美国企业档案馆的发展及其启示
  作者: cjgl       更新时间:  2014/04/22 13:32:32  文章来源:EAKMRC

美国企业档案馆的发展及其启示

徐拥军 张斌 舒蓉 王薇

(数据工程与知识工程教育部重点实验室 中国人民大学信息资源管理学 100872

摘要:文章简述了美国企业档案馆的起源与发展历程,介绍了美国电话电报公司、IBM公司、福特汽车公司和陶氏化学公司等4家世界知名企业的档案馆建设情况,总结了美国企业档案馆建设的特点及其对中国企业档案馆的启示:应该在竞争中求生存,通过贡献谋地位;确定多元化、综合性的功能定位;以对内服务为主,对外服务为辅;构建丰富多样、具有特色的馆藏档案资源体系。

关键词:企业档案馆;企业档案;美国

作为世界最发达的国家,美国企业的经营管理理念、模式和方法一直走在世界前列。相应地,美国企业的档案工作和档案馆建设也比较成熟,有诸多值得我国企业档案部门借鉴和参考之处。

1 美国企业档案馆的发展历程

美国企业档案馆的产生,与美国商业历史研究的需要有着紧密的联系。1925 年,哈佛大学成立了商业历史协会,人们日益重视对商业历史的研究。但是当时企业的档案大都处于无序状态,没有专人管理,无法为企业和历史学家的研究提供信息。于是,学者开始从理论上探讨企业档案管理的重要性。[11937年,美国历史学者拉尔夫·豪威尔(RalpM. Hower)撰写了《企业档案的保存》,由哈佛大学商业历史协会以小册子形式发表。文章建议企业建立自己的档案馆,以准确反映企业对所属行业和美国所作出的贡献。1938年,奥利弗·霍姆斯在《美国档案工作者》上发表了《企业档案的鉴定与保存》,进一步阐述了保存企业档案的重要性。[2

1943年,美国第一家正式的企业档案馆———费尔斯通(Firestone)轮胎与橡胶公司档案馆成立。费尔斯通是一个家族企业,主要为美军提供军需品。费尔斯通家族意识到公司对美国军事的贡献需要被记录并作为档案保存下来,以备1950年将举行的公司50周年庆典之用,于是建立了自己的企业档案馆。20世纪4050年代企业档案开始扎根于美国,但是发展相当缓慢。20世纪60 年代,美国4个庞大机构建立了自己的档案馆,它们分别是IBM公司(1961年)、海湾石油公司(1965年)、芝加哥交易所(1968年)、教育考试服务部(1969年)。20世纪70年代,美国企业档案馆迅速增长,每年都有一家大型公司建立企业档案馆,如迪斯尼、福特基金会等。[3]主要原因之一是这个时期许多公司的企业文化经历了大变革,从家族模式蜕变出来,由职员终身雇佣制转变为短期雇佣形式,当雇员离职之后,许多公司集中纪念的意识逐渐淡薄,这就需要用系统记录来保存档案,即由人回忆公司历史变成为由文字记录公司历史。[4]到1980年,美国档案工作者协会修订的《企业档案馆名录》,收录了北美企业档案馆200多家,全职档案工作人员60人。[5

20世纪80年代,受美国经济衰退的影响,许多公司开始精简机构和人员,企业档案馆首当其冲,许多历史悠久的企业档案馆被撤销,例如最早成立的费尔斯通公司档案馆。一些企业干脆将自己的档案送到公共档案馆或大学档案馆保管。例如,世界著名的广告公司沃尔特·汤姆逊(Walter Thompson)公司曾在20世纪70年代建立档案馆,1987年公司被一家英国企业吞并后,其档案被转送给都克(Duke)大学图书馆特藏部。还有一些企业档案馆不再聘请专业的档案人员,而是由公司的公关人员或图书馆员来兼职管理档案,如IBM公司、海湾石油公司等。[6

与此同时,许多企业档案工作者也意识到,企业档案馆的价值依赖于他们对公司的价值,必须重视对档案的商业利用。企业档案馆不能仅仅关注为企业历史研究服务,而应该将自己的档案资源最大限度地投入到经营中,使企业文化的历史背景与当前的经营活动有机地结合起来。他们努力地为公司所有部门服务,甚至将档案馆变成赢利部门,为特殊的需要提供有偿服务。[7]可口可乐公司档案馆馆长菲利普·穆尼说:“只有当一个档案项目能够与当前的市场推广项目在工作和资金方面密切配合时,它才能期待获得适当地支持……在可口可乐公司,每年靠从档案中寻找意向而制成的产品可以产生超过700万美元的利润”。[8

