贺真教授:论现代企业档案资源建设依据与策略
  作者: wlh       更新时间:  2009/11/08 11:11:29  文章来源:EAKMRC

论现代企业档案资源建设依据与策略

内容提要:企业档案是现代企业信息资源的基本形式,企业档案资源建设是完善企业资源、丰富国家档案资源的重要措施。本文基于现代企业的档案资源价值观,阐述了突出重点,完善核心档案资源的思想,具体分析了某些需要特别关注的企业档案文件,进而提出多元化的建设策略。

关键词:档案资源构成 核心档案资源 多元化策略 现代企业

“档案,是指过去和现在的国家机构,社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”①《中华人民共和国档案法》从档案的形成特点和价值特点两方面定义了国家档案的本质属性,为认识国家档案及各领域的档案提供了基本依据。档案的形成特点—直接形成的原始记录,揭示了档案的自然属性,对此人们的认识比较统一。而档案的价值特点—对国家和社会有保存价值—由于反映了档案的客观属性,人们的认识见仁见智。

在国有制情况下,国有企业没有自身利益可言,国家需要的档案就是企业应该保存的,国家认定的档案价值就是企业档案的价值依据。在非国有企业成为我国企业主体的今天,现代企业的利益诉求日益明确,对其档案的价值取向必然发生变化。档案价值是企业档案资源建设的动力,决定着企业档案资源建设策略,是档案界必须认真研究的问题。

一、前提:现代企业的档案价值观

档案是企业信息资源的基本形式,工业时代保存企业档案能够垄断档案中沉淀的知识和经验,增强企业的竞争力。信息技术的发展使知识老化加剧、信息传播便捷,现在拥有企业档案已经难以垄断其中的知识,而且一味地垄断档案,将阻断档案信息的交流,使企业失去知识的自我更新能力,降低企业的竞争力。

档案的价值是其内在价值因素与外在客观需求相互作用的结果,虽然企业档案的价值毋庸置疑,但是其价值因素及价值量,必然根据企业档案需求的变化而调整。企业是以提供商品获取利润的社会组织,获得最大利润是企业的核心价值观。初创期的企业,其体现为尽快生产产品,完成资本积累;稳定期的企业成进入了市场竞争者的行列,产品品牌与知名度提升,企业需要通过规范化管理,降低成本提高利润;成熟期的企业处于市场领导者的地位,产品生产达到一定规模,需通过精细化管理与科技创新,进一步发掘利润空间。不同发展阶段的企业获取最大利润的方式不同,档案需求不同,对档案价值的认识也不同。

处于稳定期或成熟期的现代企业,对档案资源的客观需求已经不仅限于指导产品生产,更加注重它在企业科学管理中的标志与辅助作用,进一步提升了现代企业档案的价值。而且,现代企业的信息化程度较高,企业对资金流、物流的管理都要依靠信息流的带动,强化了企业管理对档案信息的依赖性。而知识经济的生产方式,将档案提升为现代企业重要的资源与财富。

实行现代企业制度的前提是“产权明晰”,明确档案价值标准、界定企业档案的范围,是“产权明晰”的重要内容,涉及现代企业的根本利益。现代企业必然要根据自身需要,立足于保护企业自身利益、满足企业的成长与发展,自主确定企业档案的价值标准。

二、保障:现代企业档案资源的构成

档案资源是现代企业竞争力的信息保障,是现代企业规避信息风险、获取更大利润的战略资源。档案资源构成完整是档案价值的前提,探究档案资源构成,全面掌握档案资源,是企业档案价值实现的保证。

我国企业档案工作实践,为研究现代企业档案资源构成提供了有效的方法,通过企业职能分析,揭示相关档案文件的价值与联系,能够具体确定企业档案的范围,以便在它们形成之时,按照档案管理的要求实进全程监控,有效地保证了档案的质量。我国企业档案管理的这些成功经验,是目前国际档案界推崇的档案管理方法。美国国家档案与文件局(ARMA)在有关档案资源的政策中,提倡采用“文件系统分析方法”,即“了解联邦机构实际是怎样形成、利用、保管和处置现代办公室的信息和文件的。仔细考察其具体的工作过程和产生的文件,利用可查到的资料(如机构出版物、网站)编制一系列演示被访机构工作过程的流程图”,围绕“相关机构进行‘文件系统分析’确定实际管理的文件。”②

