企业档案与企业记忆控制的关系及探讨的意义——以比亚迪有限公司为例
  作者: cjgl       更新时间:  2012/03/14 13:05:10  文章来源:EAKMRC

企业档案与企业记忆控制的关系及探讨的意义

——以比亚迪有限公司为例

谭飞菲

[摘要]现代社会,档案的地位日益提高,已经被提到了足以建构社会记忆的高度,档案与社会记忆之间的关系越来越紧密。而作为推动现代社会经济发展的一个重要因子——民营企业,企业的档案与企业记忆控制之间是怎样一种关系呢?本文穿插比亚迪公司的案例,从记忆控制理论出发,扼要解释了企业记忆控制选择档案作为固化方式的必然性,探讨了企业档案与企业记忆控制之间的理论关系,并分析了明确这种关系的意义所在。

[关键词]企业档案 企业记忆控制 档案管理 比亚迪公司

20世纪90年代以后,随着“世界记忆工程”的全球推进、电子文件大量生成以及社会科学领域对“社会记忆”(或称“历史记忆”、“集体记忆”)研究的深化,档案的“记忆”属性被重新“激活”。[1]在民营企业的地位日渐突出的今天,企业档案作为社会档案的构成部分也日益受到重视,企业档案与企业记忆控制之间存在着某种紧密的关系,这种关系的探讨将为企业建构记忆垫定一定的理论基础。

比亚迪股份有限公司创立于1995年,是一家香港上市的高新技术民营企业,现拥有IT和汽车两大产业群。比亚迪在广东、北京、上海和西安等地区建有七大生产基地,总面积将近1,000万平方米,并在美国、欧洲、日本、韩国、印度、台湾、香港等地设有分公司或办事处,现员工总数已超过13万人。[2]如此规模的企业对其记忆控制如何把握与施行,作为档案管理的民营企业典范,其管理理念与方法值得借鉴。仅看比亚迪档案管理分类方案,历时十余载,历经三次大的调整,就从一个简单的模仿者到因时而动的管理者再到具备创新力的开拓者,走出了一条独具特色的比亚迪企业档案管理发展之路。[3]

一、从企业档案到记忆控制的理论探析

(一)企业档案内涵剖析

  企业档案是“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件”。这是国家档案局于2009年11月2日发布的《企业档案工作规范》中对企业档案的界定。在覃兆刿教授所编写的《企业档案的价值与管理规范》中综合了关于双元价值观里对“档案”的理解,即“档案是人类有意识控制的凭证信息”,最终将“企业档案”理解为:是企业有意识控制的凭证信息。[4]这一定义强调了企业档案的工具价值,有助于理解企业档案与企业记忆控制的逻辑联系。

(二)企业记忆控制选择企业档案方式固化的必然性

在百度百科中查到:“记忆控制也叫经验控制,是一种应用广泛的控制方式。把由随机控制得出的结果用于指导下一次控制,就是经验控制。在经验控制中,最重要的是经验的可靠性。它包括两层含义:一是真实性;二是必然性。”[5]记忆这种抽象的事物需要选择一种实物来固化它,它的真实性和必然性就决定了档案是能将它固化的最有效的实物,是控制记忆的不二选择,一个企业要将它发展中的记忆,包括过去的现在的记忆固化,必然要建立起自己的档案。

这里引用英国社会学家安东尼·吉登斯的话,“在组织内部,档案是强化监视的关键。对于空间是关注过去的事件或是组织本身成员行动的问题,该组织可以通过档案这一手段将其自身进入过去,并可以确保对未来的某种尺度。”[6] 这句话亦强调了选择档案作为控制组织记忆方式的必然性。

二、企业档案与企业记忆控制的关系

从本质上来说,企业记忆控制和企业档案有同一层含义,二者有着密不可分的关系。

(一)企业记忆控制是企业档案存在的根髓

企业为什么要建立自身的档案?直接原因来自于档案本身的价值——凭证及信息价值。档案可以成为企业自身经济发展的基垫,可以成为与竞争者对薄公堂的工具,可以成为后人谈论和分享的宝贵经验,这仅是档案被建立的较外在的原因。而在这下面根植着某种不可磨灭的原因,说到底是企业对记忆的控制要求企业建立并管理档案。企业档案的建立以企业主流意识和需求为导向,通过提供、展示企业档案信息,形成符合企业主流意识形态的、占主导地位的强势企业记忆和记忆中心,从而起到对企业员工思维和意识的控制,巩固或强化既存在的企业秩序或企业文化,为企业可持续发展提供保障。