20世纪80年代末和90年代,美国又有几家重要的企业建立档案馆,包括1989年成立的微软公司档案馆、1991 年成立的美国菲利普石油公司档案馆、1993年成立的摩托罗拉公司档案馆、1997年成立的美国国际集团公司档案馆等。[9]进入21世纪后,美国企业档案馆的发展进入了一个新的阶段,计算机技术和网络技术在档案管理过程中的应用大大提高了企业档案馆的服务效益,越来越多的公司开始成立自己的企业档案馆。20111月更新的北美《企业档案馆名录》中,企业档案馆的数目已达到352家。[10

但是,在美国通常只有那些历史悠久的、大型的、效益良好的企业才建立专门的档案馆。而更多公司主要委托商业性文件中心保管本企业的档案。目前最具知名度和影响力的商业性文件中心是Iron MountainRecall Corporation 两家跨国公司。前者在全球37个国家和地区建立了600 多个分支机构,拥有12万客户。后者在全球21个国家和地区建立了300多个分支机构,拥有8万客户。[11]此外,还有一些公司将本企业的历史档案送给当地的公共档案馆或大学图书馆保管。这些档案主要供公众历史或学术研究之用。美国一些联邦政府组织(包括美国档案与文件署下属的国家历史出版物和文件委员会、国家人文基金会)设有向接收企业档案的公共库房提供资助的项目,但不资助企业。[12

2 美国几家知名企业档案馆建设的情况

2.1 美国电话电报公司档案馆与历史中心美国电话电报公司(AT&T)创建于1877年,是美国最大的本地和长途电话公司,2010年在世界财富500强中排名第21位。AT&T档案馆与历史中心,被认为是美国最大的企业档案馆,是一笔真正意义上的美国国家财富。它在德克萨斯州圣安东尼奥市(AT&T 总部所在地)和新泽西州沃伦市都设有分部。总馆藏包括记录AT&T辉煌过去和美国通讯产业复杂历史的4万多立方英尺的档案、150万张照片、5万部录像和视频,以及2万件产品。[13

AT&T档案馆与历史中心现有的馆藏是通过合并美国电话电报公司、西部电子公司和贝尔实验室三个档案馆的馆藏形成的,记录了大部分美国通讯史。AT&T 档案馆与历史中心收藏的原贝尔实验室的5万多份实验记录和7万多卷与研发有关的论文最令物理学家感兴趣。这些档案记录了AT&T19世纪到现在的研究和发展历史,许多档案形成日期早于1925年贝尔实验室成立。档案馆还积极主动地收集行政管理档案和其他类型档案,其中包括实验室早期两位主席和其他领导人的档案。[14

AT&T 档案馆与历史中心一般不对公众开放,但是在档案产生30年以后可用于学术研究。AT&T档案馆与历史中心的工作人员可以为学者的研究提供照片或其他档案,一般通过预约方式进行,并通过在线数据库对学者利用档案情况进行追踪。

2.2 福特汽车公司档案馆

福特汽车公司(Ford)是世界最大的汽车企业之一,1903年由亨利·福特(Henry Ford)创立,2010年在世界财富500 强中排名第23 名。福特汽车公司档案馆成立于1951 年,共保管从1903 年至今约7000 立方英尺的档案。所有的馆藏包括两部分:一部分是利·福特作为公司创始人及领导的个人档案,另一部分是福特公司作为一个工业企业的档案。大部分档案都被分成领导人信件与内部业务、领导人演讲记录、公司报纸与期刊,以及几百个包括福特汽车公司活动、项目和建筑在内的小的档案集合。在1964年,大部分亨利·福特档案材料与46万张照片、底片都被捐赠给亨利·福特博物馆。[15

福特汽车公司档案馆从成立之日起就开展了口述史项目,制作口述档案。到目前为止,档案馆已经采访了131人,对这些人的214次采访共形成了近270个小时的录音档案,其中230个小时的录音档案已经整理成超过7000页的手稿。档案馆第一份档案即是对享利·福特童年伙伴的采访,他描述了与享利·福特在苏格兰乡镇学校一起度过的时光。[16

由于以数字形式存储的档案随时可能消失,因此福特汽车公司档案馆正面临一个巨大的挑战———如何捕获和保存企业在21世纪形成的档案。为了保存对福特汽车公司的全面记录,从2007年开始档案馆对公司网站Ford.com(在2010年变成了corporate.Ford.com)进行周期性网站捕获(网页归档)。[17

1998年,福特汽车公司档案馆与亨利·福特博物馆达成协议,博物馆主要负责为公众服务,档案馆主要为企业服务。档案馆对内服务主要是提供档案支持公司的业务活动,包括产品研发、公共关系活动、法律诉讼、公司历史与研究、公司纪念活动等。对外服务主要为历史学家的研究提供资料和图片,为学校和图书馆提供教育资料,回答公众的信息咨询。[18

