档案信息利用服务网络化现状的思考
  作者: cjgl       更新时间:  2009/08/06 12:55:04  文章来源:EAKMRC

档案信息利用服务网络化现状的思考

付正刚

摘要:在社会信息化的趋势下,档案信息化已被高度关注。档案信息利用服务网络化是新形势下档案利用的一种新方式。由于诸多因素的制约,使得基于Internet平台的B/S模式的网络利用服务明显滞后。本文从档案信息利用服务网络化的现状、产生的原因及对策三个方面做出分析。

关键词:档案信息化 利用服务网络化 数据库

在信息意味着机遇的今天,人们对信息的需求已不亚于对食物的需求。各个行业为适应激烈的市场竞争正在与计算机技术快速地融合。“上网”已经成为各个行业宣传推销与发展自己的又一重要途径。如在网络上发布、传递、交流信息,已渐渐成为了一种时尚。成爆炸性增长的互联网用户表明网络已成为人们获取与发布有效信息的最佳方式。从档案工作的角度来看,网络将是一种有效的,且更具生命力的档案利用方式。与传统的“你查我调”的档案利用方式相比,网络化利用方式具有方便、高效等优点。为此国家档案局在《全国档案事业发展“十五”计划》中确立了加快档案信息化建设、加快档案信息的数字化及档案信息利用网络化的目标,成立了领导小组,并制定了一些有关规章和标准,这无疑会促进档案利用服务网络化的更快发展。

一、档案信息利用服务网络化的现状

档案利用服务网络化主要是基于Internet平台,通过Browser(浏览器)与架设在Web Server(服务器)后方的数字化档案信息数据库进行“对话”,将满足查询要求的档案信息以Web页的方式回送给浏览器。由于数字化的档案信息使用数据库技术进行存储、管理、查询,所以这种“Browser———Web Server———Database(数据库)”三层式的B/S架构能为利用者提供远程的快速、方便的查询服务。尽管这种利用服务方式在实现上并不复杂,但由于基础条件、专业人才、学术理论及观念方面的诸多原因,使得档案信息服务在这种新的利用服务方式上明显处于滞后状态。主要表现为以下几个方面。

从网站的建设来看,目前只有17个省档案馆建立了自己的网站;通过政府信息网开通的网站近200[1]。通过各大搜索引擎对含有关键词“档案馆”、“档案室”的网站进行搜索,所得记录不足百余条。而目前我国大的档案馆就有3500多个[2],各级各类档案室更是多不胜数,上网提供档案信息利用服务的档案馆比率不到1%

从网站提供的服务来看,Internet所能提供的许多服务只有非常少的一部分被使用。大多数档案信息网站一般只提供信息浏览服务,很少有像电子邮件服务、文件传输服务、远程登陆服务等常见服务。对利用者来说提供的服务非常有限,缺乏吸引力。

从网页的内容来看,绝大多数档案网站()实质性内容不多,许多网站提供的资源类别单一,声像档案缺乏。尤其是县市区级的,基本上只是在网上挂个名而已,根本谈不上档案信息的利用服务。甚至有的网站内容长期没有更新,有些信息资源完全失效,丧失了价值。

从档案信息数据库对网站的支持来看,大多数网站的相应页面都没有对数据库进行检索的接口,这表明这些网站无在线的档案信息数据库支持。即使有在线数据库的支持,也由于对数据库的查询操作的条件设置不够丰富,数据库中的信息资源量有限,因此难以满足各种用户利用及查询要求。

从档案信息数据库本身来看,数据库设计的结构及其它技术指标无标准化指导,各自为政,导致数据转换接口不规范、数据质量失控、数据库更新滞后等问题。这在浙江省2002年全省首次综合档案馆信息数据库建设调查中得到了验证。一管窥全豹,档案信息数据库作为新型利用服务方式的基础条件,存在着许多问题,制约着网络利用服务方式的发展。

另外,目前档案信息数据库的管理都是MIS(管理信息系统),它难以将档案管理、库房管理、办公自动化等管理功能进行空间上整合,缺乏前瞻性。而GIS(地理信息系统)除了可以完成MIS的功能外还引入了对空间对象的管理,已被用于测绘档案、房地产档案等的管理,是一种更有前途的管理系统。

二、造成档案信息利用服务网络化滞后的原因

尽管在档案信息化建设中大力推行档案信息的数字化及档案信息利用服务的网络化,但是它们的发展还是比较滞后。笔者认为主要有以下几个方面的原因。

1.对档案信息利用服务网络化及其重要性认识不够。在社会信息化的趋势下,档案资源数量剧增,档案载体丰富多样,档案内容分散交叉现象日益繁多,这使得传统的以馆藏为中心的档案信息服务模式难以适应现代化的要求。而借助于计算机及网络技术向以用户为中心的服务模式的转变能够很好的实现档案管理与档案利用的结合。基于B/S模式的网络化利用就是以人为本的思想,在最短的时间内为用户提供有效信息量尽可能大的信息。这种高质量的服务是我们进行档案利用服务网络化的根本出发点。只有正确认识这一点,我们才能避免达标工程、追风现象的发生。很多网站流于形式就是源于此。对于有些档案管理部门,他们在硬件上具备了网络化利用条件,但在缺乏人才和理论的指导下,它们不能探索创新,主动适应新形势的变化,而是持一种观望、等待的态度,这也是认识不够的一种表现。