记忆控制是企业建立档案的根本原因,记忆控制的内在要求催生了企业档案的出现。一个企业从产生到发展,会形成大量的文件资料,这些文件资料的存在证明了企业存在过并试图发展,当企业发展到一定程度,企业管理者逐步意识到企业记忆需要被控制,并用于指导下一次的管理行为,按照社会学家斯宾塞的观点――“控制与管理是同义的”,那么控制记忆等同于管理记忆,把对记忆的控制提升到管理的视角,更强调了记忆控制在企业发展中的重要性。

(二)企业档案是企业记忆控制的最有效方式 

什么东西可以让企业后来人近距离甚至是零距离触摸到企业发展历程中的光荣与辛酸?前辈的动情讲演、外界的公开舆论还是网络的庞杂信息?这些都是掺杂了人的主观因素的非客观的评价信息,不能作为打开企业记忆之门并解读企业的工具,而唯有档案才能客观公正地展现出企业的荣辱史,企业的档案才是唯一有权控制企业记忆的最有效方式。

档案是对企业过去记忆延续控制的最有效形式。企业的过去需要被铭记,正如列宁说过,忘记过去,就意味着背叛。企业的所有人都应该通过一种方式去铭记企业的过去,无论它是否辉煌,而档案是众多方式中被证实了的最有效的方式。同时,档案又是对企业未来提供记忆的最有效形式。加拿大档案学者特里·库克所提出的档案在建构社会记忆中的作用是“铭记未来”,[7]所以又将档案作为对控制企业现有事物(即企业未来的记忆)的最有效方式,这是一种站在未来的角度通过档案去引导并控制企业发展的行为。

比亚迪公司作为一个规模日益壮大的民营企业,档案管理事业也随之发展起来,而企业记忆控制便是企业档案存在与发展的根本原因,同时,企业档案也成为了企业记忆控制的最有效方式。2009年4月,为了真实准确记录比亚迪汽车产业群的发展轨迹,展现比亚迪人艰苦奋斗的光荣历程,更好的为公司服务,为产业群服务,档案工作人员确定了《比亚迪汽车产业群成立五周年画册》编研计划,开始了第二个档案编研课题。[8]这次编研工作是比亚迪企业记忆控制的典型事例。

2010年初,比亚迪集团文档中心档案组成员经过半年的收集和整理,秉承“存真求实、务以致用”的编研原则,耗时五月,精益求精,制作完成了民营企业第一部也是比亚迪发展史上的首部企业年鉴——《2009年比亚迪汽车年鉴》。该《年鉴》详细系统地记述2009年比亚迪集团(主要是汽车产业群)在营销、研发、生产、管理等各方面的基本情况和重大事项,再现2009年比亚迪汽车产业各方面的新变化、新成果,为记录比亚迪的发展轨迹,为各级领导提供科学决策和管理的依据,为比亚迪人了解比亚迪提供窗口,为政府或外界研究比亚迪提供素材。[9]这实际上是对企业档案信息的一种展示,形成了强势企业记忆和记忆中心,让档案成为了控制企业记忆的最有效方式。

三、企业档案与记忆控制关系探讨对企业发展的意义

(一)更加明确了企业档案的重要性

这是从企业实体档案管理的角度来讨论的。从记忆的角度研究档案及其管理活动,使人们获得了对档案的属性、功能、价值等的新的意义诠释,[10]企业档案的价值在企业记忆控制中的作用是不言而喻的,对企业档案与记忆控制关系的理论探讨的让企业更加清晰其档案的重要性以及用何种方式、何种原则管理档案的重要性,企业档案在企业发展进程中起着举足轻重的作用的理论更加被明确。企业档案与企业的生存与发展息息相关,作为企业的管理者,应该站在历史与文化的高度,用可持续发展的眼光去对待每一份档案。

随着比亚迪档案事业的发展,其档案工作者潜意识里可能已经形成了档案构建企业记忆的意识,更明确了档案的重要性,并认识到档案最大的价值不仅是对档案实体保管好、利用好,更应该是开发企业档案信息,通过对档案信息内容的挖掘再造,为企业经营决策提供现实的参考依据,为科研人员的科学创造积累财富,为企业文化建设提供生动真实的信息。[11]

