倪丽娟教授:企业档案工作模式构建的背景分析
  作者: wlh       更新时间:  2009/10/11 21:23:41  文章来源:EAKMRC

企业档案工作模式构建的背景分析

倪丽娟 任越

当前,我国企业正经历由计划经济向市场经济、传统手工管理向现代自动化管理的变迁,特别是入世对企业提出了新的挑战。为适应形势的需要,必须重新构建现代企业档案工作模式,而欲构建科学的企业档案工作模式,必须从以下几方面着手深入分析其背景。

一、经济背景

与世界其他国家企业不同的是,我国企业经历了由计划经济体制向市场经济体制转变的过程,对于刚刚进入市场经济机制的中国企业,仍然面临着旧的、过时的计划经济体制的影响。在计划经济时期,企业属国家所有,政企一家,企业只能在政府意志下严格按照国家的计划从事各项活动。在这种体制下,企业自主发展权十分有限,这也决定了企业档案工作自主发展权受到限制。一方面,多数企业规模较小,形态较为单一,国家档案行政管理部门对企业档案工作实行的是大一统的管理模式,很少研究企业内部档案工作的微观管理体制;另一方面,企业所有制形式单一,很少探讨适合自身发展的档案管理体制。主要体现在:第一,企业对本单位的档案不享受独立支配权,企业档案随时有被以各种借口无偿调用的可能,这意味着企业对档案不享有独立的占有和独立收益的权利,而这两项权利正是企业档案自主发展的最基本的条件。第二,企业对档案工作的组织形式和实体管理模式没有发言权,必须按照有关部门的统一规定,不得自行其是。所以,企业在档案工作方面很自然地表现出一种惰性,即对政府和上级领导部门的依赖。这种依赖源于企业缺乏自主自决的外部环境和创新进取的内在功能。第三,在长期的计划经济体制下,由于受到政府这把大伞的庇护太久,国有企业在经营运作上的时间、效率观念比较淡漠,对企业档案信息不够重视,使企业对档案信息的开发利用常常滞后于企业生产经营之所需。第四,计划经济时期,企业一直依赖政府,即使处于改制时期企业创新能力也很有限,企业的档案信息开发利用工作只是按部就班,应付上级的检查,档案信息资源处于静止“睡眠状态”。第五,在管理方式上,企业档案工作只重视分工,不重视合作。企业档案管理大多采用的是以手工管理为主的无竞争机制的行政手段。同样,在管理手段上,企业档案工作只重视档案的收集,不重视开发利用,造成企业档案大量积压,档案信息资源有量无质,造成档案工作严重脱离其利用的轨道。

社会主义市场经济体制的建立与完善,使企业所受的压力和冲击增大。作为企业经营管理环节之一的企业档案工作同样遇到许多新困难、新问题。企业档案工作必须面对市场经济,接受市场经济规则和制度的制约和影响。

第一,市场经济对企业档案工作机构的制约和影响。市场经济要求企业必须以经济效益为核心,这是市场经济建立的本质要求。这就要求企业档案机构能够在档案资源中开发出为提高企业经济效益服务的有用信息。而传统企业档案机构人员冗繁,机构重叠,思想陈旧,已经无法满足市场经济发展的要求。随着市场经济的建立,一些大中型企业在转换经营机制过程中撤销了某些机构,精简了部分人员,借鉴国外企业档案管理模式,重新建立了“档案信息中心”、“企业信息中心"、“档案馆",集企业图书、情报、档案、经营、统计等信息为一体,建立起新型企业档案工作机构,以适应企业面面临的激烈的市场竞争和企业信息量的需求为基础,为企业档案工作发展创出了一条适应本企业生产、管理、经营、科研的新路。

第二,市场经济对企业档案内容的制约和影响。进入市场经济以后,企业的经营管理不再受政府行为的左右,企业在生产经营中具有更大的自主性,形成大量的企业经营档案,其中投资、经营材料、资产评估材料、上市公司材料、经营销售材料、各种合同、商标及注册材料、产品广告宣传材料等成为企业非常重要的档案材料。这些档案材料在企业中的作用越来越重要,关注和重视这类档案材料的收集、管理和提供利用,是企业档案工作重要内容。

第三,市场经济对企业档案工作利用的制约和影响。随着市场经济的不断推进,企业档案信息开发利用的重点正逐步向具有经济效益、社会效益的各类信息综合开发利用发展。企业领导者和经营者对档案信息开发利用的意识加强,信息需求是多方位的,既需要过去信息,也需要现实信息,既需要企业内部信息,同样需要企业外部信息。

