数码照片档案管理规范与原则
  作者: cjgl       更新时间:  2009/08/10 18:53:49  文章来源:EAKMRC

数码照片档案管理规范与原则

章笑梅 王艳明 罗忆 付正刚 唐文进

随着数码照相机的迅速普及应用,数码照片大量形成,档案馆(室)也开始接收越来越多的数码照片归档,但是由于数码照片毕竟不同于传统纸质照片,数码照片档案如何定义?数码照片的管理应依据哪些现有的标准与规范?应遵循哪些原则等均是目前亟待解决和澄清的问题。

一、数码照片档案的概念及其涵义

要廓清数码照片档案的概念,首先需要弄清楚什么是数码照片。

从摄影的角度看,数码照相与传统摄影在相机的光学结构上和摄影原理上并无差别,其主要差别就在于其结像形式发生了根本的变化,传统的摄影是利用感光材料的光化学变化来实现影像的记录和保存的,而数码照相是利用感光电子元件(CCDCMOS)将光学信号转换为二进制数字信息在存储载体上记录和保存起来的。因此,数码照片从根本上看是一种电子文件。故用电子文件的属性可将数码照片定义为“用数码照相机、扫描仪等设备获得的以数字形式存储于光盘、磁盘等载体上,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传送的静态图像文件”。

数码照片归档后就作为档案保存了,也就成为我们所说的数码照片档案。故此我们可以认为“数码照片档案是那些具有记录属性和保存价值的、符合相关要求的、归档保存的数码照片”。

数码照片档案概念的涵义告诉我们,不是所有的数码照片都能够归档作为档案保存的,数码照相普及程度越来越高,形成的原因多种多样,记录的内容千差万别,数量越来越庞大,重复率也很高,因此无论从理论上分析还是从管理上的可能来看,不是所有的数码照片都可以归档作为档案保存的。数码照片成为档案至少要满足以下要求:

1、具有文件的记录属性和存档价值

档案是人们各种社会活动的直接记录。在机构的各项工作中首先会形成具有记录属性的文件,这是其成为档案的前提。数码照片有的是机构工作中形成的,但也有很多纯粹是在生活、娱乐中形成的,对机构工作的记录作用很小,保存的价值也很小。因此,对于数码照片的归档,首先要确认它的记录属性,然后鉴别它的保存价值,才能决定其能否转化为数码照片档案。

2、要符合相关要求或者规定

这一点主要是考虑数码照片的特殊性和适应管理的需要而提出的。数码照像由于普及率高、成像迅速快捷、存储载体容量大且可以重复使用的原因,导致在特定的工作中的一个特定的场面或者事件可以拍摄许多张质量各异、重复率高的数码照片,从理论上讲,它们也许都具有记录属性和保存价值,但是重复率高、质量差别大、数据量大,保存和利用起来会占有、浪费很大的管理资源和系统资源(如果使用电子文件管理系统或者数码照片档案管理系统的话),因此数码照片的归档必须要符合相关的要求和规定。这种要求和规定对于国家和地方来说就是要如同制定《照片档案管理规范》(GB/T 118212002)一样研究制定关于“数码照片档案管理的标准与规范”,对于机构而言就是制定数码照片归档或者管理的实施细则等规范性文件和制度,从而保障数码照片管理的科学性。

二、数码照片档案的构成及保存(归档)范围

要管理好数码照片档案,首先必须要清楚数码照片档案的构成,这样才能明确数码照片档案的归档范围,进而有针对性地制定管理模式与方法,实现数码照片档案的科学化管理。

《照片档案管理规范》(GB/T 118212002)中明确规定传统照片档案的构成包括三个方面:底片、照片和说明(符号说明、文字说明),这三者构成一套完整的照片档案,我国各级档案馆室也是遵照这种规范来科学管理照片档案的。那么数码照片档案呢?我们知道,数码照片区分底片和照片没有任何意义,我们利用图像处理软件(如“画图”、Photoshop等)可以灵活的对数码照片实现传统意义上底、照片之间的转换。因此,科学分析并借鉴《照片档案管理规范》(GB/T118212002),我们认为数码照片档案的构成包括两个方面:数字影像(或照片)和说明。

数字影像是电子文件,对它的管理需要遵循电子文件管理的理论与模式。而电子文件的管理必须保障其长期保存的真实性、可读性、完整性和安全性,要实现这样的目标就必须完整地保存电子文件的元数据。因此,对数字影像的管理除了保存影像本身信息之外,还必须保存和管理好数字影像的元数据。这样我们就可以进一步把数码照片档案的构成区分为数字影像、元数据和说明,说明同样包括符号说明和文字说明。

当然,也有的专家认为数码照片档案的说明其实也是关于数码照片的内容、结构和背景信息的描述,本质上仍然属于元数据的范畴,因此从严格意义上讲,数码照片档案的管理就是对数字影像及其元数据的管理,这也符合电子文件管理的基本原理。

