简单有效实施知识管理的技巧
  作者: yql       更新时间:  2010/10/18 11:46:42  文章来源:EAKMRC

简单有效实施知识管理的技巧

作者:张青 来源:管理人网

一、强化幕僚团队的功能:

一个企业领导中心的能力再强,但人力、精力总有其极限,随着规模的不断扩大,企业总有一天会超出领导中心能力和精力所能顾及范围,以致难以继续有效掌控,这都需要有人来做CEO在企业中的第三颗眼睛,需要有人来帮他看他看不到的一些事情。另外在大多数企业中,各部门的主管均由技术转为管理,缺乏系统的管理知识,在规划本部门的制度和作业流程时,常常出现无力感,加之肩负着业绩压力,常常使自己的工作处于救火状态,就如何找到问题的根本解来杜绝同样问题的再次发生,常常无暇思考,这也需要有人来做职能部门主管的智囊,协助他来做些防火的工作,这些人就是企业的幕僚团队。

王永庆在领导台塑集团的50多年间,所实施的最大的企业变革,就是成立了总管理处,并把总管理处的幕僚机能发挥到了淋漓尽致。2005年,台塑的总管理处产出了100亿台币的“省钱绩效”

幕僚机构的其主要职能是向职能部门提供支持性服务,这个部门没有直接的指挥权,但是却拥有绝对的建议权和稽核权,它的主要职能如下。

1、主导企业整体管理制度之统一规划(Plan)与检讨(Check)设定,使各单位各项业务的展开都能做到统一流程,统一方法,统一工具,统一标准。

这一职能的实现,就为各岗位提供了“完成任务的知识”。

2、稽核作业,及协助总经理规划及推动各项项目改善,以提高产品或服务品质,及降低各项管理成本。

这一职能实际上检查完成任务知识的在各项工作中运用情况,并酌情对这种知识不断补充进新的内容

3、对企业经营战略能作长、短期之策略规划与人才之储备。这些幕僚人员也是公司所需战略和策略管理知识的载体。

4、协助或促进各部门不断检讨及改善各项作业流程和方式,以提升作业效率。这一职责的履行也就是对各岗位完成任务的知识进行升级,以提升组织智商。

二、提升组织解决问题的能力,需要管理者做“教练”式的领导。

要想系统的解决问题,团队要有科学的方法,会用、鱼骨图、检查表、矩阵图、圆饼图等这样简单的统计工具,来组织资料并推出结论,在这些用科学方法对问题做有效分析的基础上做决策,会大大提升决策的质量。我想在坐的各位学员很多都接受过如QC7大手法、IE7大手法、6顶思考帽、金字塔原理这类课程的培训,可公司的碰头会还是依旧是议而不决,这是为什么?就是因为员工虽然接受了培训,不见得他听明白了,他听明白了,不见得他就会用了,他会用了而不检查他使用的结果,那么这项知识还只是隐藏在他自己身上,并没有转换为组织做出贡献,那么这个人离职后,公司在这个知识领域不光一无所得还付出了培训费,所以要想提升组织解决问题的能力,需要管理者做“教练”式的领导。

王永庆在成立总管理处之后,他为了推动该单位的工作,利用吃午餐的时间,由总管理处主导、组织并安排,就企业经营管理中的某个专题听取下属各单位的汇报,手把手地对各级干部进行教练并使其认识到制度化管理的重要性,发现了企业日常管理中的某些异常现象时,就要求部属一定要用鱼骨图来说明造成问题的原因,并当场研讨出解决方案,这件事情后来被人们称之为“午餐汇报会”制度,王永庆的“午餐汇报会”,他身体力行的坚持了十几年,将什么是“止于至善”,以及如何追求“止于至善”的具体做法,迅速教练、普及给了各级管理人员,如此一层一层、一年一年的向下传递,直至覆盖了生产线上的每一个角落。外界常感叹说“台塑管理无死角”,但其实很少有人能够了解这其间又浸透着王永庆的多少心血和汗水!

三、“知识防错提醒单”和“IE改善提案单” 两张表单在组织中的有效使用,使企业向“自身经验” 学习、及挖掘员工身上的隐性知识为组织所用成为可能。

对以往成功的经验和失败的教训进行总结、做出系统的评价,并列表记录下来,就形成了一份可为后来者所用的很宝贵的知识财富。这可有效避免同样的错误一再重复的发生。有位哲学家曾说过这样一句话“那些不能记住过去的人,注定重复着过去的历史”,但遗憾的是很多管理者并不能很好的从错误中学习,也不能把员工身上的隐性技能转为团队的技能,致使与许多宝贵的知识失之交臂。我这里与大家分享两个工具,使我们能轻松的向“自身成功和失败经验的”学习成为可能。

1、知识管理防错提醒单

这张表用在下面这两种情况下开立①直接主管对部属工作质量(Q)与工作时效(D)有严重缺失出现时,得对部属开立「防错提醒单」。②贯彻ISO9000倡导的“不接不良,不做不良、不传不良”的精神,凡与业务或工作流程相关连之上下游体系中,遇有「肇因」的障碍出现,下一工程人员得向上一工程「经办」人员开单。为激励员工积极使用这张表单,将这张表单纳入绩效考核制度中,开单者予以加分,被开单者予以扣分,但同一类型事件,第一次被开单者不扣分,第二次受单就要扣分了。这充分考虑了人性的特点,因人非圣贤,孰能无过,第一次犯错,用此单你提个醒,这次错误公司买单了,你需要马上予以改善,同样的错倘若再犯,可就要接受处罚了。我们辅导过的东莞的一家生产家具的企业,在04年这家企业800多职工共开出防错提醒单265件,成立了219件,代表着有效的相互纠正了219个错误,使犯错有效的减低。

2IE工作改善提案单

员工对公司经营管理、技术工艺、品质改善等各方面有合理化的建议时,可通过填写这张表提出来,这可有效的将员工身上的隐性知识显现出来,为激励大家能积极的填写这张表单,也可将这张表单纳入绩效考核制度中,对开单者做加分处理,针对重大改善提案,也可将因其产生的经济效益,给予提案者一定比列的奖励。我在前面讲过的东莞那家家具厂,在04年员工共进行IE提案475件,采纳304件,重大改善提案成立了1件,这代表这家企业在一年中有效的改进了304件例行工作的操作手法。

 
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