅的品种、配方和不同产品标准化的制作流程。   卡夫公司档案是“创造头脑风暴的资源,研发人员常到档案馆来激发灵感,法律部门人员常到这里寻求证据,公关部门到这里寻求回应媒体的准确答案,就连企业的首席执行官在给营销部门人员做报告时,也常到这里来寻找营销实例”。   纵观两个企业的档案管理工作,可以感受到美国企业档案工作“小档案,大服务”的模式和理念,档案人员很少,从不在档案整理上费力,而是在服务上下工夫,在提高企业竞争力和企业品牌中扮演着重要角色,同时也受到企业高管的青睐和尊重。   原载于《中国档案报》2011年3月10日 总第2125期 第三版 文章作者:李宝玲 来源:《中国档案报》
 
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