倪丽娟教授:黑龙江省大中型企业档案工作调查分析
  作者: wlh       更新时间:  2009/10/16 20:59:43  文章来源:EAKMRC

黑龙江省大中型企业档案工作调查分析

倪丽娟 任越

入世给我国企业档案工作带来了机遇与挑战。为了适应新形势的需要,构建更完善的企业档案工作模式,加快企业潜在档案信息资源的开发,为企业在国际市场的发展提供信息支持,我们对黑龙江省百家大中型企业的档案管理工作现状进行了系统的调查,并对大量的调查数据进行了测量统计和聚类分析,形成了准确的调查数据。

一、从调查结果分析黑龙江省企业档案工作的进步

()企业档案管理机制稳步发展,档案管理制度更加完备,呈逐渐上升之态

200210月,国家档案局、国家计委、国家经贸委联合颁布了《企业档案管理规定》。一年来,全省企业档案工作取得了较大的发展,其中比较重大的进步是各企业从自身的实践出发,建立了完备的档案管理制度。

1.企业是否具有完备的机关制度调查结果:

A.非常完备26%; B.比较完备67%; C.不完备6%; D.弃权1%

1主要调查企业整体发展是否有制度作保障。有了制度的保障,企业发展才能步入有条不紊、循序渐进的轨道。调查结果显示93%的企业具有完备的机关制度。档案工作是各业务部门协同工作而运行的,完备的机关制度可以使档案管理工作更加系统化和程序化,从而保证归档信息的完整和齐全。

2.企业档案部门是否经常与各职能部门进行沟通协调解决档案管理的有关问题调查结果:

A.经常沟通60%; B.偶尔联系37%; C.从不协调沟通6%

2是表1的延续。随着机关制度的完备,档案部门与机关各职能部门的关系得到了根本的转变。从调查结果看,97%的企业档案部门能够定期与企业各职能部门沟通解决在档案管理问题上产生的分歧,以合作的方式解决问题,改变了档案归档或管理工作中出现问题时互相推诱的现象,这与企业机关制度的完备是分不开的。

3企业档案工作是否有具体的管理制度调查结果:

A.完全具有58%; B.有但不完备40%; C.不具有2%

4.企业是否制仃本企业档案管理制度调查结果:

A.制订并严格遵守54%; B.制订但具体问题具体分析40%; C.没有制订6%

在企业机关制度完备的同时,企业档案部门近年来也制定了完备的档案管理制度,以确保档案管理工作的顺利开展。

5.企业各类档案馆藏数量调查结果:

党政工团文书档案153789;会计档案228140;生产技术档案175357;人事档案120799;实物档案203;产品档案172;科技档案104130;经营管理档案157844;照片档案56372;电子档案5466;行政档案347;业务档案193件。

5主要体现了企业目前馆藏量的情况。从统计数字中可以看出企业收集的档案的类型明显增加,数量也有明显提高,例如会计档案、人事档案。这都是与企业内部组织制度和企业档案管理制度的完备有直接的关系。

()档案管理基础设施更加完善,保管条件明显改善

随着近年来档案在经营运转、经贸往来、生意洽谈等关系到企业命运的活动中所起到的作用,企业从档案中收到的效益越来越大,对档案部门的投入相对增加,档案管理的基础设施得以不断完善。

6.企业档案实体保管条件调查结果:

A.优秀20%; B.良好63%; C.一般17%

7.企业档案实体保管方式调查结果:

A.档案柜式69%; B.密集架式12%; C书架式7%; AB.7%; AC.5%

8.企业档案保管与工作条件调查结果:

以上三项是对企业档案基础设施和保管条件的调查。结果显示已经有91%的企业有了专门档案库房,并且拥有档案维护设施及安全保障设施,保管条件良好以上的高达83%,足见档案基础设施建设的改善。此外,办公室也是由无到有,档案办公用品由缺乏到充足,档案由敞开摆放到91%以上的密集架和档案柜的保存,体现了企业档案部门已经由过去的低级管理进入了现在的高级管理阶段。企业档案基础设施改善的另一方面表现为对一些具有高级保管条件和高级利用方式的档案的接收。

