企业境外机构档案管理现状分析及对策
  作者: cjgl       更新时间:  2014/04/09 11:30:53  文章来源:EAKMRC

企业境外机构档案管理现状分析及对策

文章作者:郭润华 中国石化集团公司
  [内容提要]随着国际化战略的逐步实施,围绕海外资产和主营业务形成了大量境外档案资料,如何针对境外档案管理特殊性,解决境外机构档案管理存在的问题,本文将档案管理的普遍性原则与境外机构档案管理的特殊性相结合,提出了解决问题的措施。
  [ ]境外机构/档案管理/建议
  为了解中国石化驻外机构档案管理基本情况,有针对性提出加强驻外机构档案管理的对策,笔者调研分析了中国石化中东代表处、国际石油勘探公司西亚-北非大区公司、国际事业(中东)有限公司、中原石油勘探局中东石油工程公司、中国石化英国代表处、联合石化(英国)有限公司、国际石油勘探公司萨摩亚KREUZTALLTD伦敦分公司等7个驻外机构档案管理情况,并针对问题提出加强中国石化驻外机构档案管理的措施。
  一、中国石化驻外机构档案管理现状
  1.中国石化中东代表处。建立于2004年,主要职责是代表集团公司联络我驻阿联酋及周边地区10个国家的使领馆、经商处;协调、管理中石化在中东地区各机构;建立信息平台,为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议;接待总部和总部机关及所属企业代表团。代表处有专人兼管文件的收发和其他资料的管理工作,配备有专门的档案柜,每年年底对当年形成的收发文、报告、请示、批复等文件材料进行整理归档,建立有档案目录。但没有专门的档案管理制度。受办公条件限制,加之所形成的档案材料较少,没有设立专门的档案库房。
  2.国际石油勘探公司西亚-北非大区公司。200771正式运营,为国际石油勘探公司地区性派出机构,主要职责是代表国际石油勘探公司对所辖项目实施靠前管理,组织完成本部下达的年度计划和预算,全权负责项目实施过程中的生产、技术管理、决策、热线技术支撑,HSE项目运行管理等,对辖区各项目人力等资源进行统筹调配。一名副总经理具体分管档案工作,大区公司总部建有专门的档案资料室,档案资料室只负责保管大区总部在新项目开发、生产运营、技术研究及综合管理等方面形成的档案资料。大区公司下属各项目公司形成的地质档案资料由各项目公司直接移交国内的中国石化地质资料中心存档保管。各项目公司安装了中国石化地质资料管理信息系统软件。目前,大区公司总部仅是依据国际石油勘探公司的要求对档案材料的管理做了一些原则性要求,尚未形成一套系统的档案管理制度体系,部分业务部门形成的应归档文件材料尚未向档案室归档;形成的大量电子文件现暂时用移动硬盘进行存储。
  3.国际事业(中东)有限公司。20081月在阿联酋迪拜JebelAli自由区注册成立,主要从事设备材料、石油化工产品的进出口业务。公司的档案管理由业务经理兼职管理,各类档案分别保管在办公室档案柜中。合同档案计划按国际事业公司要求于第二年派专人送回国内档案部门保管。
  4.中原石油勘探局中东石油工程公司。200110月在阿联酋迪拜JebelAli自由区注册成立,主要从事石油设备、机械、材料、建材等的贸易,为中原油田设在周边国家的地区公司提供部分后勤支持服务,并执行中原油田海外项目资金管理的职责。中原油田档案工作实行统一归口管理,油田档案管理处负责所属驻外机构的档案实体管理和业务指导工作。由公司经理直接分管档案工作,公司档案按照职责范围分为行政档案、清关贸易档案、会计档案三大类,各类档案均建有目录,由相关业务人员按照岗位职责分别保管,业务人员回国进行工作交接时需要同时进行档案资料交接。公司的营业执照、租房租地合同、租车合同等重要档案材料,扫描后通过传真发回国内档案室统一存档管理。
