德国企业档案馆的发展及其启示
  作者: cjgl       更新时间:  2014/03/22 15:46:55  文章来源:档案在线

德国企业档案馆的发展及其启示

张斌 徐拥军 杨青 舒蓉 冷裕波

(数据工程与知识工程教育部重点实验室,中国人民大学信息资源管理学院 100872

摘要:文章简述了德国企业档案馆的起源与发展历程,介绍了德国西门子公司、巴斯夫公司、拜耳公司、德固萨公司和德累斯顿银行等5家世界知名企业的档案馆建设情况,总结了德国企业档案馆发展的特点及其对中国企业档案馆的启示。
关键词:企业档案馆 企业档案 德国

The Development and Enlightenment of German Corporate Archives
Zhang Bin, XuYongjun, Yang Qing, Shu Rong, Leng Yubo
Key Laboratory of Data Engineering and Knowledge Engineering, School of Information Resource Management at Renmin Univeristy of China, 100872
Abstract: The paper outlines the origins and development history of German corporate archives, introduces the basic situation of five world famous corporate archives ——Siemens, BASF, Bayer, Degussa and Dresdner Bank
and summarizes the characteristics of the development of German corporate archives and the enlightenment to Chinese corporate archives.
Keywords: Corporate archives; Business archives; Germany

作为经济最发达的资本主义国家之一,德国拥有众多的知名大型工商企业。德国企业建立了世界上最早的专门的企业档案馆,其档案工作有诸多值得我国企业学习和借鉴之处。

一、德国企业档案馆发展的历史

企业档案馆最早出现在20世纪初的德国。1905年,德国克虏伯公司成立档案馆,这是我们知晓的世界上第一个企业档案馆。1907年,西门子公司也成立了档案馆。除此之外,德国还出现了区域性的经济档案馆,用于保存该区域内各企业的档案收藏品。1906年莱茵威斯特伐利亚经济档案馆、萨尔经济档案馆相继出现;1908年,汉堡经济档案馆成立。[1]
企业档案馆最早出现在德国并非偶然。19世纪末,世界资本主义经济格局发生巨大变化,原来的老牌资本主义国家(如英国、法国),经济发展趋于缓慢,而新兴资本主义国家(如德国、美国)经济发展十分迅速,逐渐超越传统强国。例如,德国的化工、电气行业居于欧洲的最前列。由于经济进一步发展的需要,德国出现了克虏伯钢铁公司、莱茵威斯特伐利亚煤业辛迪加、西门子电气公司等垄断企业。这些垄断企业的出现,为企业档案馆的建立提供了基础。
垄断企业建立企业档案馆主要基于以下三个方面的需要:一是垄断企业全面管理的需要。垄断企业一般都是庞大的公司,由许多子公司组成。为了保证垄断企业的正常运转,加强对子公司的有效控制,必须将子公司的档案集中起来,统一管理,以便可以迅速查用。二是垄断企业研究经济信息的需要。垄断企业为了提高市场竞争实力,必须掌握产、供、销全过程、全方位的信息。作为企业各项业务活动过程中直接形成的原始记录,企业档案是一种可靠的信息来源。集中保存档案,并加以研究利用,成为垄断企业的迫切需要。三是垄断企业对外宣传的需要。为了进一步提升企业的知名度,更好地推销企业的产品,垄断企业需要编写一些企业发展历史、产品说明书、企业人物传记之类的宣传介绍材料。而这些材料的编写同样需要企业档案作为依据。[2]
第二次世界大战之后,由于历史学家对企业历史的兴趣,特别是他们系统地整理、研究了一些大型企业保存的纳粹历史和劳工档案(1933-1945年),促使了企业档案馆的发展。[3]1957年,德国经济档案馆联盟(VdW)成立,由许多中小企业和大企业的档案馆组成,他们所保存的档案共同记录着德国经济的概况,联盟的主要任务包括使企业档案馆的工作朝职业化、专业化方向发展。[4]20世纪60年代以后,德国企业档案馆稳步发展。联邦德国在1983年出版的《德国经济档案馆》丛书中统计约有企业档案馆300个。[5]目前,德国经济档案馆联盟包括150家企业档案馆成员。[6]