根据职能活动及工作流程分析,现代企业档案资源构成分为宏观和微观两个层次。宏观构成指一个单位档案资源的种类构成;微观构成则指一套档案必备的档案文件构成。只有两种构成都齐备,企业档案资源的价值才可能实现。

(一)宏观档案资源建设应重在完善基本职能活动的档案类别

现代企业档案资源的宏观构成必须覆盖企业全部职能活动,才能提供现代企业需要的各种信息。依据现代企业的基本职能,其档案宏观构成应包括以下类别:

1、企业资产档案,包括有形资产如基本建设、设备仪器和无形资产的档案;2、资本运作档案,包括董事会、监事会、股东大会决议,公司“上市”以及企业战略等重大决策等档案;3、经营管理档案,包括招投标文件、各类合同、原材料等档案;4、企业文化建设档案,包括社团活动、企业仪式、社会公益慈善活动、其他社会职责等档案;5、创新研发档案,包括新产品开发、工艺改革、环境保护与治理、科技奖励等档案;6、产品生产档案,包括产品设计、试制与鉴定、验收、制造等档案;7、市场与客户档案,包括市场分析、销售与售后服务、客户与合作伙伴、竞争对象等档案;8、行政管理档案,包括党委、综合或企划部、人力资源、财务、审计、质量、安全、统计等档案;9、其它管理档案,如典型团队或人物、涉外活动、重要纪念活动、突发事件及处理、工业遗产等档案。

企业职能分为基本职能与辅助职能,就档案资源建设而言,目前企业档案宏观构成中反映辅助职能活动的档案类别比较齐全,而反映企业基本职能的档案类别较薄弱,特别是反映现代企业新职能与经营特色的档案类别少、档案内容过于概括。例如,许多单位的企业上市及资本运作档案、董事会与股东大会文件没有作为档案管理;各职能活动档案多为原则性依据文件,缺少细节和操作性内容。而这些正是具有现代企业特色的档案内容,是企业活动最典型的反映,也是社会共享性最强的企业档案资源。

(二)微观档案资源建设应着力充实反映关键过程的文件

根据现代企业经营活动的特点,微观档案分为横向运作与纵向运作两种形成方式。横向方式主要体现在管理决策活动档案的形成。例如,一项投资决策首先要由研发部门提出的建议与研究报告,然后经过财务部门、技术部门、营销部门进一步分析论证,最终由决策人员“拍板定案”。这类档案一般由各职能部门的文件组合而成。如,生产管理档案一般由生产计划、财务、研发、材料供应等部门的文件组成;经营管理档案一般包括:生产调度、计量与检验、营销、财务统计等工作形成的各种报告、计划、合同、协议及内部核算等文件构成。

纵向形成方式主要体现于产品研发、生产等活动档案的形成,这类活动呈现出相对独立、循序渐进地运作态势。以新产品开发项目为例,其档案微观构成应包括项目运作全过程的主要文件。如项目建议书、意向书,可行性研究报告、项目合同或协议,以及项目研究、设计、制造、验收、使用等专业活动形成的主要文件。这些文件虽然来自不同领域和单位,但是它们之间的基础性和延续性显而易见,一般以前一阶段的档案文件为基础,形成后续的档案文件,只有囊括了项目运作全过程的主要文件,档案才能客观地记录与再现相关活动,成为技术推广应用的依据。

目前企业微观档案资源建设的现状是,某些类别档案基础较好,但整体质量不理想;重要依据和结果档案较全,中间性、操作性的档案文件很差。如,制造企业产品设计档案较全,工艺档案和检验档案不完整;化工企业设备档案中随机文件较全,日常使用维修记录和生产原始纪录不完整;企业基建项目的竣工图齐全,维修、改扩建文件支离破碎;一些企业的行业监管业务档案较规范,而其他档案质量较差……。微观档案建设的这种“短板”,已经为日后档案的利用留下隐患,“亡羊补牢”已刻不容缓。

