通用汽车公司的档案管理
  作者: admin       更新时间:  2008/12/15 10:45:34  文章来源:EAKMRC

项目背景——通用汽车面临的问题:

作为全球最大的工业企业,通用汽车深知保持竞争优势、及时推出新车型是非常重要的。通用汽车拥有1650亿美元资产,全球超过50万名的员工储藏了丰富的知识资源。在通用汽车北美公司,档案管理系统用来管理工程档案的从起草到发布等一系列流程。同时又是工程师获取知识的中心点。

通用汽车北美公司负责Chevrolet,Pontiac, Oldsmobile, Buick, Cadillac, GMC和Saturn汽车的设计、生产和市场营销。约有120种类型的档案用在开发过程中(测试报告、工程标准、技术参数、零部件参数、会议纪要、内部备忘录、以及项目间的所有事宜)。但其中只有25种档案以通用和系统的方式来管理。

项目需求——“档案管理的需求就像‘电子邮件’一样”

项目开始时GMNA(通用汽车北美公司)的档案管理情况是许多个部门有多种不同的技术。GM业务服务部门的系统工程师, Michael Leslie介绍说:“不同的用户需求导致了产品的购买决策是基于特性而不是可应用性。”

考虑到实施有限性和旧的档案管理技术的费用,所以不可能把更多类型的文档或更广泛的用户组加入到系统中。“有一些类型的档案,例如工程图纸和发货纪录,都在非常专门的档案管理系统中,非常好的管理起来,而更多的文档却没有通过控制手段管理起来。”Leslie说。大量的文档都散落到个人的本地硬盘和网络驱动器上,或小型工作组的系统中,没有完全管理起来。

公司的管理层认识到他们需要调整档案管理流程,把它作为通用汽车的基础设施,就像电子邮件一样。为了能更有效的使用,还需要减少原有系统的数量。

考虑Domino.Doc。Lotus Doimon.Doc是一个基于Web的档案管理解决方案,建立在Domino基础设施之上,为企业提供了灵活可扩展的档案管理方案。Domino.Doc可以管理档案的整个流程周期:从想法、创作、到评阅、审批、发布和归档。它提供了主要的档案管理功能,包括签入/签出、版本、文档简要表、和存储层次结构。Domino.Doc让内容管理更方便和更多人使用,成为知识管理战略的主要组成部分。

建立在Domino体系上,Domino.Doc是ODMA(开放档案管理API)兼容的系统,能方便地扩展到整个企业。用户可以使用最适应的用户界面,从相应的文件柜和文件架中签出档案。当他们阅读、评阅和更新档案完成后,只需简单地签回存储库中用同事使用。

通过Domino.Doc,通用汽车发现有能力可以将所有档案都置于管理之下,加快业务和工程速度,让正确的人在正确的时间能够得到这些档案。并通过这种方式,能跨部门标准化档案管理应用。Leslie说:“这是我们现有的档案管理技术所不能提供的,以前的比较贵而且实施起来非常麻烦,特别是在我们这样的大公司里。”

方案选择——Lotus Domino.Doc解决方案利用了通信基础设施

通用汽车是Lotus Notes/Domino的大客户,Domino.Doc正好可以利用这个投资。从最终用户的角度考虑,Domino.Doc只需要最少的培训。他们通过Notes或浏览器来访问,是常用的工作环境的一个应用扩展。这种独一无二的优势减轻了实施一个新应用而需要的企业上万人培训的困难。另外,Domino.Doc特别适用于企业的实施 - 意味着可伸缩和可承受以及灵活性。Leslie介绍说:“最根本的,我们可以把所有120种档案保存到这个系统中。作为一个企业,我们有责任管理关键的业务纪录,不只是规章方面,而且包括业务方面。”

通过实施Domino.Doc基础设施,公司认识到要做到:

  • 强制性的把档案管理作为日常的通用应用。
  • 开发/购买第三方的产品要能广泛的使用
  • 在整个企业范围统一开发工作
  • 消除导致特殊需求的部门间隔阂
  • 为知识管理战略做准备

通过汽车已经将500,000个档案从现有系统迁移到Domino.Doc中。去除了专有的客户端,把这些档案都放到Web上的可控环境下。“通过这些工作,公司开发了标准的模板、结构和数据类型,使我们的工程师,无论是Chevy专家还是Buick的熟练工人,都只有一个标准的‘测试报告’和‘技术参数’。”Leslie介绍说。

应用效果——Domino.Doc - 知识管理的基石

通用汽车认识到员工获取知识的价值,Domino.Doc帮助他们建立了知识管理的基石。在未来的几年中,汽车工业的大部分经验将要作废,但通用汽车相信他们的知识不会随它而消失。通过Domino.Doc,通用汽车能够找到和了解员工创建的文档,让新员工可以发现,管理和获取需要信息。

“完整的文档管理可使一个档案对所有人都表达了同一个意思。通过扩展到整个Domino基础设施和作为一个知识基础,Domino.Doc能将档案管理和知识管理扩展到在整个北美公司。”

来源:中知网

 
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