企业知识管理实践中的几点体会
  作者: yql       更新时间:  2010/11/29 17:42:12  文章来源:EAKMRC

企业知识管理实践中的几点体会

作者:孙志钢

来源:个人博客 http://blog.vsharing.com/clisun/A1162347.html

引言:推动企业的知识管理工作已经整一年,简单总结一下自己对当下知识管理的几点感受,由于自身所处的环境是中小企业,故观点以中小企业为主。卑之无甚高论,仅供抛砖引玉。

从企业的角度上看:

1. 知识是管理的理念已经在众多中小型企业中萌生,尤其是以知识生产为主的中小型企业(企业)。在同多家企业的交流中,各个企业的知识管理大部分处于初始阶段,或刚刚产生建立知识管理系统的想法。总体而言,对知识管理的理解各有千秋,知识管理部门的职能也千奇百怪。笔者认为,企业知识管理关键是要解决企业中员工对知识的供需关系,保证企业员工在需要的时候快速、方便的获得组织内部的知识。这里强调的是内部知识的组织和分享。在与工信部电信规划研究院张宇恒老师交流中,让我对知识管理有了更深的理解,知识管理在企业范围内是一种职能,但对于企业员工,他是一种”服务“。

2. 目前知识管理部门在中小企业中的地位很特殊,预算很有限。坦率的将,知识管理不是一个创收部门,它能够给企业带来的价值在短期内不易显现,另外效果也很难从财务角度上衡量。例如,我写个项目报告,在查阅企业的历史资料的过程中”方便了一些“,节省了”一些人时”,得到了客户的好评,到底方便了多少、节省了多少人时、客户的好评跟知识管理有多大的关系,很难量化,更难在财务上量化。由于上述原因,经常会出现领导很重视,员工很期待,投入很有限的局面。

3. 开源的KMS(知识管理系统)是中小型企业推进知识管理的捷径。目前主流的知识管理厂商提供的系统,从几十万到上百万不等,在资源有限的前提下,很难为中小企业接受。另外,知识管理系统的投入产出很难预测,贸然投入大量资金,是否会成为90年代的ERP,所以怎么看都不是理智的投资。在这种情况下如何破局?笔者所在的企业,在比较成熟的开源知识管理系统Alfresco的基础之上,总结自身的需求,做二次开发,在可控的成本内,将知识管理系统在企业推动起来。当然,开源系统与产品化的系统相比,在稳定性和服务方面还是有一定的差距,这对企业中负责人的技术要求会比较高。

从知识管理运营的角度看:

1. 知识管理必须是因需而生,阶段化的实施。未来,知识在每个企业中,都会成为一种重要资产,尤其是在知识生产型的企业中,将成为核心资产。但并非每个企业都要大张旗鼓做知识管理,做只是管理也并非一定要上知识管理系统。关键的问题是:要想清楚企业的核心知识资产是什么?以及员工对知识需要的知识是什么?知识管理可大可小,收集和分享企业的核心知识资产是知识管理,为员工定好专业资料也是知识管理。

另外,由于对员工知识的需求、企业的环境的认识是个逐渐深入的过程,所以,建议知识管理工作也是在认识的基础上,做逐步深入的过程。

在笔者一年的实践中,就是不断的重复这样的一个过程:梳理企业核心知识——了解员工知识需求——制定归档流程——优化分享途径。

2. 知识的有限分享是国内知识管理的一个重要特点。“有限分享”是个自造词。在企业中,一方面,企业(法人定义)希望员工能够充分利用企业的历史资料,快速学习,提高效率;另一方面,企业担心将这些资料全部下发给员工后,当员工离职时会将这些材料带走,更有甚者带到竞争对手那里。所以就产生了”有限分享”的概念,既让你看,又尽量不让你带走。

解决这个问题可以从两方面着手,一方面,可以控制文档的访问权限,设置文档的访问权限,不同层次的人,拥有不同级别的访问权限和范围;另一方面,可以通过在线阅读的方式,来解决员工将文档带走的问题,仿照百度文档、豆丁的方式。通过权限控制和在线阅读的方式,可以达到”有限分享”的要求。

3. 知识管理建立和贯彻管理制度和流程是关键。知识管理工作的一个重要环节就是有效收集企业的核心知识资产。虽然这些”知识资产”是属于企业的,但员工缺乏主动归档这些资料的积极性,必须有完善的制度和流程来保证。在缺乏严格的制度监管和完善的流程,很难将这些企业宝贵的财富”收缴”上来。所以,”建制度”在知识管理中时重要的一环。并且,为了保证制度的贯彻执行,需要企业高层的高度重视。

4. 让员工尝到企业知识管理的甜头才能真正推动员工的共享。在探讨知识管理的过程中,经常会讨论到这个问题:企业知识管理的知识之源在哪里?有人主张知识管理主要管理的是企业内部的知识;有人认为每个员工手里有大量的资料,所以知识管理应当推动员工将自己的资料分享出来;还有人认为,既然是为员工提供知识服务,应当将企业外的知识的收集和分享也纳入到企业知识管理中来。

笔者认为,第一种情况,脚踏实地;第二种情况,目前较难推进;第三种情况,高估了企业知识管理的能力,低估了员工自行搜集知识的能动性。

企业知识管理的第一步必须做好企业内部知识的管理和分享,为员工获取企业知识的方便途径,使他他们在知识共享中初步受益,尝到甜头。在这个环节需要建立一定的管理制度和方便的分享途径,分享的途径可以考虑建设知识管理系统(显性知识的分享)、培训(隐性知识)、Workshop、主题brainstorm等等。

企业知识管理的第二步,是建立合理的分享激励机制,推动员工的分享,逐步培养企业中知识分享的文化氛围。但企业不应当过高的预期员工分享的资料的数量和质量。最终应当以企业自有知识为主,员工分享为辅,员工分享的知识能够占10-20%就已经不错了。试想,在国内的诸多论坛中,真正的发帖的人不超过用户数的1%,绝大多数人都在潜水,员工分享文档是一个道理。

至于知识管理是否应当主动为员工收集企业外部知识,可能需要根据企业的具体情况而定。但笔者认为,一定要有个度,盲目的扩大知识管理部的职能,最终会导致知识管理失去重点。

 
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