三、关键:掌握现代企业的核心档案资源

企业档案是一种海量的信息资源,一概实行档案专业化管理,不仅生成高额的管理成本,而管理效益也值得研究。因此,现代企业档案资源建设必须突出重点,管好核心档案资源。现代企业核心档案资源是企业资产的重要组成部分,是企业创新的软实力,必须要在企业决策者的参与下,明晰其对象,界定其内容。

企业核心档案资源指现代企业运营必备的档案文件,即那些一旦失去企业将无法恢复重建、正常运转或蒙受重大损失的档案资源。有一种说法是,如果企业遭遇毁灭性破坏,只要档案在就能恢复重建。这里说的“档案”当然是核心档案资源。信息化环境下的档案资源尤其脆弱,一旦信息系统或信息设施出问题,电子档案将瞬间消失,势必危及企业的生存。“911”事件使企业决策者开始关注档案实体与信息的安全管理,催生了一系列对核心信息资源实施重点保护的核心文件保护计划。

如何界定核心档案资源?ARMA认为应该从“①对本现代企业继续运转最为关键的那些职责;②各职责对文件保管的要求;③对每项职能至关重要的具体文件。”③的角度加以识别。香港特别行政区政府则明确提出“极重要档案资源”的概念,即“所记录的是各政府职能部门在紧急情况或灾难时及其后,赖以持续和有效地运作所必须要的资料。”④这两种定义同一方式,都以保证职能活动的延续为依据。

结合我国现代企业的实际,以下档案在维系现代企业职能方面具有重要依据作用,是现代企业核心档案资源的重要组成部分。包括:其一、企业资产、资金及技术资源凭证,如企业营业执照、董事会记录、党委会决议、资产凭证、债权债务凭证、专利文件、特许证书以及其他维护自身利益与生产经营权的依据文件等。其二、企业生产经营活动必须的依据性文件,如主要产品的设计文件、技术操作规程或工艺文件、企业标准、重要检验数据指标、主要产品的销售市场、关键设备及设施的档案等。其三、本企业运营管理的规范性文件,如企业制度与重要规定、关键岗位技术骨干的资料等。为保证核心档案价值的实现,它们“必须具备内容、结构和脉络资料,包括副本、大纲、摘要,任何种类资讯的存贮载体及其检索工具”并且作为“档案资源保管系统的一部分”⑤实行档案专业化管理。

四、重点:企业档案资源建设不可忽视的内容

我国现代企业档案资源是在传统企业档案资源的基础建设起来的,受计划经济的局限,反映市场经济活动与现代化管理的档案信息缺失。现代企业档案资源建设应该关注市场经济,特别是国际贸易需要的档案文件。

(一)企业活动的原始纪录。如,设备运行记录、各批次原材料与产品的测试、化验、检验记录等。原始纪录的现实作用虽然得到公认,由于其数量巨大、更新快、时效性强,许多企业并没有它们作为档案。原始记录不仅能够实时地提供丰富、客观的细节信息,还是准确印证相关活动、反映其规律的可靠凭证,而且也是国际贸易经常要求追溯的凭证性文件。浙江新昌皮尔轴承有限公司为应诉美国商务部的反倾销调查,短期内提供了包含130万个数据的应诉材料。内容涉及公司的组织结构、财务制度、出口和国内销售的详细交易记录、468个产品型号的钢材消耗、工时消耗、电力消耗、包装、废品回收五个生产要素的生产成本记录。⑥如果没有平时原始记录的积累,及时提供如此详细、准确的反倾销证据是绝对不可能的。为了保障现代企业在国际市场或国际竞争中的利益,企业必须重视原始记录的科学管理。

(二)市场分析研究文件。为在激烈的市场竞争中稳操胜卷,现代企业必须知己知彼,此信息需求使“竞争情报”变得炙手可热。有种观点认为,竞争情报必须来自企业外部,果真如此吗?情报界权威Kahaner认为“信息是事实性的,……竞争情报则是经过过滤、蒸馏和分析的信息片段的集合。”⑦强调竞争情报与一般信息的区别,在于信息分析与加工的程度。

