王岚博士:文件还是档案?——为records正名
  作者: cjgl       更新时间:  2009/12/05 11:50:03  文章来源:EAKMRC

文件还是档案?——为records正名

王岚

(作者系国家档案局经济科技档案业务指导司副司长、博士、研究馆员,本文发表在《档案学研究》2009年第5期)

随着经济的全球化和国际交流的增多,档案界越来越多地出现以“文件”来解释档案工作。如:文件生命周期、文件连续体理论被称为档案学基本理论;文件管理及元数据国际标准将采用为国家档案工作标准;很多学者还认为国外没有电子档案、只有电子文件等。实际上这些以“文件”入主“档案”工作的困惑,都源于档案界多年来对records翻译、使用上的误解。

一、recordsdocumentsarchives的区别与联系

(一)records的词源释义

除档案学英汉词典,几乎所有英汉辞典中“records”都没有“文件”的含义;几乎所有汉英词典中的“文件”也都没有用records来解释。相反,几乎所有词典中的“records”都有“档案”的词义,所有的“档案”也都有“records”的解释。如:

1、英汉词典中,Record被解释为:记录;记载。②案卷;档案;证据,证明;诉状;公判录。③履历,经历,阅历。③成绩;比赛的最高记录。

2、汉英词典中,档案被解释为:files; archives; record; dossier

3、英英词典中,Record被解释为:lasting account; best accomplishment; body of information; past performance; past crimes; written account of court proceedings. document containing history; account of proceedings; evidence; collection of data

Record最早出现在12世纪,来自法语,源自拉丁语的recordare。字面含义是回想、回忆(“to bring to mind”),其词根是“cor”,意思是heartmind。因此,record的基本含义是回忆、记录。考古学家曾发现,公元前约2100年左右,就有集中存放在一起的亚述档案(Assyrian records),并称亚述人是最早的档案保管者(records keepers[]在英文维基百科上,我国的档案就是被称为public records[]香港政府档案处的英文是Government Record Service。显然,records一词的基本含义是记录、档案,而不是文件。

(二)recordsdocuments

recordsdocuments在欧美是有区别的。如果将records译为文件,那document又如何翻译?英汉词典中Documents被解释为:文献,文件;公文。证件,证书,凭证。记录影片,记实小说。而汉英词典中文件被解释为:document; file; papers; instrument。可见文件一般是指document。该词来自15世纪法语及更古老的拉丁语,意为:课程、样子(lesson, example),引申为教导、指示、公务文件。

显然,人们在工作、业务活动中制定(draw up)、起草(draft)、修改(revise)及发布(issue)的“文件”是 document而非record。我们不能说中央发出开展学习实践科学发展观活动的records;不能说学习讨论档案局馆长会议records;也不能说贯彻落实中央records精神。这些“文件”只能用documents

当然,由于历史及文化传统的原因,欧美对documentsrecords也有不同认识和混用,特别是在非专业领域。因此,多年来阐释和区别两者的文章也一直未断。如:(以下D代表documentsR代表records

D是为进行工作、制定政策、做出判断而提供的指导;R则是能够证明产品及服务所要求的质量体系是否完备。有时D需要转化成为R。例如,当期刊已经出刊,其记录就转化为R。最典型就是,表格是D,填写后就成为R。请记住,在质量控制体系中,D在特定的工作项目上提供指导,R则是经填写而成为证据。[]

D涉及信息的形成或接收、制作、修改、版本、索引目录、分发等;R是公司具有证据作用的D。在电子文件与档案管理系统(EDRMS)中,D是工作业务信息的容器和承载体,只有正式的D才成为R

D是拟就的方针政策、过程说明、流程以及各种表格等,用于沟通信息及交流情况,且是现行、新形成。R是捕获并有固定的公文、表单、图表等格式,并签署生效后用于存储备查。R的管理涉及生命周期,保存期限表、处置、保存、审计追踪及法规遵从。

