“双元价值”视阈的企业档案工作
  作者: cjgl       更新时间:  2012/03/24 17:17:49  文章来源:EAKMRC

“双元价值”视阈的企业档案工作

文章来源:《湖北档案》2011年第10期

[摘 要] 基于覃兆刿教授为代表的“档案双元价值”理论,本文分析了企业档案的“双元价值”构成,阐释了“双元价值”内涵在企业档案工作中的体现,论述了双元价值并重思想在企业档案管理工作中的应用。

[关键词] 双元价值;企业档案;企业管理

覃兆刿教授在《双元价值观的视野:中国档案事业的传统与现代化》一书中对档案价值的分析有独到见解。他用“双元价值”来界定档案价值,认为档案始终可以作两个面上的理解:一是“工具价值”,即“它作为一种行为方式,人类的初衷在于它的结构形式所赋予的功能”;一是“信息价值”,即“作为记录或者文献归属的实体,其内容负载的价值”。进而提出:“一切对档案价值和档案现象的分析都可以从此所谓双元价值的视角来进行”。这种具有哲学意蕴的价值概括和阐释为档案界所关注,不仅引发系统理论解读,还被应用于干部人事档案和档案事业实践研究。本文基于此理论,通过实地的企业档案工作调研,分析企业档案的双元价值构成, 描述“双元价值观”在企业档案工作中的体现,并着意“双元价值观”在企业档案管理工作中的应用。

一、从“双元价值观”看“企业档案”定义

随着人们对企业类型、企业发展阶段以及企业管理的整体系统认识,对企业档案的概念也愈加贴近其本质,这为我国企业档案工作的开展与实施提供了基本逻辑起点。积二十多年的经验,国家档案局于2009年11月2日发布的《企业档案工作规范》中指出:企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件,更多地显现了企业作为经济活动组织的特征。尽管其对企业档案的界定更趋明晰,但这种将结语归于“文件”的描述,却仍然不能完全揭示“企业档案”的本质。本文,笔者借鉴“双元价值观”理论来定义企业档案,并试图以此为基础分析企业档案的“双元价值”。

(一) “双元价值观”的基本涵义

在“双元价值观”理论中,档案被定义为“人类对凭证信息的合目的的控制”。它在本质上具有双重属性,即一方面作为人类记录的控制方式,人类的初衷在于借助它的结构形式所赋予的功能,称为“工具价值”;另一方面作为控制中的凭证信息实体,其内容负载的价值,称为“信息价值”。其中,前者是一种普遍意义的价值,后者是一种个性价值;前者由档案的自然属性赋予,后者由档案的社会属性赋予。①

从理论上讲,档案的工具价值是档案作为信息承载体的价值,它反映了档案物质实体的价值,即档案之所以存在、如何存在的意义,这是一种直观的对档案工具属性的肯定。档案的信息价值实质上则是隐含在档案个体与群体之间的知识源价值,它是档案自身以及在其所属集群自身所蕴涵的知识信息的集合体,并且依据不同的价值主体,档案信息的知识源价值会呈现出不同的结构框架,但是这种信息结构和组构方式的变化范围,始终围绕着档案自身或其所属集群自身所蕴涵的知识源价值范围而展开。②但是档案的知识源价值是与档案独特的工具价值分不开的。所以说档案是工具价值和信息价值的双元价值结合体,这是档案与图书、文件、文物的根本区别所在。

(二) “企业档案”的定义与内涵

企业档案是企业档案工作的对象,具有档案的一般属性。受“双元价值”理论的启发,我认为企业档案也可被定义为“企业有意识控制的凭证信息”,其在本质上同样应作双重属性的理解,即企业档案的工具价值和信息价值。

企业档案的工具价值是企业档案区别于企业文件和企业图书资料的意义,首先体现为一种控制方式和维护手段,是对企业记录的合目的保存,是对档案信息凭证性的赋予和维系;企业档案的信息价值则是在企业档案的工具价值得以确认的同时产生的。企业档案的工具价值决定了企业档案所承载的信息是原始的、真实的记录,因而企业档案能够真实准确地反映企业发展的过程和细节;而且随着与企业档案所载信息相互支撑的其他物质资料或信息资料不断消亡,企业档案积淀、延续和保存起来的知识含量不断增加,使企业档案具备了可供参考、可供研究的信息源泉。