  5.中国石化英国代表处。2005年注册登记,主要职责是代表集团公司联络我驻英国使领馆、经商处;协调、管理中石化在英各机构;建立信息平台,为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议;接待总部和总部机关及所属企业代表团。目前,代表处尚未建立专门的档案管理制度,除收集的各类信息材料按要求及时传回国内有关部门外,其他文件材料有承办人员保存在各自的办公室文件柜内。
  6.联合石化(英国)有限公司。19951212在伦敦注册成立,公司主营业务是为中国石化集团公司代理进口原油,套期保值及开展第三方原油贸易。公司的会计及业务档案,集中保存在公司办公区的一个储藏室内,该储藏室配备有档案密集架。总经理、副总经理和行政部负责人负责掌管该储藏室钥匙。为保护公司合法权益,防止失泄密事件发生,公司规定所有业务文件在公司统一管理,个人离开时,不得带走任何公司文档。联合石化公司也通过内控管理细则要求该公司认真做好档案管理工作,要求将各种业务单据及时传递、及时存档并定期进行内控方面的检查。
  7.国际石油勘探公司萨摩亚KREUZTAL LTD伦敦分公司。20077月在伦敦注册成立,主要从事国际石油勘探公司海外权益油的销售工作。主要有文书档案和合同档案。文书档案主要内容为收发文件、审计及汇报材料。档案载体形式分为纸质和电子两种形式。合同档案主要有业务档案、办公室和宿舍租赁合同等。公司的档案管理由总经理主抓,业务主管整理,各类档案分类保管在办公室档案柜中。
  二、中国石化驻外机构档案管理特性分析
  综合上述7家驻外机构档案管理的基本情况,可以得出驻外机构档案管理具有特殊性。具体表现在以下六方面:
  第一,驻外机构类型的多样性。在经营(工作)范围、业务性质、人员规模、机构设置、投资形式等方面具有较大的差异性,导致其形成档案材料的内容有较大的差异性,要求我们在制订文件材料归档制度时,必须区别对待,不能搞一刀切。
  第二,机构和人员的特殊性。驻外机构设置大多从简,工作人员身兼数职,大多不可能设专职档案员;规模较大的驻外机构往往聘有外籍员工,特殊档案的保密问题较为突出;驻外机构人员流动性相对较大,如果档案资料交接不及时,容易造成档案资料的丢失。
  第三,办公条件对档案的安全保管影响较大。特别是规模较小的驻外机构,一般不可能专门建设或租用标准的档案库房,档案装具往往配备不足,给档案的安全保管带来一定的隐患。
  第四,受驻外机构所在国(或资源国)的法律限制。不同的国家对档案资料管理有不同的要求。如英国政府规定,与企业税务有关的档案材料最少要保存6年以上,以备政府税务部门检查。也门、沙特等国也不允许将地质档案材料带出国境。因此,驻外机构档案管理必须遵守所在国(或资源国)的法律规定,不能统一要求运回国内集中保管,以减少不必要的麻烦。
  第五,档案内容的特殊性。驻外机构档案内容以行政管理、经营管理、会计档案和业务档案为主,党群类档案很少;驻外机构与国内主管部门联系密切,相当数量的档案材料形成于境内,甚至一份文件材料的形成既涉及境内,也涉及境外,需要在加强境外档案材料收集的同时,抓好境内相关档案材料的收集归档工作,保证驻外机构档案材料的齐全、完整和有机联系。
  第六,档案语种、载体形式的多样性。驻外机构档案材料的语种复杂多样,不仅仅有中文,还有相当一部分涉及驻在国的语种,如英语、德语、法语、日语等。档案载体也呈多样性,如光盘档案、磁介质档案、移动硬盘等。这就要求驻外机构档案管理人员必须懂外语、懂档案、懂计算机知识。
  鉴于驻外机构档案工作的上述特点,驻外机构档案管理应充分尊重驻外机构档案工作的特点,不能照搬国内企业的档案管理模式,在档案管理机构设置、文件材料归档范围、档案保管方式等内容上只宜提出原则性要求,不宜规定过细。
  三、中国石化驻外机构档案管理存在的主要问题及对策
  驻外机构领导和工作人员对档案工作重要性的认识有待进一步提高。大多数驻外机构开始进行项目运作时,并没有考虑到档案工作,没有将档案工作列入到相关的工作计划和领导的议事日程。普遍缺乏一套真正符合驻外机构自身档案管理实际、统一规范的档案管理制度和标准规范体系,档案管理随意性较大。大多数驻外机构没有建立专门的档案机构或明确专()职档案员负责本单位的档案工作,档案材料分散存放在业务人员手中,极易造成档案材料的散失。利用因特网进行电子文件的传输,电子文件的保密管理存在安全隐患。受办公用房的限制,不具备档案保管专业库房。
