杭州娃哈哈集团公司档案工作纪实
  作者: lxm       更新时间:  2010/10/29 10:14:30  文章来源:EAKMRC

为企业发展提供信息支撑 ——杭州娃哈哈集团公司档案工作纪实

作者:郭晓玲 田芳容 周红霞

来源:《中国档案报》

杭州娃哈哈集团成立于1987年。从最初一家只有3个人的小学校办企业,发展成为今天中国最大的食品饮料生产企业,娃哈哈创造了一个奇迹。伴随着企业的发展壮大,集团公司始终重视档案的规范管理和开发利用工作,也获得了由此带来的巨大经济效益和社会效益。

档案管理与企业发展相辅相成,相互促进。为了加强档案管理,娃哈哈设立了专门的集团公司档案室,拥有3名专职档案管理员、100余名兼职档案员,形成了覆盖全集团的档案管理网络。为确保档案工作制度化、规范化和标准化,公司制定了《集团档案管理制度》《分公司档案管理制度》《重大活动档案管理办法》,并严格加以执行。2008年公司安装了覆盖全集团的档案信息管理系统,实现了档案目录和全文的电子化,使得档案工作朝规范化、电子化、信息化迈进了一大步。目前,集团公司档案门类齐全,形成了以经营、基建档案为主,涵盖党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体类和人事档案类11大类的5万多卷(件)档案资料,全面真实地记录了企业在22年创业发展中各项经营活动的情况。集团档案室已从原来传统的单一档案管理部门,逐步发展成为集档案、资料、信息、情报于一体的企业档案信息中心。娃哈哈在档案管理上,大到项目建设、投资建厂,小到一封消费者来信,都进行了一丝不苟的分类保管,保证了企业档案的完整性。无论是研发、科技创新、荣誉申报、打假维权,还是在企业文化、后勤保障、员工福利等方面都发挥了实实在在的作用。

档案利用,为娃哈哈经营发展提供强有力的历史支撑。娃哈哈的档案记载了娃哈哈经营管理及发展壮大的全部。党群工作类档案中记载的思想政治工作和精神文明建设是培育企业精神最基本的文化素材;产品技术类记录了娃哈哈的技术创新与发展成果;经营管理类档案有着娃哈哈20多年来内部管理和产品销售等方面的经验和教训。这些档案资料在娃哈哈的经营管理中起着重要的作用,也为娃哈哈在商业竞争和发展中提供了强有力的支撑,成为企业维权的有力武器。例如,在娃哈哈与达能的官司诉讼中,档案发挥了举足轻重的作用。集团公司档案室接待近千人次的历史资料查阅,并提供了大量合同、会议材料以及来往信函等各类档案材料数千份,将事实真相呈现在法律和民众面前,为娃哈哈在达娃之争中维护自身的合法权益提供了强有力的历史凭证。

档案利用,成为凝聚娃哈哈文化的载体。作为企业历史物质形态的传承载体,档案一方面为娃哈哈文化建设提供了历史借鉴和参考,同时也为凝聚娃哈哈文化、保持企业文化建设的一贯性和继承性提供了强有力的保障。2006年以来,娃哈哈有一个温馨的传统,即每一位员工退休之际,公司工会都将为其制作精美的退休纪念册,其中历史剪影篇章需要挑选公司及个人在发展和成长过程中具有历史意义的老照片。这些记载着历史回忆的载体均是通过档案室逐张挑选、汇编完成。员工退休纪念册成为娃哈哈为退休职工送上的一份温馨而特殊意义的礼物,娃哈哈文化也在一张张泛黄的老照片中得到升华。

档案利用,成为娃哈哈向社会传递的基石。娃哈哈的档案管理,在凝聚娃哈哈文化温馨的同时,也成为娃哈哈向社会传递责任的基础力量。2003年初,全国上下团结一致抗击非典,娃哈哈档案室及时为科研部门提供了康有利饮品的研发材料和基础数据,保障了科研人员实验所需。集团研发人员在此资料基础上对产品工艺加以不断改进,成功地研制出了康有利电解质饮品,大大缩短了产品上市的周期。公司在获得巨大效益的同时,也为社会捐赠了价值达900万元的康有利电解质健康饮品,向广大非典一线工作人员和病人传递了娃哈哈的爱心责任

随着娃哈哈的不断发展壮大,集团新建分公司和新建项目越来越多,公司和员工们档案利用意识也越来越强。如今,娃哈哈集团档案室每天接待利用达30多人次。除实体借阅利用外,档案室充分利用信息化手段,建立了一个覆盖全集团的档案信息系统,同时逐步将馆藏实体档案进行扫描数字化加工,录入档案系统,用户根据权限可以在网络终端随时查询档案目录和原文,大大提高了档案利用效率。

原载于《中国档案报》2009924 1904 第三版

 
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