竞争情报依据的信息分析对象,自然是企业及其对手竞争,在特定产品的开发、设计、制造、营销等方面的信息。这些信息在现代企业的职能活动,尤其是新产品开发和市场营销活动中已经大量形成。如市场需求、产品市场占有率等分析报告,不仅是企业营销活动的重要记录,也是竞争情报可靠的信息源。决不能因为它们反映了大量的企业的外部信息,而忽视了它们企业档案的本质。

(三)企业合同文件,即企业形成的对合同双方具有约束作用的法律文件。如购货合同、供货合同、销售合同、服务合同、用工合同等等。合同是市场经济基本的法律凭证,由于它具有一次性,一旦履行对合同双方不再具有约束力,被认为失去了保存价值,因而许多企业没有将它纳入档案的范围。市场经济的发展激发了合同拥有的反映企业经营状况、鉴证企业信用等功能,成为市场经济活动中经常需要查阅的原始凭证,特别是在反倾销活动中举有不可替代的作用,现代企业应该从长计议,把重要的合同文件纳入档案范围。

(四)客户信用管理文件。“信用是承诺在将来某一确定时间付款而获取资金、物资和服务的能力。”⑧企业客户管理主要是客户销售(赊销)信用的管理,在外国称为风险管理。加强客户信用管理是发达商品经济的客观需要,也是现代企业与国际贸易接轨的重要形式。

客户信用管理即“:企业通过制定信用政策,指导和协调与信用销售有关的部门,以完成对信用销售中客户信息收集和评估、信用额度的授予、债权保障到回收应收账款各交易环节的管理。”⑨可见,客户信用管理的基础是信息,信用信息是否准确、全面、及时,直接影响企业对客户的判断和选择。这些信息既有企业内部生成的信息,也有从外部收集的信息。企业外部信息主要是银行或其他信用机构的信用评估,企业的内部信息指企业在与客户长期的交易中,形成的交易记录和还款情况记录等。

目前,现代企业已经开始形成客户档案,但其内容及管理方法存在较大偏差。在内容上,目前客户档案多为客户名单,缺乏对客户赊销状况的连续记录;而客户档案的管理就更加随意,无法形成相关信用信息的关联,更不能及时提供客户信用能力的可靠凭证,应该按照档案专业化管理的要求强化客户档案管理。

(五)企业社会职责文件,如企业在安全、劳动保护与卫生条件、环境保护与治理活动中形成的重要文件等。它们体现了企业对职工权益的关注、对社会及环境责任的履行,反映了企业的文化与道德建设状况。当前,社会对企业社会职责的要求不断提高,70年代国际上兴起在确定企业利润水平时,把员工、企业、社会的利益统筹起来考量的企业社会互利价值观。例如,在纽约证交所上市的企业都要定期接受供应商对其履行社会责任状况,如人权、劳工、环境等问题的评估。对企业社会责任的评估目前涉及无公害技术的使用、职工健康安全、预防人身伤亡事故和职业病防治等内容。有些企业社会职责已成形成如《职业安全卫生评价标准(Occu pational Health and Safety Assessment Series 18001)》等国际指标,现代企业要走向世界,必须研究这些国际标准,防患于未然及时对相关文件实行档案管理。

五、多元化:现代企业档案资源建设策略

随着企业与环境的发展,海量档案资源的管理手段与方式日益专业化,管理成本随之提高。精细化、多元化是现代企业档案资源建设的重要策略。

(一)多元化的企业档案鉴定标准与方法

档案质量直接影响档案资源建设的效益,海量档案管理凸现了鉴定在档案管理中的地位。传统企业档案鉴定比较保守、粗放,“重要”或“一般”是鉴定档案价值普遍运用的尺度,其结果是档案范围宽泛,保管期限偏长。例如,占企业档案数量相当比重的“科技档案”,以往鉴定结果基本是永久或长期保存,在档案数量有限的情况下,如果企业还可能接受的话,海量档案长期管理必将受到现代企业价值观的质疑。