  针对上述问题,主要应采取以下五方面措施:
  第一,应加大宣传力度,强化驻外机构领导和工作人员的档案意识。
  目前,中国石化海外事业发展迅速,境外资产已具相当规模。集团公司工作会议提出了力争用10-15年的时间,把中国石化发展成具有较强国际竞争力的跨国能源化工公司的奋斗目标。档案是企业生产要素和有形、无形资产的组成部分,是集团公司持续有效和谐发展的特殊资源。境外机构档案更是维护国家和中石化合法权益的重要凭据,对中石化境外资产的保值增值具有不可替代的重要作用。因此,驻外机构的各级领导和工作人员必须提高对档案工作重要性的认识,增强做好档案工作的责任感和使命感,自觉做好驻外机构档案材料的形成、积累、归档工作,确保驻外机构档案材料的完整与安全。
  第二,应坚持统一领导、分级管理的档案管理体制,形成档案管理部门、外事管理部门、驻外机构主管单位齐抓共管、分工负责的运行机制。
  集团公司办公厅和外事局负责集团公司境外档案工作的业务指导和监督管理,各驻外代表处对所在国家(地区)的所有中石化驻外机构的档案工作具有业务指导和监督管理责任。根据工作需要,经集团公司办公厅和外事局批准,集团公司驻外代表处可指定本域内的一家中石化驻外机构档案部门代行其档案业务指导和监督管理职责。驻外机构主管单位档案部门和外事部门负责本单位境外档案工作的业务指导和监督管理。各级驻外机构根据工作需要设立档案工作机构,或配备专()职档案人员,负责本机构档案管理工作。
  第三,应将档案工作纳入驻外机构管理的相关制度,健全驻外机构档案管理制度体系,强化对驻外机构档案工作的监督管理。
  将驻外机构文件材料的形成、积累、归档工作纳入驻外机构内控管理制度;将驻外机构档案工作情况作为驻外机构负责人离任审计和项目结束审计内容之一;将档案资料交接作为驻外机构工作人员工作交接内容之一,档案交接不清,不得离开原工作岗位;员工(特别是外籍员工)上岗前必须与驻外机构签订保密协议。
  第四,应在确保档案完整安全、方便利用的前提下,结合驻外机构实际,对档案实体管理采取相对集中与分散保管相结合的管理方式。
 规模较大的驻外机构应建立档案室,设置专门库房,集中统一保管各类档案。为方便生产现场利用档案,可在现场设档案分室,档案人员应当定期对分室档案保管情况进行检查,确保档案的安全。规模较小的驻外机构的涉密档案、永久长期档案应由专()职档案人员集中保管,非涉密短期档案和业务资料由承办部门保管,承办人定期向专()职档案人员移交需要集中保管的档案或及时移交办理完毕的需要归档的文件材料。
  涉及境外项目产权、债权债务、营销策略和核心技术方面的档案应集中管理,重要档案应及时向国内主管单位报送备份的电子文件。驻外机构保管期限满6年以上的非涉密档案在保证档案安全的情况下,可委托当地档案管理专业机构(或专业化公司)保管。所在国法律允许的,也可运回国内集中保管。
  第五,应加强驻外机构档案信息化建设,提高档案服务的时效性。
  驻外机构远离企业总部,分布在世界各地,直接导致了企业管理对象的分散化。在日常工作中,驻外机构需要来自企业总部的快捷、及时有效的档案信息支持,实现总部与驻外机构各类信息的及时交流。但是传统手工管理的档案服务方式,纯纸质档案无法进行档案信息服务的远程快速存取,无法实现不同地域企业人员之间档案信息资源的共享。此外,驻外机构大量产生的电子文件也需要实施有效管理,纸质档案的数字化加工还可解决驻外机构档案库房、装具紧张的问题。因此,应在保证企业档案信息安全的前提下,加强驻外机构档案信息化建设,实现企业各类信息的管理一体化,功能多元化,工作规范化,手段现代化,提高档案服务的时效性。

文章来源:《北京档案》20117

 
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