(二)激起企业员工对档案的关注与热情

档案界已经深刻认识到档案对保护人类共同记忆、对认识个人及民族的身份所起到的至关重要的作用,同时意识到档案职业在建构和保护社会记忆中的重要历史责任。[12]

首先,档案工作者在控制企业记忆的工作中的作用是不言而喻的,他们像“一只看不见的手”,“操控社会记忆”,[13]这等同于说档案工作者是企业记忆控制的直接主导者。在记忆控制理论影响到档案工作者的意识后,可以使他们明白他们需要重视的不仅仅是对档案管理实际操作与电子技术的熟谙,更需要进一步认识自身在企业发展中的作用,后现代档案宏观鉴定观要求档案工作者不仅仅是一个被动接受社会主流文件的仆人,而是一个参与到管理过程中为铭记未来作出贡献的主人翁,[14]他们在档案鉴定与文献编纂工作中的作用显得尤为重要。比亚迪档案文档中心负责人王主任就是民营企业中档案管理工作者的典范,这位对档案工作充满热情的女士在档案岗位默默奉献已有十余载矣,从最初一个对档案一无所知的文控员,苦心专研,为能实现对比亚迪公司档案的优化管理,所读的档案专业著作一米余厚,每本书上密密麻麻皆是批语痕迹。[15]这种为企业档案事业发展的兢兢业业的精神是值得企业同行学习的,尤其是他们的档案编研工作值得借鉴。

同时,档案工作者的工作需要被监控和质疑,因为他们控制的是整个企业的记忆,关系到整个企业的发展,企业的非档案工作者有权利知道并提出建议,更有义务提供必要的支持。比亚迪经过两年的信息化建设,其高层日益看到档案管理对公司发展的重要作用,体会到档案管理方面人才的严重不足,同时,又缺乏专业的企业档案管理指导,也很难找到合适的能够给予比亚迪档案管理相关建设、建议的部门或者机构。于是,比亚迪在继续加强档案基础设施建设的同时寻找和培养自己的档案专业管理人员。[16]

(三)推进企业档案管理活动与企业文化的良性互动

明确了企业档案与企业记忆控制的紧密关系,逐步意识到企业档案在建构企业记忆中的重要地位以及企业记忆控制对企业档案的导引作用,这将推进企业档案管理活动与企业文化之间的良性互动。

企业文化是企业记忆的产物之一,是企业记忆之所以被建构的一个重要因素。企业档案作为控制企业记忆的最有效形式,使企业在建立自己的企业文化时不得不重视自身的档案工作,只有做好了档案工作才有可能建立起突显企业自身优势的企业文化。而企业文化的建立又反过来为档案工作的发展提供了有利的氛围,让企业档案工作更好地为建构企业记忆作出贡献。

“平等、务实、激情、创新”是比亚迪文化的核心,弘扬文化是为了不断提升员工对比亚迪的认同感、增强企业凝聚力。[17]比亚迪档案工作者在“选择”他们的企业文化时,将企业档案作为判断、评价、选择的着眼点之一,企业档案在记录和反映企业一切活动的同时,也将企业文化建设中的成功经验和失败教训忠实地、客观地记录和保存下来,只有通过企业档案来判断其得失,去粗取精,才能真正选择出一种适合于当前和今后的企业文化,顺利实现企业文化的创新和优化。[18]同时,比亚迪公司的这种注重人文精神的企业文化也是其档案工作之所以取得如今成绩的重要因素。

[参考文献]

[1][10][12]丁华东.社会记忆建构--档案文献编纂社会功能的新阐释[J].档案与建设.2008(4).P1,P4

[2][17]百度百科. http://baike.baidu.com/view/897170.htm

[3][15][16]企业档案与知识管理研究中心:关泽宇.民营企业档案管理发展之路——记比亚迪三分档 .http://eakmrc.hubu.edu.cn/newscontent.aspx?articleid=1102

[4]覃兆刿.企业档案的价值与管理规范[M].上海世界图书出版公司.2010(1).P5-6

[5]百度百科.http://baike.baidu.com/view/4270064.htm

[6][13]丁华东.论档案与社会记忆控制[J].档案学通讯.2011(3).P5

[7][14]特里·库克.铭记未来--档案在建构社会记忆中的作用[J].档案学通讯.2002(2).P74

[8][9][11][18]企业档案与知识管理研究中心:关泽宇.档案编研 “道应有道”——记比亚迪档案编研工作心得体会.http://eakmrc.hubu.edu.cn/newscontent.aspx?articleid=1593

 
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