在企业管理的过程中,企业档案的工具价值强调对企业和社会负责,企业档案的信息价值强调为企业和社会服务。笔者认为企业档案工作的价值取向体现在档案的工具价值和信息价值两个层面,且是两者的结合体。只有结合两者综合考虑,一方面强化企业档案社会工具价值的实现,充分发挥企业档案作为企业实践的记录和控制工具角色;另一方面则注重发挥企业档案信息价值的现实效用性,适时发掘企业档案作为记录实体的信息价值。惟如此,才能最大限度地实现企业档案和档案工作的意义,成为企业内部控制和管理支持以及社会认知企业的主要抓手。

二、企业档案的“双元价值”构成

企业管理的关键在于企业对“人”、“财”、“物”三方面核心资源的管理,而对这些企业核心资源对象的管理,也恰好反映在企业档案资源重心的管理上,即企业人事档案、企业会计档案、企业科技档案(包括设备档案、产品档案等)。

(一)企业人事档案及其双元价值

企业的竞争,从根本上说是人才的竞争。在企业人事决策、人力资源开发中,人事档案无疑具有基础信息支持的意义。企业人事档案是企业员工信息的重要载体,全面地记载着员工的基本情况,反映着每一个员工个人经历、能力和德才的综合表现。准确、齐全、系统的员工人事档案是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据,是促进人才合理流动、合理配置和合理使用并保证人才队伍素质的重要措施。

企业人事档案在本质上同样具有工具价值和信息价值的双重属性,一方面,它如实记录和反映了员工个人经历和德才表现,无论从形式到内容都表现出原始性的特征,具有不可辩驳的历史真实性,是企业知人善任的第一依据。正如英国著名社会学家吉登斯所认为的,企业人事档案为企业人事管理提供了“知识监视体系”。这是企业人事档案“工具价值”的体现;另一方面,在其工具价值的基础上,企业人事档案记载了员工生平、资历和业绩,包含大量的情报信息,成为企业发现人才、使用人才、激励人才和职工价值实现的重要依据和基础。例如武汉万科房地产有限公司“企业文化墙”中“员工之家”版块,就是得益于人事档案信息,包含了祝贺员工生日、员工家庭日等,这些企业对员工的人文关怀,都是企业人事档案信息价值的直观体现。

企业人事档案的工具价值先于信息价值。工具价值保证了企业员工信息的凭证性和真实性;信息价值则不仅为企业储备人才提供了信息资源,还可为企业建立“以人为本”的企业文化做支撑。因而,如何使企业人事档案的工具价值和信息价值完美结合,也是企业值得思考的问题。

(二)企业会计档案及其双元价值

企业对经济活动管理控制的实现必须依靠真实可信的会计档案。企业会计档案的成分主要是会计凭证、会计账簿、会计报表、财务会计报告等会计核算专业资料。会计档案在企业管理中的作用是多方面的,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据;它是企业财政预算的权威数据资料,是企业经济决策的信息支撑,是企业成本控制的重要依据,是企业一切经济活动的过程控制和凭证呈现。

企业会计档案是企业财务活动的产物,是记录和反映经济活动的重要史料和证据。 一方面,企业会计档案是总结经验、揭露责任事故、打击经济领域犯罪、分析和判断事故原因的重要依据;利用会计档案资料,可以为解决经济纠纷,处理遗留的经济事务提供依据。原始凭证性和帐目系统的连续性特征,使良好的企业会计档案管理成为企业内部控制实现的重中之重,在防控企业资产流失、预防腐败、应对企业风险中具有无与伦比的效力,是为工具价值的实现。另一方面,企业会计档案反映企业运营实际状况,据此可以发现企业资金流和成本利润信息。系统的企业经济活动史料,有助于企业进行经济前景的预测,进行经营决策,编制财务、成本计划;此外,会计档案在经济学的研究活动中,发挥着重要史料价值的作用,是为信息价值的发挥。

可见,企业会计档案也是其工具价值和信息价值的结合体。会计档案的工具价值体现在财务管理的各个方面,包括数据资料的真实维护、会计报表的凭证性等等;信息价值则体现在工具价值的基础之上,对之前的财务资料加以整合,做财务分析,得出对企业有利的财务信息,从而为企业决策作参考,有效控制了企业的经济活动。

