《中国档案分类法》类目在使用过程中的调整
  作者: cjgl       更新时间:  2009/08/10 19:12:30  文章来源:EAKMRC

《中国档案分类法》类目在使用过程中的调整

胡明想

[ ] 本文分析了对《中国档案分类法》类目进行调整的依据和应注意的问题,并讨论了其调整的内容。

[关键词] 《中国档案分类法》 使用 类目调整

《中国档案分类法》(下称《中档法》)第二版在第一版的基础上作了很大改动,基本上能满足各馆的档案分类需要。由于社会活动随时会产生新的档案种类,加上各类档案馆的读者有特殊的检索习惯,所以新版《中档法》在使用过程中,有些单位会根据馆藏特点和读者需要,对其类目进行“微调”。

1 对《中档法》类目进行调整的依据

《中档法》编制说明第七章“分类法的管理”规定:“各级档案部门在使用本分类法的过程中,对类目和注释如有增加和修改意见,须向《中国档案分类法》编辑委员会提出具体意见,经编委会批准后,定期或不定期用书面形式通告全国档案部门,方为有效。”这是能对《中档法》类目进行调整的依据。

2 对《中档法》类目进行调整应注意的问题

(1)一切调整内容不得违背其编制原则。要保证调整后的分类法体系仍以职能分工为基础,并力求能反映我国档案的特点,适应人们广泛利用档案的需要。

(2)调整后不能改变类目序列的逻辑关系。《中档法》是体系分类法,以概念划分和概括的原理为基础,要求类目的每次划分只能使用一个标准,不能同时使用两个或两个以上的标准;每个类所划分出来的子类应相互排斥;各子类的外延之和等于母类的外延;每次划分必须把每类划分为它最邻近的子类,不能跳类划分。由于每次划分采用的是尽量列举的方法,为了避免列举不全面,以“其它”作为最后一个类目的名称。这种方法在主表中大量采用,调整时也可沿袭。

(3)新增设的类目应有文献作保证。英国学者休姆(E. W. Hulme)1911年在《分类法原则》一书中指出:“如果已知关于某一主题的存在,则该主题的术语立为类目是有根据的;如果没有文献的存在,则该主题中的术语立为类目是无根据的,不应予以保留。”休姆的这一观点被后世的分类法编制者广泛采纳。在调整分类法时,如要增加某一新类目,就要研究是否有足够的档案数量可以归入;如果数量很少,归入最为邻近的类目就行了,不必增设新类目。

(4)新增类目所配类号要与《中档法》的配号制度相符。《中档法》采用的是汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合制,拼音字母一般用来标记大类,我们调整时不可能也不允许涉及大类,所以新增类目标记符号的配备只是数字的配备。数字的编号要采用层累制,同位类目按先后顺序依次给号,数字的位数一般反映类目的级位。如果同位类超过九个,则依《中档法》采用八分法。由于新增加的类目大多是细化类目,一般不需要用双位制。

(5)调整内容要及时上报。按照规定,所有对《中档法》的调整,都要上报《中档法》编委会,得到编委会的批准后,方能正式使用。这就给编委会提出了要求,即快速处理各类档案馆提交的调整报告,并正确作出回答。有些技术性问题须经专家研究才能决定,有些改动既要局部可行,又要与《中档法》的整体不相矛盾。

3 《中档法》类目在使用过程中的调整内容

(1)规定各类的详略程度。《中档法》以国家全部档案作为其分类对象,适用于各历史时期各类档案的分类,档案种类齐全的中央级档案馆,可以依《中档法》既定类目的详略程度使用。地方档案馆馆藏结构大体相似,但没有《中档法》列出的门类齐全的档案,它们可以根据自己的馆藏特点,对重点类目详细列类,对关系不大的类别可以简略。专业档案馆的馆藏具有独特性,除与自己专业相关的类目外,其他种类档案很少,有的甚至根本没有,因而对于与自己专业关系不大的类目完全可以简略。

(2)细化现有类目。细化类目是调整的重要内容,它是将有关类目扩充和细化,以适应类分有关文献的需要。细化的方法主要有:

第一,将注释配号列作细目。注释是分类法的重要组成部分,又称类目注释,是对类名的补充说明。注释共有七种,其中的“范围及涵义注释”,列举类目所包涵的各个方面或种类,将这种注释配上标记符号,便可起到细化类目的作用。如在《清代档案分类表》(一版)C17礼仪”类目下,注有“旌表、封典、祭祀、过继、归宗、改名、复籍入此”,可以将其改为:

C17 礼仪

171 旌表

172 封典

173 祭祀

174 过继

175 归宗

176 改名

177 复籍

第二,加注使用仿分、组配或增设复分表。加注仿分、组配,可在不增加分类法篇幅的情况下,提高分类法的专指度。如在《中档法》(一版)GA932档案馆事业”类目下,加上“各类档案馆管理用组配编号法”的注释,便可使各类档案馆的管理档案各有自己的类号,如航空档案馆管理的分类号是GA932:NL,林业档案馆管理的分类号是GA932:MB等。此外,还可以根据需要增设复分表,达到细化类目的目的。

(3)增设新类目。当新出现的档案种类在分类法中无类可归时,有必要增设新的类目。增设新类目的方法有以下几种:可以将新类从“其它”中分蘖出来,利用空号配上标记符号;直接利用空号设置新类目;局部改动号码列出新类目。由于增设新类目的技术难度较大,应严格按照调整使用本的原则进行。

(4)集中相关类目。体系分类法以概念的划分和概括作为其基本原理,与分面分类法相比,其结构显得呆板。为了克服这一缺点,体系分类法多以注释的形式(如“宜入”、“参见”、组配等),注明类目之间的联系,指明类分有关档案时的选择性。一般来说,有这些注释的类目之间是相关关系。一个档案馆在使用《中档法》时,可以根据本馆的馆藏特点和读者的检索习惯,作相应的调整。即:重新规定“宜入”的类目;将“参见”类目合并,并作相应的说明;可扩大或重新规定组配范围。

(5)修改不适合的类目或类目注释,增加必要的说明语。对不明确或不适合的类目及类目注释进行修改,可消除其模糊性,使其概念含义明确,容易理解。同时,对本馆确定的特殊分类细则,要作简要说明。

参考文献

1 冯子直主编.中国档案分类法.北京:档案出版社,1987.

2 侯汉清,王荣授主编.图书馆分类工作手册.北京:科学技术文献出版社,1992.

3 邹步英等编著.《中档法》的理论与使用.北京:档案出版社,1988.

(本文原载于《图书情报知识》1999年第1)

 
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