D侧重于对相关使用者有意义的信息内容,关注于运行使用、工作流管理、索引、修改及版本控制,信息内容要满足运营需要及工作的进行性;R侧重于记录信息以提供有关业务活动证据,关注于管理、控制、物理存储、立卷分类、存储介质、整体系统,保存使用要满足法规要求及活动的证据性。

D是机构日常活动的一个组成部份,其中有些价值有限,有些因包含企业活动证据而必须保存以满足依法经营的需要。后者将在某一时刻被转化为RD可以被编辑和修改,而R则是处于固定状态保存。[]

⑥网上也时常有些问答。如:对“我想知道更改的文件到底要保存多久”的回答是:你想要保存的过时DR[]一个更精辟的问答是:布里塔尼问:“关于DR的区别是什么?我非常困惑”。斯蒂鲁回答说:“记住!简单的方法是:D说的是DO(正在做或用);R说的是DONE(已完成)”。[]

通过上述对比可知,DR显然具有不同特性。起草、讨论、修改、制定、公布、分发的,都应是D,而不是R;只有办完、不变、归档后的D才能称为R

英国人2007年对DR的解释可能是再清楚不过了:“D是作为机构日常活动的组成部分而产生或收到,并有电子和实体多种形式,如字处理软件文档、电子邮件、数据库、信函、地图、DVD等。一些D只限于短期价值,另一些则因包含业务活动证据而必须加以保存,以满足业务需要和法律要求。这后一类D将在某一恰当时间点被转为R。并非所有D都会变成为R,但是那些将转成为RD将会由使用者个人控制转成为由单位法人控制。同时,D是可以被编辑和删除的,R则被保持固定不变,合理利用时需具有批准手续”。[]

() recordsarchives

records含义解释困惑的另一个原因来自archivesarchives被译为“档案”是没有疑问的,但将records译为文件,关键是对两词的使用习惯不清。

Archives来自17世纪法语,源自拉丁语和希腊语,最早的含义是:统治者的官署、公共机构,引申为存放在公共机构物品的地方。该词现代有两个基本含义:档案馆(室)和档案。正是由于词源、历史、文化和习惯的原因,欧美在指称档案机构时多用Archives,而指称档案实体时则多使用records

这里需要先对通常译为美国“国家档案文件局”的NARA作一解释,因为我们对records的误解部分即来自于此。我们通常认为Archives是“档案”,Records是“文件”,实际上NARA含有两种职能:National Archives是国家档案馆,Records Administration是(联邦)档案管理局。即Archives指的是机构,即档案馆;而Records则是指的是档案。NARA的全称应是“国家档案馆与档案管理局”,与我国“中央档案馆国家档案局”的含义基本相同(当然体制不同、管理范围不同)。下面一段文字很能说明recordsarchives使用习惯和规律:(以下A代表ArchivesR代表records

NARA是联邦行政管理方面的独立机构,负责我们政府R的安全与保存。其主要任务是:、建立政策和程序以管理政府R;②、保存永久价值的R于美国国家A;③、协助联邦机构记载其各项活动,包括监管政府机关的R管理工作、制定R保管期限表、培训R管理人员以及接收非现行R到联邦R中心等。[]文中7records均指档案,1A则是指档案馆。

英国人则这样解释这两个词在指称档案实体的用法:A有时指的就是R,但后者更准确地说是指仍在现行使用的,只不过尚未选出那些值得永久保存的、并移交到档案馆。[]

理查德·朱德森在《永久保存档案与总统图书馆标准》中说:“永久档案,是被定义为档案馆保存的档案,或是将要被档案馆保存的档案。”(Permanent records were defined as archival records or records that might become archival records.