(三)企业科技档案及其双元价值

一个企业的核心竞争力就在于其科技创新。企业价值的创造离不开物的基础,创造的本身又表现为物的创新,这些物的因素包括厂房等基础设施、设备、产品,这些物的产生过程包括了设计开发和创新智慧,对其管理则离不开基建档案、设备档案、产品档案、科技档案。由于这些记录既代表着对企业基础的有序维持,包括了企业核心竞争力的基础、商业秘密和知识资产。对于这些档案的控制,为企业知识产权维护、防止知识资产流失具有决定性意义。因此可以说是企业最为重要的档案资源,对这些档案管理和开发利用地如何,直接影响到企业的知识管理、知识产权维护和创新机制。

企业科技档案也具有双重属性,即“双元价值”。一方面,企业科技档案的工具价值主要体现于其凭证真实性,体现为对产品质量、知识固化和产权的维系,例如比亚迪汽车有限公司的科技档案就运用于生产运营之中,包括设计图纸、修改方案等等,都是先到事业部档案中心存档,再到各个生产部,以维护其真实性。另一方面,企业科技档案的信息价值,表现为知识的积累、整合、发现与现实经营的关联和创新实践。企业运用科技档案,可以做出企业历年科技产品图册、企业发展年鉴等等,以提升企业文化、增强企业凝聚力。近几年,围绕着比亚迪汽车发展历程,比亚迪集团档案工作人员利用企业科技档案精心编纂了《比亚迪汽车2009年年鉴》、《比亚迪汽车五周年画册》、《比亚汽车新能源发展历程》等系列成果,为企业领导层提供决策参考,为建设企业文化、提升品牌形象、促进企业发展发挥了重要作用。企业科技档案不仅为企业的生产运营和风险控制提供了有力的依据凭证,其包含的丰富情报信息更是必须的知识储备和文化沉淀,维系企业的可持续发展。

三、“双元价值观”在企业档案工作中的运用

企业档案工作的开展首先取决于企业档案工作的价值取向。企业档案工作价值取向是指企业档案工作主体基于自己的价值观在面对或处理档案工作中各种矛盾、冲突关系时所持的基本价值立场、价值态度以及所表现出来的基本价值倾向。它属于价值哲学的重要范畴,也是企业精神的基本组成部分。③笔者认为,将“双元价值观”作为企业档案工作的价值取向,对企业档案工作从观念到业务的纠偏和重塑具有重要意义。

(一) 有助于建立正确的企业档案观

理解了企业档案“双元价值”的涵义,有助于企业领导及档案人员建立正确的企业档案观,才能真正做到维护企业档案的真实性、有效控制企业内部管理。

按照“双元价值”理论体系的解释,企业档案工作的价值取向体现在档案的工具价值和信息价值两个层面,且是两者的结合体。因而,企业领导层及档案人员应强化自身的档案意识,正确理解企业档案的“双元价值”,强化企业档案的“双元价值”并重。比如在信息平台建设中不可强调一方面(只强调纸质或只强调电子文本),否则会因为错误的档案观而酿成祸端;又譬如,一些企业档案管理者认为现在有用的资料才需要留存归档,这就是典型的只看到了其工具价值而忽略了其信息价值的表现,很容易导致今后企业内部失控及严重影响企业档案的可持续性创新。

企业档案的工具价值和信息价值体现在企业管理的各个方面。在企业管理的过程中,企业档案工具价值强调对企业和社会负责,企业档案信息价值强调为企业和社会服务,两者的恰当结合是档案双元价值理论的阐释重心和终极诉求。理解了这个核心,便有助于强化企业领导层及员工的档案意识。

(二)有助于确保档案资源重心和安保重心

按照“双元价值”理论体系的解释,档案作为人类记录的控制方式,反映了档案的“工具价值”,即档案之所以存在、如何存在的意义,这是一种直观的对档案工具属性的肯定。理解了企业档案的工具价值,对企业档案的收集、保护有着重要作用。

一方面,有助于确保档案资源重心,即通过收集与部门归档,其制度化表现为归档范围施控,注重企业记录的及时档案化控制。企业档案信息资源的重心是与企业生产经营等经济活动密切相关的档案信息资料,这与行政事业单位注重文书政务类档案信息有着明显的区别。在企业档案收集和积累的选择过程中,要注重与企业经济活动相关的科学技术档案、生产经营档案、合同档案、设备档案等的收集;同时,企业以营利为目的实行独立核算,因此,与企业独立核算相关的所有数据信息的收集和整理也尤为重要,如会计档案的收集与整理,其后续的分析与利用工作也应受到重视。这些都是企业档案工作基本价值取向使然。