二、政治背景

随着国有企业改革的不断变化,企业产权关系进一步明晰,国有资产的所有者代表将被指定为一个或几个部门,其他政府部门与企业直接脱离关系。过去主要依靠行政命令的管理方式和工作方法将不再生效。同时,随着现代企业制度的建立,企业内部管理结构和管理方式也将发生根本性的变化,企业将不再像过去那样,比照政府机构的组成形式设置内部机构,现代企业制度的建立对企业档案工作产生了深刻的影响。

现代企业制度要求企业管理机构精简高效。档案部门的机构设置——档案室的统一模式已经不能适应新形势下企业发展的客观要求。企业档案机构的设置要与企业改革的实践相一致,要适应整个企业管理和经营决策的需要,能够促进企业发展,提高企业竞争力,提供各种综合信息和及时有效的优质服务。我国企业呈现多种资产重组形式,在企业档案管理模式上应建立与现代企业制度相适应的档案管理机构体系。

现代企业制度要求企业要面向市场转换企业经营机制,逐步形成经营者能上能下,人员能进能出,收入能增能减,技术不断更新创新,国有资产保值的机制。这种机制的建立,要求档案管理更好地为生产、科研和各项工作服务。档案管理的制度、手段、方式都要逐步建立与之相适应的新的运行模式。

三、国际背景

加入WTO,会使我国的产品在WTO现有的成员国家(地区)中取得最惠国和无歧视待遇,会吸引更多的国家企业家来华投资。但加入WTO,也会在短时期内不可避免地给中国尚不成熟的市场及各行各业带来种种负面影响。档案工作作为国民经济和社会发展各项事业的基础性管理工作,势必受到WTO的运行机制、基本原则、主要规则及其带来的新思维、新观念、新事物的影响。

()加入WTO对我国企业档案工作基础地位的影响。长期以来,我国企业档案工作在企业内部管理工作中处于无用的地位。加入WTO后,企业档案工作由过去单纯收集档案逐渐转变为重开发利用服务,特别是在中国第一起反倾销案上表现得特别明显。200112月,加拿大PPG公司和LAMIVEG公司向加拿大海关总署提出公诉,指控中国的汽车挡风玻璃产品在加拿大市场进行反倾销。历经9个月,最终此案以中方的胜诉而告终。在这起案件审理过程中,起到关键作用的是中国企业长年积累下来的档案材料,这些材料保存完整、准确,为法庭辩论提供了充足详细的证据,最终中方大获全胜。此案在全国企业界掀起轩然大波,各大企业上层领导机构真正认识到了档案材料的有用性,认识到了企业档案工作的重要性,开始重新审视企业档案工作,档案工作逐渐呈上升之势。

()加入WTO对我国企业档案资源开发的影响。档案作为一种重要的信息资源与财富,是企业最鲜活、最权威的信息资源之一。企业的档案信息资源应当在不断的开发利用中满足市场需要,使企业取得更多的经济效益。档案作为一种重要的信息资源,是重要的无形资产,呈现出前所未有的优势。这对于企业在竞争中取胜具有重要的意义。加入WTO中国企业与外商的竞争主要体现在产品上,产品质量和高新技术开发必须以占有充分可靠的文献资料为基础。企业科技档案以及其他类似订单档案、销售档案、业绩档案,对企业日后在产品开发、制定营销计划中有着极为重要的作用。

()加入WTO对我国企业档案人员的影响。加入WTO,中国进一步与国际市场接轨,按照国际规范与国际惯例参与国际竞争,遵循国际市场的规则,实现档案数字化,传输网络化,资源共享化,要求档案管理人员智能结构要优化。

首先,基础性能力要增强。档案工作人员不仅要具备从事档案工作的前提和基础——归档整理能力,还要具备应用文写作能力、新闻写作能力,以适应档案宣传工作的需要。同时,随着档案学知识不断变化、更新,新兴科学技术知识、新理论不断渗透到档案学理论之中,新的档案学分支学科不断出现,尤其是加入WTO后,大量进口世界上先进的生产设备,大量随机的设备档案都是外文,因而档案人员要具备一定的外语能力。此外,还要具备接待、咨询、利用、开发档案信息资源、公共社交能力。

其次,辅助性能力的深化。现代化办公设备操作的熟练,如计算机、传真机、复印机等的使用,光盘、录像、录音带等磁性档案材料管理的能力要不断提高。

最后,扩展性能力的强化。开拓创新的能力,不仅在学习上能够融会贯通地掌握新知识,而且要善于利用新知识有所创新,有所前进。有创新意识和创新本领,才能追求工作的高质量和高效益。

参考文献:

1.原万红“改制后企业档案工作发展思路”《科技情报开发与经济》2003.3

2.马素萍“中国入世与企业档案工作对策”《档案学通讯》2003.6

3.国家档案局、中央档案馆“关于贯彻落实党的十五届四中全会精神进一步加强国有企业档案工作的通知”《档案工作文件集》(第八集)中国档案出版社2002.10

(本文转自《黑龙江档案》2005年第1期)

 
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