2.3 IBM 公司档案馆[19

国际商业机器公司(IBM)创立于1911年,是全球最大的信息技术和业务解决方案公司,2010 年在世界财富500强中排名第48位。IBM 公司档案馆成立于1961年,现有正式员工5名、合同工7名。档案馆附属于公司秘书室,是一个以公司内部为重点的文化遗产保护机构,它的使命是为满足公司长期的业务、法律和历史信息需求进行档案的收集、保管和提供利用。[20

IBM公司档案馆藏有3500英尺档案材料、近5000部电影和录像、2000多幅图片、几千盒录音磁带,以及几千件美国IBM 生产的设备和存储器。档案馆还有一些特色馆藏,例如IBM 公司创始人老托马斯·沃特森(Thomas Watson)和小托马斯·沃特森(Thomas Watson Jr.)的档案、公司通讯材料(新闻稿、出版物以及广告)、产品档案(营销文件及技术手册)、照片、声音和视频材料。值得注意的是,档案馆还收集了大量具有文物价值的精密设备,包括17世纪的加数器、19世纪的钟表和20世纪的计算机等。

IBM公司档案馆当前的工作重点是提高对档案的物理控制和智能控制,以增强提供档案信息内容的主动性。档案馆对内服务主要是为大范围的国内和国际业务活动提供信息支持,这些业务活动包括信息交流、市场营销、客户关系、法律诉讼和知识产权保护等,档案馆还为企业的周年纪念日活动提供信息与帮助。20111月至10月,档案馆的参考咨询业务已收到1100 多条信息询问,其中有45%来自公司内部。IBM公司档案馆在对外提供档案利用服务方面持谨慎的态度,凡是涉及公司商业秘密的档案一律不向外界提供。现在50%的档案是可以对外开放的,主要是为学者的研究提供信息支持。[21]档案馆负责对IBM的历史网站进行管理,在网站上发布档案信息,通过数字化的方式与信息需求者进行交流。在特殊情况下,档案馆也会要求研究人员亲自来档案馆进行研究。截止20118月,已经有45万人访问了IBM的历史网站。

2.4 陶氏化学公司档案馆[22

陶氏化学公司(Dow)创立于1987年,是一家多元的化学公司,2010年在世界财富500 强中排名第161位。陶氏化学公司档案馆被称为“赫伯特·H·陶历史博物馆”(The Herbert H. Dow HistoricalMuseum),位于美国密歇根州米德兰市。馆藏档案年限从1872年至今,馆藏内容包括:(1)公司的历史档案,特别是收集了创始人赫伯特·H·陶的档案;(2)音像档案(视听材料),包括照片,影片,视频,录音带和广告片等;(3)印刷品,包括人物传记、产品和位置历史、年度报告、陶氏出版物、重要人物的论文集;(4)与企业历史有关的各种各样的其他主题的档案。

陶氏化学公司档案馆对一般公众开放,但有一部分档案的利用权限受到限制。档案馆中的照片可以外借,档案馆工作人员可以为用户需要的印刷材料提供复制服务。

3 美国企业档案馆建设的特点及其对我国的启示

3.1 传承公司历史,培育企业文化

美国许多大型企业具有较悠久的历史,例如美国电话电报公司、福特汽车公司、IBM 等公司都始创于十九世纪末二十世纪初。作为“百年老店”,这些企业都十分重视档案管理,重视对企业历史的研究。它们通过保存企业档案、挖掘企业历史,弘扬公司的优秀传统、增加公司的历史积淀、提高公司的文化气质,从而提升了企业的竞争力,促进了企业的可持续发展。

我们经常说:“一流企业做文化,二流企业做技术,三流企业做产品。”我国企业要做大做强,做成百年基业的公司,必须努力培育良好的企业文化。而企业文化的培育离不开良好的档案管理。档案是企业历史的沉淀物,是公司文化的固化物。因此,我国企业应该从企业长远发展的战略高度出发,充分认识企业档案工作的重要价值,努力建设好企业档案馆。[23