也就是说,在欧美A常用于表述档案机构,而R则常用来称谓档案实体。如美国法律44 U.S.C. 3301规定:政府档案Official Records,是指美国政府机构在涉及公共业务活动中依法形成或收到、或由机构及其合法继承者作为组织、职能、政策、决定、程序、运行及其它活动证据,或由于其中的信息价值、不论载体形式或特征而进行专门保存的书籍、文件、地图、照片、机读材料或其他文献材料。对于档案馆与档案中心的区别,美国国家档案馆解释道:档案中心是日常不再使用的档案存储地,既有暂时保存等待销毁的档案,也有等待移交给档案馆作为永久保存的档案,而且其法律上及利用上这些档案的控制权仍属于原形成单位。档案馆是保存具有永久价值档案的机构;档案馆的所保存的档案(Archival records)对研究机构与社会的历史具有重要价值,且法律上属于国家。[]

实际上archive常用的另一含义就是永久或长期保存。如随着互联网技术的发展,为了保存网上资源,国外在十几年前就发起一些项目。如1996年开始、已存有1500亿多网页资源的IAInternet Archive)和Web ArchiveWA):就分别被译为“网络信息资源仓储”、“网络资源长期保存。”[11]所以archive除本身是档案的含义外,更多的是用来指档案馆,或长期保存。

所以从词汇使用上讲,R表示常用于档案实体,A常用于档案工作或机构。当同时表示档案实体时,R是指包括永久和定期的所有档案,A仅指永久保存档案,两者不是文件与档案的区别,而是全部档案与永久档案的区别。即:Long term records = archival records = permanent records = enduring value records = archives

二、欧美档案管理实践中的records

欧美档案工作源于欧洲,但大发展、大变化、大问题却形成于美国。关于documentrecordsarchives关系,国外很多专家写过文章进行阐述,特别是到了信息时代,IT界也加入这一讨论和实践。以下从传统及法规方面进一步分析、说明records的含义、属性及使用。

(一)欧美档案管理传统与习惯

1、档案的范围。在美国,公共档案(public records)是指被地方、州及联邦政府机构立卷归档或记录的信息。[12]能被称之为records的档案非常多,除了国家档案馆保存的永久历史档案外,档案中心为400多联邦机构服务,存储了包括所有联邦档案,从税收、土地产权、退伍军人档案,到联邦建筑及结构蓝图、社会保险、联邦囚犯及国家公园地图档案等。这些档案是联邦政府行使管理功能必不可少的,其数量达到近800亿页、2600万立方英尺。此外,美国联邦级机构还有数百个专题公共档案库(public records):领养登记档案、航空运载与船舶档案、银行金融档案、出生档案、企业档案、法庭档案、罪犯档案、驾照档案、狩猎垂钓执照档案、婚姻档案、军事勘界档案、财产档案、房地产评估档案等,以及立法记录、政府开支、消费者保护信息、人口普查、法庭判决、专业与商业执照、土地、税收、企业执照、承包商执照、地图、政府雇员名单、律师协会等方面的档案。

荷兰1995年的《档案法》中解释档案用R2002年,制定档案整理利用规则时称archival records。英国公共档案馆名称中的档案是R,现在效仿美国将档案馆机构名称改为A,但,档案依然是R。由此即可见,在欧美国家讲档案馆既有用Archives,也有用PRO;但凡是讲档案本身、涉及馆藏实体的,绝大多数是用R。讲档案界、档案馆、档案工作,档案理论用A;讲档案实体管理环节(目录、存储、检索、保存、保护、处置、整理、著录、修复、维护、销毁等)都用R

另外在澳大利亚,国家档案机构叫Archives,但省一级秉承英国的传统,多用Public Records Office;南非1996国家档案法规定,依据生命周期的阶段,records可分为三类:一是在形成机关、二是在档案中心、三是在档案馆。archives就是永久保存在档案馆的records

2records managerarchivistrecords manager来自于美国的行政效率运动,它使我们在对比archivist时误以为是文件工作者。实际上两者是既相关、又有区别的职业,都是从事档案管理。前者一般是在机构从事管理所有档案的职业,后者指在档案馆工作、更准确地说是管理永久档案的职业。这里将前者译为档案管理者,后者译为档案工作者。