明确了数码照片的构成,我们就可以制定出数码照片档案的归档范围,研制科学的管理模式,实现对数码照片档案的数字影像、元数据和说明的科学管理。

三、数码照片档案管理的规范及其原则

1、数码照片档案的管理规范

数码照片档案的管理目前国家还没有出台专门的标准及规范,但这并不等于数码照片档案的管理没有可依据的规范。数码照片档案首先是电子文件的一个种类,同时它又是一种特殊形式的照片档案,因此国家制定关于电子文件和照片档案管理方面的管理规范都适用于数码照片档案的管理。

首先,数码照片档案的管理要执行200351日实施的国家标准《电子文件归档与管理规范》(GBT18894———2002),该标准不仅对于电子文件管理的原理及实践工作的各个环节进行了较为具体的规定,而且推荐了图像文件的通用存档标准,强调了各类电子文件(包括数码照片档案)元数据管理的重要性及其管理方式。目前除国家标准外,各个地方、行业及其机关企事业单位也都制定了电子文件管理方面的标准、规范或者实施细则,这些也都是数码照片档案管理所要执行的规范。

其次,数码照片档案的管理也要参照和执行国家、地方、行业及其基层企事业单位所制定的关于照片档案管理方面的标准、规范和实施细则。其中最为重要的规范就是国家标准《照片档案管理规范》(GB/T118212002),该规范对于照片档案管理的模式、方法进行了具体的规定,数码照片档案管理的许多环节都可以参照实施。

2、数码照片档案的管理原则

由于数码照片档案在形成、管理和利用上的特殊性,为了实现数码照片档案的科学管理并提高管理效益,数码照片档案的管理应遵循以下原则:

⑴真实性保障原则

数码照片如同所有电子文件一样,具有易编辑修改的特点,利用各种图像处理软件可以对数码照片做出各种意图的编辑与修改。从摄影和图像信息处理的角度来看这是个不错的优点,也受到许多摄影爱好者的欢迎,但是对于作为档案保存的数码照片来看,这却是一种对其安全性和真实性构成威胁的隐患。因此,对于数码照片档案而言,在归档前后怎样始终保持其原始真实性是数码照片档案管理的重要课题。

为了保持数码照片档案的真实性,必须制定维护其真实性的制度和措施,在归档之前的拍摄、保存、使用等环节实施超前控制,在归档之后的管理和利用过程中从系统到照片影像实现安全管理。

⑵择优归档(保存)原则

由于数码照相目前具有很高的普及率,拍摄快捷便利、存储卡容量越来越大且可以重复使用,因此在机构的各项活动中关于一个场景、一项工作会有多部相机拍摄下大量内容重复近似的数码照片,从理论上讲它们都是真实的记录,可以全部归档。但是这样都归档很显然既无必要,也会大量浪费(电子文件管理、数码照片档案管理)系统资源,提高管理成本,故在实际工作中对于数码照片应该采取择优归档(保存)原则。

在实际工作中可以采取下列措施实现数码照片档案择优归档。

第一,同一场景、同一内容的数码照片只选一张;

第二,同一场景、同一内容的数码照片选择最具有代表性、质量最好的照片;第三,一组照片最好选择同一部照相机所拍摄的,这样数据格式和编码一致,元数据互相关联;

第四,要选择格式符合国家标准的数码照片;

第五,要选择内容确定、文字说明完整的数码照片。

⑶有利使用原则

作为档案保存的数码照片,要有利于使用和查阅。作为一种电子文件的数码照片档案一定要利用其优良的联机联网性能,实现高效率的查阅和利用,具体可从以下几个方面着手。

第一,采用电子文件管理系统管理数码照片档案,或者开发专门的数码照片档案管理系统,并实现与各种网络的联接,实现在线利用。

第二,研究适合本系统本单位的数码照片档案分类方法,实现全部数码照片档案的有序化,从而方便利用和数据建库。

第三,数码照片也是电子文件,为了管理、利用、著录的方便也应该像其他文件一样进行命名。命名既要简洁,又要尽量多的揭示相当的信息量。

第四,备份光盘必须建立科学完善的光盘说明文件。

⑷安全性保障原则

作为档案保存的数码照片广泛涉及国家、集体、机构及个人的政治、军事、经济、法律、科学技术、经营、财产等利益,具有程度不同的保密性,因此数码照片档案的管理必须确保安全。作为数码照片档案的系统必须具有足够的安全性,同时要制定相关的保密规定,从技术和制度两个层面来保障数码照片档案的安全性。

⑸备份原则

由于系统的不稳定性、载体的不稳定性、环境的污染、黑客的攻击和病毒的破坏,作为电子文件的数码照片具有很强的不稳定性,因此在管理中必须对数码照片档案进行各种形式的备份。

由于管理模式的不同,对数码照片进行备份可以采取不同的方法,但大体上有三种形式。一是对于在电子文件管理系统或者数码照片档案管理系统中对数码照片档案进行在线备份,从而确保系统的正常运行;二是利用稳定的载体进行脱机备份,以利于长期安全保存;三是对于重要的和利用频率高的数码照片档案冲印成纸质照片实现双套保存。

(本文原载于《湖北档案》2009年第5期)

 
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