3.2 在竞争中求生存,通过贡献谋地位

美国是一个奉行实用主义的国家。美国企业建立档案馆主要是希望档案管理为企业带来直接或间接的价值。如果遇到经济不景气、企业效益下滑,企业管理层从减少经营管理成本的目的出发,就可能考虑裁撤档案馆。事实上,在美国通常只有那些历史悠久、效益良好的大型企业才建立专门的档案馆。而其他公司则或者将企业档案委托商业性文件中心保管,或者将企业历史档案送给当地的公共档案馆或大学图书馆保管。因此,美国明尼苏达历史协会征集整理部詹姆士·福格蒂说:美国企业档案工作的显著特点是企业档案人员时常感到有被公司解雇的威胁,企业档案人员工作的价值直接依赖于他们对公司的价值。向公司内部客户提供服务的好坏对企业档案馆而言至关重要。[24]近年来,美国企业档案馆为了最好地体现自己的价值,越来越注重为企业当前的各项业务活动提供信息、知识服务,而不是像早期那样只专注于企业史料保管和公司历史研究。

这启示我国企业档案部门和档案工作者,必须增强竞争意识、服务意识和效益意识。企业档案工作的发展不能仅仅依赖于外部的约束力量——国家档案法规制度的强制要求,各级档案行政管理部门的监督检查;而应该主要取决于内部的驱动力量——档案工作能为企业创造直接或间接的价值,为企业的发展作出重要贡献。档案工作者应该通过为企业各项业务活动提供各种优质、高效的服务,体现自己的独特价值,提升自己的职业地位。否则,在激烈的市场竞争和强烈的效益驱动下,企业档案机构和档案工作者就有被企业管理层裁撤之忧。

3.3 多元化、综合性的功能定位

美国企业档案馆通常充当多种角色,是一个综合性机构。除了作为传统的企业档案(史料)保管中心存在之外,它们还具有信息服务中心、企业形象展示中心、工业文化遗产中心、企业博物馆等多种性质。例如,AT&T 公司档案馆与历史中心既是AT&T的档案(史料)保管中心、历史研究中心,也是美国通讯行业的文化遗产中心。福特汽车公司档案馆是福特的档案(史料)保管中心、信息服务中心和企业形象展示中心。IBM公司档案馆除了是IBM的档案(史料)保管中心、信息服务中心和形象展示中心之外,实际上还是IBM的博物馆。

这启示我国企业档案部门:应该调整和拓展自己的功能定位,不能仅仅以一个“档案馆”的形象或身份出现和存在,而应该兼具信息(知识)服务中心、企业形象展示中心、工业文化遗产中心和企业博物馆等多种角色。这样才能提升自己的价值与地位。

3.4 以对内服务为主,对外服务为辅

美国企业档案馆主要服务于企业内部的业务活动,包括周年纪念活动、法律诉讼、知识产权保护、公共关系、市场营销、客户关系管理、产品研发等;同时,为了更好向社会公众展示公司历史和文化、塑造公司品牌形象,在保证不泄漏公司商业秘密的前提下,也为历史学家、新闻媒体、学校师生和研究机构等社会公众提供服务。例如,AT&T公司档案馆与历史中心一般不对公众开放,但是在档案形成30 年以后可用于学术研究。IBM公司档案馆在对外提供服务方面持谨慎态度,但50%的档案可以对外开放。除了传统服务方式之外,现在企业档案馆越来越强调通过网站提供档案服务。例如,IBM公司档案馆负责管理的历史网站,已经45万人次的访问量。

这启示我国企业档案部门:应该首先立足于提供档案信息服务,支撑公司各项业务工作,为公司创造直接和间接的商业价值;同时以适当的方式(尤其是网络)为社会公众提供档案利用服务,与研究和教育机构、新闻媒体等保持紧密联系,促进公司历史文化、品牌形象的宣传推广。

3.5 丰富多样、具有特色的馆藏档案资源体系

为了履行企业档案馆的功能和职责,服务于企业内外用户,美国企业档案馆都建立了内容、载体和形式丰富多样,而且具有特色的馆藏档案资源体系。例如,除了收集普通档案之外,陶氏化学公司档案馆和福特汽车公司档案馆收集了公司创始人的档案,IBM 公司档案馆收集了许多本公司的产品样品或模型;AT&T 公司档案馆收藏了珍贵的贝尔实验室的实验档案,福特汽车公司档案馆收集了口述档案和官方网页档案。

这启示我国企业档案机构,除了按照国家法规制度确定的归档范围收集档案之外,还应特别注意收集如下档案:(1)公司创始人的档案;(2)公司历史上代表性的产品样品或模型、广告宣传片等;(3)公司或所在行业历史发展中具有典型意义和纪念意义的实物;(4)公司各种正式出版物(包括公司报纸)和内部编印材料,公司领导和重要员工(尤其是科学家)出版的著作和发表的文章;(5)公司重要科学研究和实验活动的档案材料;(6)对公司领导和重要员工采访形成的口述档案;(7)公司官方网站的网页档案,等等。

参考文献:

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本文来源:《档案学研究》 2012 年第 6

 
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