美国联合太平洋铁路公司档案管理者杰拉尔德·布朗说过,档案工作者与档案管理者的不同之处在于:档案工作者服务于学者、历史学家、及后人的需要;而档案管理者服务于收益为导向的、仅对其内容信息感兴趣的业务需要,以实现保护机构权益的目标。换句话说,档案管理者基本上属于企业管理者,档案工作者基本上属于历史学家;档案工作者对文化、历史及过去的事情感兴趣,档案管理者则关心现实的效率。档案管理侧重于支持现行业务工作、提高效率,档案馆工作侧重于历史研究和有价值档案永久保存。前者是要记录机构业务及运行的全过程;后者则是保存永久保存档案。

一位来自联邦政府机构的档案管理官员说:“档案工作者就是档案管理者,只不过更专业化;而档案管理者就是档案工作者,只不过如同普通医生。”显然两者的差别并不是文件管理与档案管理的差别,而是档案管理中专一与一般的差别。也就是说,两者是由于侧重点不同而形成看似不同的职业,分别满足现在业务证据需要和长期历史保存的需要。

3、档案专业协会组织。对应于上述两种职业,美国也有两个档案协会组织,但其研究、管理的对象则都是Records。成立于1936年的美国档案工作者协会(SAA)在其使命中声明:服务于5500会员的培训与信息需求,引导其能确保识别、保存以及利用具有历史价值的档案。SAA的职业道德规范称:档案工作者保存并保护档案的真实,维护档案的完整,促进档案的利用,确保档案信息安全。这些文件中所讲的档案都是用records。而美国档案管理者协会(ARMA)属于行政效率运动的产物,它是档案管理者的协作组织。此外美国还有全国政府档案工作者与档案管理者协会(NAGARA)。

2003年,SAA-ARMA联合声明:两家是北美档案界(records community)最广泛认可的、专业组织。我们在共同关心的问题上合作、交流、协同,并承诺:联合探索发展旨在促进宣传档案管理(recordkeeping)收益与重要作用的活动,包括北美地区的企业、公司、高效、非盈利组织以及政府机构。联邦机构的一位档案管理者说:“天地之间没有什么能阻止美国档案管理专家(records management specialist)被看作是档案工作者(archivist),反之亦然”。这充分说明records 的档案属性和两个组织目的的共同性。

4electronic records前述对records的认识与误解,同样反映在信息时代的电子文件和电子档案管理。信息化条件下,对大多数机构来说,文件(document)是基本的、非结构化形式(相对于结构化的数据)的行政、业务及交流工具。文件管理(DM)系统提供文件存储库,机构可方便地形成、管理、存储和利用文件。现代信息技术的应用,首先就是计算机的电子文件形成与管理系统(DM),然后才有档案管理系统(RM),因此国际上有比档案管理庞大得多的文件管理系统,如ERPSCMOAPDMCM等。正如前述DR的区别,DM侧重机构内的文件库,以加强分享知识与协作能力;而RM更侧重于维护证据,记载与法规、财务、运营有关或历史性活动的事件。DM保存更多是为参考;RM却要考虑不同档案的合理期限,并有严格的归档许可及基于角色的用户安全模式。DM关注工作流与文件分发;RM关注格式、程序版本、系统平台即软件。DM系统可登入并修改文件;RM绝不可以。现在有些企业、机构将两者统一于一个EDRMS系统之下,从文件到档案,从信函追踪到工作流控制,从影像管理到内容管理,试图建立信息生命周期的整体解决方案。[13]其系统名称中就明确显示包括文件D和档案R两部分。

显然,records之所以是档案的关键,在于其具有证据和凭证作用;而document则没有。所以electronic records就是指电子档案,而electronic document才是电子文件。据此可知,美国的ERA项目的正确理解应是“电子档案档案馆”。

5、生命期与连续体理论。美国国家档案馆成立之初,不仅负责保存永久档案,也负责保存定期档案。1941年档案馆发起实施的“档案行政管理项目”是考虑在政府机构管理中开展立卷、选择、区分档案,以利于非现行档案的处置及永久档案向国家档案馆移交。1950年,联邦档案法颁布后,开始建立档案中心,保存定期档案。20世纪50年代美国档案学家谢伦伯格到澳洲讲学,将美国档案理论与建立档案中心的做法传到澳洲。