2.档案信息数据库质量不高制约了网络化利用方式的发展。档案信息利用服务网络化的基础条件就是将档案信息的数字化,建立档案信息数据库。但由于档案信息数据库的定制缺乏标准化理论的指导,致使档案信息数据库在接口规范、数据质量上都存在不少问题。对于已经实现计算机管理档案的单位,由于管理软件上的差异,数据库结构形式有很大的不同,使得在同一部门中就很难实现信息资源共享,再加上这类管理软件大多使用的是中小型的数据库管理软件,从安全性、可靠性上来看都不适合用于B/S模式的后台数据库。数据库的转换及管理系统重新建设都是一笔不小的开销。对于现在准备使用计算机管理档案的单位,在管理软件的选择上、数据库的结构定制上实质是一种博弈行为,究竟哪一种管理软件和数据库结构更具有生命力难以定论。

3.档案人才素质限制。档案数据库的建设与档案利用方式的转变与人才素质是密切相关的。档案信息化建设是一项复杂的系统工程,它涉及到包括计算机技术、网络技术、信息安全技术等多面,因此对于档案人才素质有较高的要求。如基于B/S模式的网络化利用要求管理人员掌握WEB技术,IP技术及数据库技术等计算机专门技术,还要求掌握档案利用技术。这种专门人才在档案系统内明显缺乏。许多档案馆()采用合作的方式来开发档案网站,而这种过分依赖于合作方的做法得不偿失,一旦脱离合作,网站就没有人维护、更新,导致所有的投入都化为乌有。

4.实践中缺乏理论支持。在档案信息化建设的过程中,除了实践中产生的问题外,还面临着许多理论上的问题。如档案信息数据库如何定制、档案与档案信息的区别、档案信息的所有权归属、档案信息能否上网发布的依据、网上档案信息的法律凭证效力、数字档案馆如何建立等,都是我们在建设档案信息网站,提供网络利用时需要解决的理论问题。这些理论将档案信息的网络利用服务从本质上与其它信息在网上的发布与利用区分开来。

档案利用服务网络化发展的滞后,除了上述原因之外,还有像资金不足、主管部门的重视程度不够、档案数字化难度大等一些原因,也是我们在档案信息化建设中需要着手解决的问题。

三、如何加快档案信息利用服务网络化

首先,对档案信息利用服务网络化应有一个正确而清晰地认识。上级主管部门应成立一个专门小组,运用行政手段,采用宏观的指导性规划与具体实施相结合的策略,在全国范围内做出部署,督促各级各类档案馆()参与档案信息化建设的行列。各级各类档案馆()结合自身实际分清主次,按阶段、有条理地进行实施。

其次,始终要将高质量的档案信息数据库建设作为重点。高质量的数据库是实现网络利用的基础条件。一个数据库质量的高低,将直接影响为用户提供的服务质量。那么如何进行高质量数据库的建设呢?

1.对档案信息先进行著录标引,按照著录规则建好目录数据库,切忌急功近利,直接按照全引目录录入。对于已录入数据库的不规范条目,要依标准进行更正。

2.按现有制定的标准将档案进行数字化。可将档案按利用率的高低有计划分步骤地数字化。尤其是图片、声音、视频等网上利用率较高且利用方便的档案更应尽早数字化。在档案信息录入时应注意数据录入到数据库中的信息必须是有价值的信息,输入的数据必须绝对的正确,各种类型的档案数据格式必须一致,而且最终要转换为标准化的数据格式,为实现档案的全文检索打好基础。譬如用不同文字处理软件形成的电子文档,在保存时一定要转换为某一种文档格式,这样便于在全文进入数据库时能够保持一致。

3.按现有的国家暂行标准,将无纸办公部分形成的电子档案进行归档、整理、分类,不断丰富档案信息数据库,为档案网络化利用做好阶段性的准备。如国家有关部门制定的《电子文件归档与电子档案管理概论》、《电子文件归档与电子档案管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《档案缩微品保管规范》等,我们必须用它们来规范日常的档案工作。

4.加强各级档案部门的纵横向联系,进行档案信息数据共享,以拓展数据库的涵盖范围。从理论上来讲,共享必将使得数据库在结构上、接口规范上做出统一,这种共享的范围越广,就越利于档案信息数据库标准化建设方案的出现。

最后,要进一步提高档案人才素质。目前,档案网站的建立、管理、维护,数据库的开发、利用在技术支持上都有不同程度的困难,这是缺乏高素质档案人才的表现之一。由于建立一个合理、高效、易于维护的数据库的关键在于档案工作人员对各种技术的熟练运用,因此档案人才素质的提高及档案人才的引进有利于解决人才匮乏的窘境。在人员素质提高方面,可对现有的档案工作人员择优进行一些专项知识的培训或深造;通过加强与档案工作先进国家的交流与合作;邀请国内外同行专家进行参观、来访交流等措施,从观念上、意识上、技术上对档案工作人员进行提高。在人才引进方面,可运用市场机制,择优选择,引进自己的专门人才,从而从根本上解决人才对档案信息建设的制约。

参考文献:

[1] 刘国能.当前全国档案工作的几点思考[J].档案学研究,2002,(3)

[2] 甘芸.浅谈科技档案网络化管理[J].科技档案, 2002,(2).

(本文原载于《湖北民族学院学报(哲学社会科学版)(2002年第5期)

 
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