二、德国几家知名企业档案馆建设的基本情况

(一)西门子公司档案馆[6]
西门子(SIEMENS)公司是世界上最大的电子和电气工程公司之一,总部位于柏林和慕尼黑,主要业务集中在工业、能源和医疗领域。西门子于1847年由维尔纳··西门子建立,目前拥有大约40.5万名员工,在2010年的世界500强中排第40位。
1907
年,西门子为筹备公司六十周年庆典而建立档案馆,是德国第二个建立档案馆的企业。现在,西门子公司档案馆与公司展览部、公关部在一起,设在论坛中心,由公关部管理。西门子公司中央档案馆位于慕尼黑总部,现有雇员6.5人,其中3人为档案专业人员,3人负责技术支持,还有半个人从事杂务。档案馆在大楼中有1363平方米办公用房,库房使用面积为1600平方米,在大楼外还设有其它保存档案的库房。
西门子公司还建立了档案馆网络,由中央档案馆领导,下设两个地区性档案馆——苏黎世西门子论坛和维也纳西门子档案馆,两个集团档案馆——医学档案馆和蒸汽与燃气涡轮设备档案馆。西门子中央档案馆的馆藏包括近40万张历史图片和日益增长的企业重要人物的演讲记录;近3000部产业、经济和广告影片阐明了电子工程和电子工业从20世纪30年代到现在的历史;近17000件产品,包括1847年发明的针示电报机、1924年传奇的第一个西门子录音机和第一部西门子个人电脑。西门子公司档案馆提供的服务包括以下几个方面:(1)为西门子企业档案的研究工作提供帮助;(2)发表有关企业历史的文章;(3 编纂企业历史集锦;(4)为周年纪念日、客户活动和其他特别时刻的准备工作和宣传工作提供帮助;(5)为展览会、展示会和博物馆提供历史展品;(6)定期更新西门子历史网站。
西门子档案馆的档案利用权限分为三个层次:可向大众开放的;公司内部职工可利用的;涉及知识产权等方面的重要档案作为资产保存,严格限制利用。利用档案的用户比例是总公司约占30%,各子公司约占20%,各生产部门约占20%,各参股商约占10%,媒体和科研机构约占20%[8]
(二)巴斯夫公司档案馆[9]
巴斯夫(BASF)公司是世界最大的化工康采恩,总部位于莱茵河畔的路德维希港,是世界上工厂面积最大的化学产品基地。巴斯夫在欧洲、亚洲、南北美洲的41个国家拥有超过160家全资子公司或者合资公司,在2010年世界财富500强中排第81位。
巴斯夫公司档案馆成立于1951年,现在已成为莱茵兰法尔兹地区最大的企业档案馆。档案馆根据归档方案将档案划分成22个主题类别。馆藏档案的主体由两大部分组成:巴斯夫1865-19251952年以后)部分和法本公司1925-1952)部分。最近,档案馆正在组织第三大部分档案:即所谓的集团档案,它将包括德国及国外子公司的档案。
现在,巴斯夫公司档案馆收藏了近2100排架的档案,其中包括约600排架的社交和员工档案,约500排架的科研档案,约600排架的与工程、产品和销售有关的档案,约250排架的与法律有关的档案。最早的档案形成于19世纪60年代创建公司的时期。档案馆还收藏了一些其他类型的档案,如著名化学家马提亚皮尔和沃尔特雷珀法的档案,约5万幅历史照片、地图和规划、海报、奖章、视频和影片、录音带以及巴斯夫及子公司发行的企业报纸等。
巴斯夫公司档案馆对于各种不同的档案都以不同的形式开放,除了归档方案以外,还可以通过一些其他方法查找档案。有一部分档案登记在系统编制的索引和主题目录中。档案馆应用了一个计算机系统。以公司报纸为例——最早的发行于1913——在计算机数据库中可以通过关键词利用。档案可以通过预约的方式用于科学研究。