9.企业各类档案所占比例调查结果:

党政工团文书档案90%;会计档案72%;生产技术档案66%;人事档案65%;实物档案6%;产品档案5%;科技档案72%;经营管理档案65%;照片档案65%;电子档案23%;行政档案10%;业务档案6%

9表明照片档案、电子档案、实物档案等需要较好保管条件和利用条件的档案逐渐被企业档案部门接收。这一方面表明档案部门已经充分认识到这些档案的利用和参考价值,另一方面说明档案部门己经具备了保管这些档案的条件和设施,过去难于保管或不能保管的档案,如今己经列入档案部门收集的范围,可见企业档案部门的基础设施有了明显的改善。

()档案收集范围扩大,档案信息资源变静态为动态,变单一信息为综合开发,实现了内部信息与外部信息的有效结合

由表59可以看出,目前我省企业档案的收集范围呈扩大趋势,诸多企业把对本企业有用、有利用价值的资料统统收集起来。我国加入WTO后,企业充分认识到信息特别是国外商家信息的重要性。只有充分了解对方,熟悉对方的商业手段和伎俩,才能在国际商战中占尽优势,从而维护本企业和国家的合法利益。很多企业将本行业强劲竞争对手的档案通过某些途径收集起来,建档立卷,为领导决策和组织生产起到了积极的作用。

除此之外,拥有网络技术的企业利用网络传输快、范围广的特点,将企业某些有用的内部档案上传到网络上,供其他商家和合作伙伴共享;将企业的内部信息与外部信息结合起来,打破了计划经济时代企业档案资料垄断的局面;将档案信息有步骤地公开化,有助于企业自我推销,打开市场,变“商家找市场”为“市场找商家”。

10.企业各类档案共享比例调查结果:

党政工团文书档案7/26; 会计档案6/26; 科技档案10/26; 设备类资料3/26

11.企业各类档案公开比例调查结果:

12.企业档案信息资派中某些次重要信.息向社会开放情况调查结果:

A.是,全部开放5% ;B.是,有选择性开放47%; C.47%; D.弃权1%

以上三表主要调查企业档案在网络中的开放程度。从调查结果看,企业设备技术类档案在网络上公开量是最多的,约5万卷左右。可见企业将技术放在吸收合作者和消费者的首位,企业在市场中的优胜劣汰,技术是最具有竞争力的,谁拥有技术能力,谁就能减少消耗成本,提高企业的效益。企业规章制度档案则是企业形象的代表,企业在市场中沉浮,制度是保障,具有强制约束力但又不失活力的制度,能够激励员工,会因制度的张弛合理得到市场的认可和业内专家的承认,从而树立企业良好的经营理念和形象。

调查结果还显示,企业并不是将所有的档案毫无保留地上传到网络上。出于竞争和效益的因素,各企业将能够代表企业、独具匠心的技术档案不公开或在网上不作任何链接,这是企业生存和竞争的必要之举。

()档案工作人员配备更加合理,科研能力有所提高

档案人员是实现企业档案自身价值的主体,档案人员配备合理,会强化档案工作的运行机制,提高工作效率。随着档案事业的日益发展和企业对档案工作重视程度的提高,企业档案人员的配备更加强调专业化和效率化。从调查结果看,所调查的企业共有319名专兼职档案人员,某些大型企业如哈尔滨汽轮机厂、哈尔滨电机厂档案人员在20人左右。这种以规模确定档案人员数量的方式打破了传统的定制或虚设的方式,使档案工作更加实际和具体。档案人员在工作实践中不断积累经验,总结教训,科研水平和创新能力有了较大的提高。据调查统计:近年来,24家企业94人次在专业期刊发表学术论文312;4家企业8人次出版专著9册。这是1992年企业档案人员发表论文、出版专著的数字的2倍。可见有效的管理制度,合理的人员配备,确实能够锻炼档案人员的能力。