另一方面,有助于确保档案安保重心,即对档案凭证性的维护,表现为对档案实体或电子文件元数据及电子文件的载体控制,特别是可能在企业风险控制中发挥作用的档案的重点保管和安全防范。企业,尤其是技术密集型企业和知识密集型企业,其生存和发展的命脉是企业的科技创新资源、商业秘密文献与知识产权档案,对这些核心资源的安全保管和利用必须遵循严格的安全管理制度和使用范围。理解了企业档案“双元价值”的涵义,不仅对企业档案安全保管的意义更明晰,也有助于提高其安全系数。

(三)有助于强化档案信息的有效开发与利用

按照“双元价值”理论体系的解释,档案作为控制中的凭证信息实体,“信息价值”是其内容负载的价值,即档案所具备的可供参考、可供研究的知识源价值。深刻理解了企业档案的“信息价值”,有助于强化档案信息的有效开发与利用。

在成本——效益观念极强的企业中,倘若档案部门不能为企业创造价值,那么它终将被边缘化。随着知识经济时代的来临,知识管理逐渐被引入档案工作实践,也给企业档案管理带来新的发展契机。英国知识管理大师安妮·布鲁金在他的著作《企业记忆——知识管理战略》中指出,档案资源在知识管理中处于核心地位,知识管理为档案管理实现跨越式发展提供了前所未有的空间。知识管理的主要目标是管理企业的显性知识,发掘企业的隐性知识,实现隐性知识向显性知识的转化,在企业内实现知识共享,鼓励知识创新,实现知识的增值,从而提高企业的竞争力。企业档案中蕴藏着大量显性知识,对企业的经营决策、生产管理等都有重要的作用。而且,企业档案中也蕴藏着大量可待开发挖掘的隐性知识。因此,企业档案工作面临的问题不仅仅是开发企业档案的信息内容,为各项工作服务,更为重要的是发掘企业档案中的隐性知识,将这一部分知识转换成显性知识,实现知识共享和知识创新,而这正是企业档案“信息价值”的实现。注重发挥企业档案信息价值的有效性,对企业档案信息价值有效运用,不断发掘企业档案作为记录实体的信息价值,从而发挥了档案的决策和创新支持作用。

通过分析企业档案“双元价值”构成,笔者发现将“档案双元价值”理论运用于企业档案工作研究,对企业档案工作从观念到业务的纠偏和重塑有着深远影响。不过,在“双元价值观”理论的指引下,如何使企业档案的工具价值和信息价值完美实现,确实是每个企业值得关注的新问题。

(作者:王尹芹,湖北大学历史文化学院档案学专业2009级研究生,现供职湖北省档案局)

参考文献:

[1]覃兆刿. 双元价值观的视野:中国档案事业的传统与现代化——兼论过渡时期的档案思想[M]. 北京:中国档案出版社. 2003.

[2]覃兆刿. 企业档案的价值与管理规范[M]. 北京:中国出版集团. 2010.

[3]任越. 档案双元价值观的信息哲学依据探寻——从理论信息学中信息产生和本质谈起[J].北京:档案学研究. 2009(02).

[4]黄存勋,张丽. 对中国档案事业的全新双元审视——读覃兆刿著《双元价值观的视野: 中国档案事业的传统与现代化—兼论过渡时期的档案思想》札记[J]. 北京:档案学研究. 2002(02).

[5]蒋卫荣. 创新档案学发展的源泉——读覃兆刿《中国档案事业的传统与现代化》[J]. 北京:档案与建设. 2004(05).

[6]张斌. 档案价值论[M]. 北京:中央文献出版社. 2000.

[7]周晓英. 档案信息论[M]. 北京:中国人民大学出版社. 2000.

①覃兆刿:《双元价值观的视野:中国档案事业的传统与现代化——兼论过渡时期的档案思想》,中国档案出版社,2003年6月版,8页

②任越:《档案双元价值观的信息哲学依据探寻——从理论信息学中信息产生和本质谈起》,《档案学研究》,2009年第2期

③覃兆刿:《企业档案的价值与管理规范》,中国出版集团,2010年10月版,17页

 
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