陈金冠研究员:创建数字档案室 服务民营企业
  作者: wlh       更新时间:  2009/11/21 15:18:04  文章来源:EAKMRC

创建数字档案室 服务民营企业

陈金冠

(本中心特约研究员,杭州市萧山区档案局副研究馆员)

企业达标升级活动停止以后,以前的监督、指导方式行不通了,档案行政管理部门应履行何种职能介入到企业档案管理活动中去?档案行政管理部门以何种方式为企业提供有效的、受欢迎的服务?近年来,杭州市萧山区档案局积极探索,在民营企业档案信息化建设方面进行了大胆尝试。

民营企业是萧山区的主要经济支柱。萧山区多年列入全国十大财政县(区),排名第七,主要靠的是民营经济。2007年,萧山区纳税500万元以上的企业有398家。萧山区档案局以创建数字档案室为载体,主动服务经济建设主战场,成功地指导和帮助传化集团、杭萧钢构股份有限公司、富丽达集团、恒逸集团等龙头企业创建了数字档案室。据统计,这4家企业共创建各类数据库52种,154790条记录,数字档案109601页;电子编研成果47种,345040字。4家企业已实现了数字档案在集团内部和子公司之间的共享访问,成效明显。如杭萧钢构下属9家子公司分布在全国各地,以前查阅合同和工程档案是以传真和航空邮件的方式传递,费时费力,而现在各地子公司只要登录到公司数字档案室,就可随时随地查到所需的档案,而且是全彩的数字档案(DJVU格式)。

实践证明,档案行政管理部门可以而且能够为民营企业提供有效的档案服务,我们的主要做法是:

一、提供数字档案室标准规范

区档案局制定了数字档案室考核标准,采用百分制,分优秀、良好、合格三个档次。标准细分为组织设备、档案数据库建设、数字档案建设和开发利用四个方面。

组织设备主要包括全员创建意识、组织创建团队、落实人财物、购置软硬件、制定数字档案室管理制度等。区档案局提供了管理制度的电子模板。电子模板包括数字档案的采集、管理、利用、安全、队伍建设等方面,企业可根据需要进行增删。上述4家企业均以文件形式将管理制度下发到集团各部门和子公司,有助于规范管理公司大量的数字档案。

在档案数据库建设方面,区档案局通过大量调研,提出了“四库建设”的元数据设计规范和模板。第一库为综合库,包括文件库和案卷库,将企业的所有文件级电子目录归入文件库,所有的案卷级电子目录归入案卷库,便于档案的统计和管理。第二库为分类库,通过软件自动将通用库中的电子目录,根据企业分类方案,生成每一类的分类库,方便档案员进行数据采集和管理利用。第三库为载体库,包括照片档案、磁性载体、实物档案等,特别是数字照片管理模拟了纸质相册,可分册,可翻页,可检索,照片说明和数字档案可导入、链接到档案数据库,深受用户欢迎。第四库为专题库,分通用类和行业类,通用类包括职务任免、职称评定、各类荣誉等,行业类包括工程、合同、产品、商标、科研成果、设备、资质证书、资产管理、投资项目等。

数字档案建设包括传统档案数字化和电子文件档案化两方面。传统档案数字化是指将企业常用档案、珍贵档案,以专题的形式建成专题数字档案库。数字化方式建议采用专业公司外包和自行加工两种方式。这两种方式化成本低,见效快,企业容易接受。电子文件档案化指将企业中的大量有保存价值的电子文件,脱机备份归档进入综合档案室或归档接收进入数字档案室。上规模、上等级的民营企业已形成了大量的电子数据,如企业门户网站、企业OA、企业财务数据、企业人事数据、企业ERP数据、企业CAD数据、企业经销数据等等。对这些数据我们要求第一步企业必须脱机备份归档移交给综合档案室,归档介质为磁带(库)和DVD光盘(库)。第二步,如具备条件,建议企业开发数据接口,将有保存价值的数据,通过在线归档、接收,进入企业数字档案室,永久性保存并提供利用。

开发利用包括电子档案编研、档案信息发布和网上查档、信息安全四个方面。标准要求企业必须开展电子档案编研工作,提供至少3种以上电子编研成果。除了常规的大事记、年鉴外,企业还编制了很多有价值的电子编研,如传化征程、传化商标简介、杭萧文化手册、公司高管简介、企业产品手册等。成果形式有WORD长文档、PDFDJVU电子文档、框架网页、chm文档、FLASH等制作的多媒体光盘等。标准建议数字档案室开设档案动态、全宗管理、达标升级、网上查档、视频档案、网上展厅、编研成果、档案咨询、档案论坛等栏目,定期发布档案信息,由企业专兼职档案员维护。标准要求企业根据角色———用户———权限等分配体系,给企业中每一位有权访问的员工以访问许可,最大限度地利用数字档案资源。标准还将信息安全分解到数字档案室的全过程,如管理制度、数字档案建设、网上查档等均作了约束。