13.企业档案人员接受专业或业务培训调查结果:

A.是,定期培训50%; B是,但偶尔需要时才培训33%; C.16%; D.弃权1%

调查结果显示,83%的企业档案人员接受过档案专业或业务培训,有一半的企业会定期培训。提高档案人员的专业或业务能力,可以更有效率地管理档案,发挥档案实体的价值,从而更好地为企业服务。另一方面,培训也间接提高了档案人员的科研与实践能力。

()加大了企业档案信息资源的开发力度,为提高企业经济效益和社会影响力服务

档案信息资源是企业信息活动各要素的总称。现代企业的经济循环极大程度上依赖于企业信息资源的开发和利用。大力开发企业档案信息资源,能够激活企业档案中沉淀的宝贵的信息资源,变潜在价值为现实价值,使科技资源得到最大限度的合理配置和充分利用。

14.企业档案信息资源开发形式调查结果:

档案馆()指南、专业书籍13%; 企业大事记、志、年鉴11%; 资料搜集11%; 企业组织沿革7%; 企业信息统计和综合目录3%;不 知道、无开发形式、弃权55%

15.企业档案编研成果情况调查结果:

A.开展编研,成果十分丰富12%; B.开展编研,但成果寥寥无几9%; C.无编研79%

以上两表证明:首先,企业档案信息资源开发的形式多样,改变了过去只编修志、沿革的做法,对企业自身信息、市场信息、行业信息的汇编占了较大的比例;其次,这些档案信息开发成果能够得到很好应用,能够100%地解决企业所面临的实际问题,针对性很强;最后,企业档案信息资源开发主要是围绕企业效益、市场竞争能力展开的,说明目前我省企业档案工作为企业经济效益服务的目标十分明确。

16.企业档案信息资源开发给企业带来效益或为企业挽回重大损失情况调查结果:

A.有,效益可观49%; B.有,效益不大36%; C没有15%

17.企业经营活动中出现纠纷时,档案发挥重要作用情况调查结果:

A.有,作用很大80% ;B.有,作用不大10%; C.没有8%; D.弃权2%

调查数据显示:85%的企业在商务运转和市场竞争中因档案的作用而挽回了损失;90%的企业因有了企业档案信息的支持,消除了与其他企业之间的矛盾,最终达成了共识。市场经济要求企业必须以经济效益为中心,以最少的投入得到最大最快的产出,因些,企业往往对直接创造效益的部门给予极大的重视和支持,而档案部门不能直接创造效益,只是一项服务性工作,一般不易受到重视。而这项数据间接说明我省企业领导部门已认识到档案为企业带来的长期效益,也说明目前我省企业档案信息资源开发工作已上了一个新的台阶。

()档案工作日渐被企业重视,企业整体档案意识明显提高

企业档案工作得到重视不仅因为它为企业挽回多大经济损失,创造多大效益,还因为企业档案信息的内在价值被企业发现和重视。

18.本企业设立档案部门的目的调查结果:

A.在企业的经营运作过程中,档案会给企业提供信息的保障69%; B.企业建立过程中应具备的条件18%; C.为了应付国家有关部门的检查O%; AB.12%; D.弃权1%

调查结果显示:69%的企业已经认识到企业档案价值所在;18%的企业从企业组织机构的完整性上考虑企业档案部门的建立,他们所考虑的是企业循环运转过程中,档案部门作为企业信息归宿是不可缺少的,更强调企业档案部门的重要性;12%的企业选择了AB两个选项,说明了对档案和档案工作的重视程度。他们不仅认识到档案作为一种价值信息的有用性和参考性,还认识到档案部门作为信息部门的重要性,这体现了新形势下企业对档案信息完整程度的要求是很高的。

19.企业档案部门对本企业生产建设与发展发挥作用情况调查结果:

A非常重要45%; B.比较重要47%; C不太重要8%; D根本没用0%

调查结果显示:92%的企业已经认识到企业档案部门在企业生产建设与发展中的基础性地位。企业对档案工作的重视说明企业整体档案意识的不断提高。

20.档案信.息在企业生产经营活动中发挥作用有明确的制度保障调查结果:

A.66%; B.没有33%; C.弃权t%

首先,体现在制度保障方面。有了良好的制度,档案信息在发挥作用时不受时间、空间和其他条件的限制和束缚。调查结果显示:66%的企业制定了相应的档案利用制度,这表明企业档案所产生的情报和凭证价值的董要性、唯一性和保密性。档案利用有制度做保障正体现企业档案意识的提高。

21.企业档案部门对档案管理状态进行分析研究并调整的情况调查结果:

A.能,并经常进行39%; B.能,但偶尔进行40%; C.没有做过19%

其次,体现在档案管理工作方面。七八十年代企业档案室一味强调档案的收集,而对档案管理整体运作的趋势与发展动态分析研究却很少,企业档案室只是一个信息集散地,而非信息咨询和利用机构。过分的档案收集虽然能够提高档案整体数量,但档案整体质量却下降了。大量的重复件、价值不大的档案、非本企业所产生的档案的存在不仅使档案部门领导无法认识档案馆藏的真实状况,而且会造成企业档案管理工作计划制定的失误,导致档案工作的滞后。

22企业档案部门经常对档案工作进行总结并对下一阶段档案工作进行布置的情况调查结果:

A.能,并经常进行60%; B.能但偶尔进行32%; C没有做过7%; D.弃权1%

最后,体现在档案工作发展方面。表22调查结果显示:92%的企业能够经常对每一阶段的档案工作进行统计和总结,并对下一阶段的档案工作进行布置。这一点体现了企业档案工作的完整性和计划性。档案工作是周期性运作的,每一阶段有其工作的目标和计划,在一个周期结束时总结和发现这一个阶段的不足,才能为下一阶段档案工作的良性发展提供借鉴和保证。从调查看,我省企业在档案工作阶段性总结和计划方面做得较好,这与企业及企业档案部门档案意识的提高是分不开的。

二、从调查结果分析黑龙江省企业档案工作的不足

()企业档案归档机制不够完善,归档范围偏失

5、表9的数据显示:从归档类型上看,会计档案、生产技术档案、经营管理档案与党政工团档案的数量和归档材料所占的比例较高;从载体类型上看,纸制档案高达90%。这说明我省企业档案收集归档的范围有些偏失,企业的产品类档案、业务档案以及合同类档案、契约档案等关系企业经营的档案都应当列入企业档案的归档范围之内,但实际上有90%以上的企业没有做到。另外,多媒体类档案所占的比例很少。

()档案计算机管理程度落后,自动化管理难以实现

根据调查,我省企业档案计算机管理程度十分落后,可以从以下几项调查结果中体现出来。

23.企业档案计算机管理程度调查结果:

A.未实现 49%; B.基本实现 44%; C.完全实现 5%; D.弃权2%

24.企业档案计算机管理应用的软件或操作系统调查结果:

A.拥有企业档案管理专用软件 20/49; B.只具有Windowswordexcel等软件 15/49; C.无任何管理软件 14/49

调查结果显示49%的企业己经实现了计算机管理,但所使用的软件大都是WordExcelAccess等不适宜做档案管理的软件,可以说有29家未真正实现档案的计算机管理。而另外20家拥有档案管理专业软件的企业档案部门使用的软件又各有千秋,PDE档案管理系统和世纪科怡两种专业软件占主流。由于软件的标准化、默认标识和使用代码不一致,很难促进各企业档案部门档案材料的互动。

25.企业内部实现档案的网上资源共享情况调查结果:

A.完全实现3%; B.基本实现23%; C.没有实现71%; D.弃权3%o

25主要调查企业档案网络化程度。调查结果显示:74%的企业没有实现网络化,而己经基本实现资源共享的企业网络化程度还不高,保密性、规范性、安全性仍在测试和修正过程中。我省企业档案网络化仍需加大力度。