档案价值是其内在价值与外在客观需求相互作用的结果,判断企业档案价值涉及各种复杂的因素,而且这些因素又各自存在着变数,档案价值判断变得更加复杂。面对飞速增长的电子档案,企业档案鉴定的压力剧增,重建其价值指标体系,是细化与简化企业档案资源鉴定的出路。

根据现代企业经营发展的需要,细化企业档案的价值指标,既要考虑档案作用的性质又要考虑其作用程度,既要顾及档案使用频率又要考察其使用周期,形成多元的档案价值指标体系,就能帮助我们比较明确、精细地辨别档案的价值量。

在鉴定方式上,在严格控制永久档案数量的前提下,适应企业档案价值变化快的特点,应加强档案价值的周期性鉴定。根据档案反映的相关技术与活动的更新状况,及时对档案实施鉴定,根据鉴定结论及时采取适当方式处置相关档案,严格控制企业档案资源的存量。

(二)多样化的档案实体

档案是信息及其载体的结合形式,传统档案实体已经十分丰富,信息化又创造出更多的档案实体形式,使企业档案实体形式更加丰富多彩。在重保管的档案管理阶段,人们曾一次次地试图统一档案的实体形式与保管方法,虽然消耗了大量的档案劳动,但管理效益却鲜有提高,统一电子档案实体更加困难重重。因此,应该摈弃“一刀切”的实体形式,针对不同档案实体,确定各自的保管方法。如,重要档案凭证应采用两种实体形式保管以强化其安全性;数量巨大、使用频繁的技术档案,从方便利用出发,逐步将纸质实体转化为磁性或胶片形式以缩小保管空间;海量的原始记录允许采用数据库形式留存;……。档案实体的多样化与适时调整档案实体形式,是优化档案管理、压缩档案保管空间,提高企业档案管理效率的有效措施。

(三)多元化的档案管理体制

管理体制是档案工作的组织保证,一般指对档案实体及档案机构采用的集中、分散等组织管理形式。企业档案管理体制必须与现代企业管理体制相适应。当前现代企业管理体制发生了很大变化,一方面,企业成为无主管组织,企业之间靠股权、产权关系维系,企业档案机构失去了行业归属。另一方面,企业内部采取职能分工与项目管理相结合的组织形式。单一的档案管理体制无法适应现代企业的多元化特点,而且目前很难认定一种最适宜的档案管理体制,必须综合考虑现代企业的生产流程、档案价值、使用状况、实体形式等因素,分别确定各种档案最适宜的管理体制。如,核心档案资源设专人集中管理较为稳妥;对利用者相对稳定的档案采用单独管理较为合理;……。现代企业制多元化的档案管理体,需要依托信息技术将多元管理整合成相对统一的档案资源网络,发挥多元化的优势,实现档案资源共享。

现代企业档案资源建设关乎企业的根本利益,必须围绕自身需要,建立现代企业档案的价值体系,指导企业档案资源建设,提高档案资源对现代企业的贡献率,进而履行现代企业丰富国家档案资源的社会责任。

参考文献:

①《中华人民共和国档案法》

②李音译:《知道公司的核心文件保存在哪里吗》,《外国档案资源工作动态》2003年第2期。

③贺真:《深圳香港两地档案资源意识管窥》,《北京档案》2003年第6期。

④《香港特别行政区档案管理守则》第七章。

⑤《香港特别行政区档案管理守则》第七章。

⑥张伟东:《用档案应诉国外反倾销》,《中国档案》2003年第4期。

⑦霍国庆:《企业战略信息管理》,科学出版社2001年版。

⑧谭永智、李淑玲:《企业信用管理实务》,中国方正出版社2004年版。

⑨谭永智、李淑玲:《企业信用管理实务》,中国方正出版社2004年版。

(作者:贺真,北京联合大学应用文理学院档案事务研究所,邮编:100192

(本文转自《档案学研究》2009年第1期)

 
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