二、实行项目管理,全程跟踪

区档案局引入项目管理的理念和技术,建立了项目管理网,除了创建标准规范和工具文档外,将每家企业数字档案室的创建作为一个项目来管理,在网上实行全程跟踪。如项目启动时,区档案局帮助企业制定数字档案室实施方案,内容包括创建目标、创建范围管理、创建成本管理、创建时间管理、创建工作分解结构(WBS)等,便于领导决策和创建实施团队。实施阶段引入质量管理、团队管理等保证项目的建设进度和质量。在收尾阶段,区档案局要求企业提供申报表、评分表、项目总结报告、管理制度和数字档案室介绍。区档案局组织考评组对项目进行评估打分,肯定成绩,指出不足,提出今后发展方向。所有这些文档均在项目管理网上及时登记和反馈。项目管理最成功的企业———杭萧钢构只花了不到三个月时间就建成了优秀数字档案室。

三、开展应用培训和技术支持

区档案局每年开展数字档案室应用培训,内容涉及数字档案室的创建标准解读、档案数据库的数据采集和质量保证、数字档案建设的范围界定、电子全宗卷管理、电子档案编研及工具、自助式档案信息发布、多媒体档案管理及操作技巧、数字档案室软件介绍、EXCEL在档案管理中的高级应用等基础性、实用性和高级应用的知识、技能。

区档案局还对创建单位提供全程技术支持。支持方式包括现场调研、指导,协助撰写调研报告、实施方案和管理制度,提供各种项目模板等;开辟数字档案室QQ群,便于企业相互交流和远程支持;电话、电子邮件联系等。

区档案局的技术支持主要是帮助企业清洗和规范数据,以便导入数字档案室平台。企业以前的数据存在诸多不规范。如建了大量的表,有一类一表的,甚至一年一表的;数据录入不规范等。经过大量调研和实践,区档案局提出了数据质检要求和方法,研制了数据质检程序。质检包括内容质检、数量质检和规范性质检。内容质检主要是根据实体档案找电子目录,根据电子目录找实体档案两种方法,根据数据多少进行全面校对、抽检、总检等。数量质检主要检查实体与电子目录数量是否一致,电子目录中对年度、类别、期限、全宗号等维度字段、件数和页数等度量字段进行了严格的约束,以保证统计的准确和今后数据挖掘工作的开展。规范性质检主要包括对档号查重、必填字段空值、同一字段数据格式前后不一致、空白字符等进行检查。凡经过规范的数据均能顺利导入数字档案室,统计分析模块能自动、准确、灵活地根据管理需求,提供各类数据的统计报表和图表。

四、推介、研制数字档案室软件

区档案局根据考核标准,与软件公司合作研制了数字档案室系列软件,我们与北京量子伟业以项目方式合作研发区域数字档案馆室合一的平台,供区域内所有进馆序列单位和589个村、社区免费使用,由本地软件公司研制了系列软件,如集团公司版、中小企业版(基础版和加强版)等多种版本。所有软件均是网络版,由浏览器/服务器(B/S+客户端/服务器(C/S)组成。而且可根据企业需求进行定制开发。我们还提供免费的工具软件,如格式转换工具,WORDEXCELTIFFJPG等转换成PDDDJVU软件;扫描图像处理软件;数据质检程序;文件批量更名软件;电子档案编研工具和模板等。

五、引导数字档案室走向更高层次

数字档案室的创建并应用为企业档案信息化奠定了扎实的基础,也为企业信息化奠定了基础。规范、有序的档案数据,开放、灵活的数字档案平台,为企业数字档案室走向更高层次,发挥更好功效提供了良好的舞台。档案行政管理部门可以在以下方面对企业进行引导。

统计分析。数字档案室内置了强大的统计分析模块,帮助档案员从不同角度对档案数据进行透视和分析,生成统计报表和图表,如对档案室藏门类、结构、价值和利用效果、查档用户等进行分析,撰写分析报告,提出切实可行的措施等。还可在基础数据库上面进行关键字、主题词和专题著录,形成档案之间的有机联系,提高查档用户的查全率,方便用户进行深度检索。

信息整合。引导企业数字档案室成为企业数据中心,成为企业数据的超市和终结者。企业所有信息系统中的数据最后归宿就是企业数字档案室。OAERP、财务、人事、营销、生产等各种电子数据,按项目竣工或按年度进行归档,定期移交进入数字档案室。

数据挖掘。一旦实现企业数据的大集中、大归档,企业数字档案室就可开展数据挖掘,为企业挖掘出各种有用的信息。

知识管理。数据通过挖掘成为信息,信息通过加工成为知识,数字档案室应具备将信息加工、积淀成为知识的功能模块,为企业员工提供丰富的内部知识、经验。

*本文系省档案局课题《基层数字档案室规范化模型暨管理模式研究》(项目编号为2007-4)成果的一部分。

(本文转自《浙江档案》2009年第5期)

 
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