26:企业档案部门在计算机数据库中的信息量调查结果:

信息量>=10000 6/15; 10000>=信息量>5000 5/15; 5000>=信息量>1000 4/15; 1000>=信息量>0 0/15

27.企业档案在计算机网络中共享的类型调查结果:

A.党政工团文书档案7/26; B.会计档案6/26; C.科技档案10/26; D.设备资料3/26

在调查的企业中有15家拥有网络档案库,而库藏量仅占这巧家企业档案总量的24%。从以上两表可以看出,基于企业网络安全和档案重要程度的考虑,企业网上的库藏量都在万卷左右,而这些档案都是财务档案、文书档案等。目前企业的网络化程度不能真正实现网络资源共享的目的。

28.企业档案利用服务实现在线查询情况调查结果:

A.完全实现1%; B.基本实现22%; C没有实现60%; D.弃权17%

28的调查结果告诉我们,大部分企业还在沿袭传统的档案利用服务方式,在线查询利用在很长的时间内很难实现。

29.档案部门提供利用服务方式调查结果:

A.馆内服务93%; B.网上服务5%; AB.2%; C.无服务2%

调查结果显示:93%的企业以馆内服务为提供利用服务的主要方式,坚持网上服务的企业仅有5家,仅是在线查询和浏览内容提要,而要阅览档案全文还要到档案部门调卷,网上服务实际上就是在馆内服务。

()企业档案检索方式单一,检索工具不完整

30.企业档案检索方式调查结果:

A.使用手工检索(目录检索占18/45) 45%; B.使用计算机检索8%; AB.8%; C.没有任何检索工具39%

31.企业档案检索查全率与查准率调查结果:

32.企业档案部门电子计算机检索的级别调查结果:

A全宗级25%; B.案卷级28%; C.文件级27%; D.弃权43%

30——32的调查结果表明:传统的手工检索方式是目前我省企业档案检索方式的主流,由于计算机管理程度偏低,有计算机检索能力的企业仅有16家。在计算机检索级别的调查中,50%的企业检索级别只到案卷级,只能检索到所需档案所在案卷,而不能找到文件具体的位置。同时,手工检索存在着诸多人为的不利因素,这就造成了档案检索率的降低。

()企业档案宣传教育力度不够,员工档案意识淡薄

33.企业档案部门定期进行档案宣传教育工作情况调查结果:

A.是,经常搞29%; B.是,但很少43%; C27%; D.弃权1%

调查结果显示:70%的企业很少或没有进行档案宣传教育。档案宣传教育是提高全社会档案意识,全面提升档案工作水平的一项重要工作,目前我省企业档案宣传教育工作没有走上良性发展的轨道。

34.企业的相关网站中包括档案部门信息的情况调查结果:

A.有,很充足13%; B.有,但很少25%; C.没有59%; D.弃权3%

34反映的是企业档案部门对外宣传工作的情况。据调查,100%的企业都拥有本企业的网站和相关链接,但正如表34所反映的,84%的企业网站中不包含或很少包含关于档案馆藏、档案工作情况的链接。可以说企业档案工作的对外宣传是相当薄弱的。

35.企业档案提供利用与服务时象调查结果:

企业内部全体成员及相关职能部门69%;下属基层单位或个人28%;社会档案监督机构4%;档案专用人员3%;全社会各方面7%;上级领导机构6%

档案提供利用服务的对象大多局限于本企业内部的员工和机构,除企业之外的档案利用者寥寥无几。这说明企业在对外宣传中仍旧停滞不前,企业档案的知名度仍然很低。我国加入WTO后,企业要快速全面地占领市场,提高知名度应当走在产品研发和市场运作之前。档案作为企业文化的象征,应当通过档案部门的宣传让国内外经营者了解企业,为企业走入国内外市场做出贡献。

(本文转自《机电兵船档案》2004年第4期)

 
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