(三)拜耳公司档案馆[10]
拜耳(Bayer)公司于1863年由弗里德里希·拜耳创建,总部位于德国的勒沃库森,在六大洲的200个地点建有750家生产厂,拥有12万名员工及350家分支机构。公司的四大支柱产业包括高分子、医药保健、化工和农业。2010年拜耳公司在世界500强中居第170位。
拜耳公司档案馆成立于1863年,是德国最古老的企业档案馆。[11]档案馆设在勒沃库森化学工业园,有5名工作人员。档案馆是收集拜耳公司丰富历史资料的信息宝库中心。馆藏档案包括证书、复写簿、专利申请书、合同、统计数据、部门报告、通告、员工记录、企业年度报告、内部报刊和业务信件等。档案总储藏量达到了6 500多英尺。档案馆还收藏了10万多幅历史图片(可以追溯到1878年)、约900部历史纪录片。档案馆还以科技为主题收藏了许多珍贵的硬币和纪念章,同时保存了约700多件有关这一主题的雕刻品。
拜耳公司档案馆主要为公司内部的利用者提供信息服务。馆长迈克尔·弗伦兹是一部移动的百科全书,他不经思考便能够回答有关公司历史的大多数问题。档案馆也为专业的利用者提供帮助和建议,与大学、科研协会和博物馆保持密切的联系。
(四)德固萨公司档案馆[12]
德固萨(Degussa)是世界领先的特种化工公司,有80%的产品在全球市场上居于领先地位。德固萨公司在2010世界500强中排第470位。
德固萨公司档案馆称为企业档案服务中心(The Service Center Corporate Archives。企业档案服务中心对整个德固萨集团负责,包括德固萨所有的制造工厂、分支机构及国内外与它合作的公司。德固萨企业档案服务中心在法兰克福/美茵、埃森和达姆施塔特都设有工作站。
德固萨企业档案服务中心收藏的档案包括历史档案、图片档案、印刷品和广告档案、图书馆收藏、海报、执照、企业计划、磁带盒和博物馆展品。德固萨企业的档案信息主要用于满足内部需求、公众利用和支持公共关系活动。研究人员可以通过书面请求或事先通过电话联络有关部门来利用档案。
(五)德累斯顿银行档案馆[13]
德累斯顿(Dresdner)银行股份公司是与德意志银行、德国商业银行并列的三大德国银行之一。2002年被安联公司购并,成为其全资子公司。
德累斯顿银行历史档案馆成立于1961年,位于德累斯顿银行的法兰克福总部,1996年更名为德累斯顿银行历史研究院,是德国金融业最古老的历史档案馆。现在档案馆不仅负责档案材料的收集和保管,也肩负着传播银行历史认同的重任。
德累斯顿银行历史研究院保存了德累斯顿银行及其前任机构约6000立方公尺的业务和个人档案、照片、影视材料、广告材料、有价证券,其中最早的档案来自于九世纪中期的德累斯顿银行的前身。历史研究院收藏的特殊档案包括照片、有价证券、剪报、地图、规划、年度报告和银行业历史专业图书。50%的档案都已登记在电脑上,剩下的档案可以通过目录、索引卡片和记录表进行检索。由于德累斯顿银行几乎与德国所有领先的工业公司都保持长期的联系,因此历史研究院中保存的档案对德国经济史的研究至关重要。
德累斯顿银行历史研究院从1850年至今(包括1945年在内)的原始材料都可以用于研究目的,但研究人员至少是博士研究生。利用档案只能通过提前预约的方式进行,所有的请求将以书信的方式送交历史研究院处理。

三、德国企业档案馆发展的特点及其对我国的启示
(一)基业长青,档案永存
德国许多大型企业具有悠久的历史,例如西门子、巴斯夫、拜耳和德累斯银行等公司都始创于或可追溯到十九世纪中后期。作为百年老店,这些企业都十分重视档案管理,重视对企业历史的研究。它们通过保存企业档案、挖掘企业历史,弘扬公司的优秀传统、增加公司的历史积淀、提高公司的文化气质,从而提升了企业的竞争力,促进了企业的可持续发展。
我们经常说:一流企业做文化,二流企业做技术,三流企业做产品。我国企业要做大做强,做成百年基业的公司,必须努力培育良好的企业文化。而企业文化的培育离不开良好的档案管理。档案是企业历史的沉淀物,是公司文化的固化物。因此,我国企业应该从企业长远发展的战略高度出发,充分认识企业档案工作的重要价值,努力建设好企业档案馆。
(二) 以总部为中心,覆盖下属企业
德国的跨国大型企业在世界各地都建了分公司和分支机构。为了加强对分公司和分支机构的控制,这些企业建立了以总部为中心,覆盖下属企业的档案管理体制(网络)。例如,西门子公司建立了档案馆网络,由中央档案馆领导,下设两个地区性档案馆——苏黎世西门子论坛和维也纳西门子档案馆,两个集团档案馆——医学档案馆和蒸汽与燃气涡轮设备档案馆。巴斯夫公司正在组织包括德国和国外子公司档案的集团档案。企业档案服务中心对整个德固萨集团负责,包括德固萨所有的制造工厂、分支机构及国内外与它合作的公司。
当前我国许多大型国有企业(尤其是中央企业),在全国各地以及海外许多地区建立了分公司和分支机构。但由于诸多原因,公司总部的档案部门没有对下属企业档案工作开展有效的业务指导、监督和检查,至于直接统一保管下属企业的档案则更无谈起。我们有必要向德国同行学习,逐步建立起以总部为中心,覆盖下属企业的档案管理体制(档案馆网络)。
(三)重视历史研究,兼顾其他服务
总体上,德国企业档案馆被定位为企业的档案(史料)保管中心和历史研究中心。例如,德累斯顿银行档案馆即被更名为历史研究院。德国企业档案馆的主要职能是保存企业档案、研究企业历史,其工作人员中通常包括了历史学家。例如,西门子公司档案馆提供的主要服务大都与企业历史研究有关,拜耳公司档案馆馆长迈克尔·弗伦兹和德累斯顿银行历史研究院的研究人员都是历史学家。当然,在信息时代,德国企业档案馆也兼顾为企业各项业务活动提供信息、知识服务。近年来,我国企业档案界特别强调为企业当前的各项业务活动提供信息、知识服务,有弱化企业档案编研、企业历史研究的趋势。但德国同行的做法启示我们,企业档案馆在创新服务内容和方式的同时,传统的工作内容和服务方式也不能丢。
(四)丰富多样、具有特色的馆藏档案资源体系
为了履行企业档案馆的功能和职责,服务于企业内外用户,德国企业档案馆都建立了内容、载体和形式丰富多样,而且具有特色的馆藏档案资源体系。例如,除了收集普通档案之外,西门子公司档案馆还收藏了大量的照片、影片、广告、出版物以及产品模型和样品,巴斯夫公司档案馆还收藏了著名化学家的档案、地图和规划、海报、奖章、视频和影片、录音带和巴斯夫及子公司发行的企业报纸;拜耳公司档案馆收集了大量的照片、影片、图书、陈列品、硬币、纪念章和雕刻品。
这启示我国企业档案部门,除了按照国家法规制度确定的归档范围收集档案之外,还应特别注意收集如下档案:(1)各种照片、影片等视听材料(声像档案);(2)公司历史上代表性的产品样品或模型、产品说明书、广告宣传片等;(3)公司或所在行业历史发展中具有典型意义和纪念意义的实物;(4)公司各种正式出版物(包括公司报纸)和内部编印材料;(5)公司领导和重要员工(尤其是科学家)的档案;等等。
注释:
[1]
张斌.新经济时代的企业档案管理[M].北京:中国档案出版社,200765
[2]
黄霄羽.外国档案工作纵横论[M].北京:中国档案出版社,200251-52
[3][4][6]
米歇尔·于尔科.德国企业档案工作方式及环境[J].中国档案报,2011-10-243
[5]
王遦、马素萍等.现代企业文件与档案工作实用教程[M].北京:中国人民大学出版社,1999173
[7]Siemens Archives.[2011-11-14]. http://www.siemens.com/history/en/siemens_corporate_archives.htm
[8]
王晓峰等.中国企业档案工作考察团对德国、比利时的考察报告[J].机电兵船档案,20056):6-9
[9]European Archive Guide.[2011-11-20].
http://www.euroarchiveguide.org/ ... es_sourcesd_319.htm
[10]The Company Archive-Bayer.[2011-10-18].http://www.bayer.com/en/The-Company-Archive.asp
[11]
公司官方网站上对外宣传的说法,并未被档案界和学术界所公认。
[12]European Archive Guide.[2011-11-03]. http://www.euroarchiveguide.org/ ... es_sourcesd_191.htm
[13]Historical Archive of Deutsche Bank.[2011-11-20].
http://www.db.com/en/content/company/archives.htm

European Archive Guide.[2011-11-20]. http://www.euroarchiveguide.org/ ... es_sourcesd_328.htm

原载于《档案学研究》2012年第2

 
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