正是这一行政效率运动在美国产生档案管理(records management)和档案馆工作(archival endeavor)的区分,也引发档案生命周期理论,使北美档案管理发展成为一种与档案馆工作既有关联又有区别的职业概念。按照澳洲学者的话讲,这一基于“服务档案馆的做法而构想出的项目,是典型的战后美国行政效率工程的产物”。(a typical construct of post-war American efficiency engineering)也正是因为有国家档案馆和records中心,使我们以为档案馆保存的是archivesRecords Center就是“文件中心”。这是长期以来我国档案界认为R是文件、A是档案的主要根源。

到了信息时代,澳洲档案学发展很快,特别是在电子档案管理方面已经走在世界前列,甚至几个电子档案管理的国际标准都是以澳大利亚标准为蓝本。澳大利亚学者认为:档案馆archival职能与档案管理records management职能是一致且相同,因而提出了“档案连续体”Continuum概念。行政效率运动产生的档案生命期理论强调的是不同的阶段的不同用途和职责;而连续体模型则是强调并基于档案及其管理的整体性。如果说生命期指的是档案本身,那么连续体则指的是对档案的管理与控制的制度、制度。即,连续、动态、不间断地进行的一种管理模式。

而真正的“文件生命周期”是DLDocument Lifecycle),它涉及文件的形成、分发、接收、归档等步骤,其范围、使用、讨论、研究要大于RLRecords Lifecycle)。据Google搜索:“Document Lifecycle”56000条,“Record Lifecycle”2180条。如果我们把RL称为文件生命周期,那么DL是什么?显然,文件与档案都有各自的形成和管理规律,两者有联系,但不完全相同。RL是档案生命期,DL才是文件生命期;RC是档案连续体,文件则没有连续体,因为文件本身只存在于形成机构。

(二)有关法规、标准中的“档案”

1、美国档案法。美国《国家档案馆与档案管理局法》(NARA Act)44USC21和《联邦档案法》(Federal Records Act44USC3101是专门的档案法规。前者专门针对NARA,后者是针对联邦档案。NARA Act中在提及档案的接收、保管、使用、及收回的责任,档案的保存、整理、复制、展览,以及档案的维护等章节时,使用的都是R,且该法中没有一个A。美国很多州的地方档案法直接就叫Public Records Act。新西兰1957archives Act2005Public record Bill取代。这都说明records就是档案。

2、美国《信息自由法》FOIA在美国,档案信息是信息开放的重点。美国“政府信息服务办公室”就设在NARAFOIA中指称信息的词汇有:records, files, reports, information, licenses, dockets等,其中近百次提及档案时用的是records,却没一处是用archives来表述档案。档案的开放除要依照FOIA开放外,各州也有相应的档案开放法律。有的州更直接就将档案开放以立法形式列入信息开放。如科罗拉多州有CORAColorado Open Records Act);新泽西州有OPRAOpen Public Records Act)。

3、美国萨班斯奥克斯利法案SOX2002年美国萨班斯奥克斯利法案(上市公司财务法案)要求企业董事会必须按法案404条款采用审计标准实施内部控制。其中就包括检查评价内部控制结构及程序中是否建有档案(records),以准确公正地反映交易,并能提供合理的证明,以满足、符合、支持企业财务报告。同时,证监会将要求董事会保管档案。会计公司提供审计以外的服务,将被视为非法,包括财务档案管理;篡改档案属于犯法。

4DoD5015美国国防部《档案管理功能要求》(DoD5015.2-STD: Records management Application)中对文件与档案的区分有明确的定义:文件document,指各种形式的信息记载,可以符合档案的定义,也可以不。档案records,指美国政府机构在从事有关公务活动中依联邦法规产生或收到的账册、文件、地图、照片、机读材料以及其他文件材料。电子档案electronic records:满足44 U.S.C. 3301对档案的定义要求的计算机记录信息。

5ISO-14721。开放档案信息系统(OAIS)是CCSDS制定的电子档案馆参考模型。但该标准全文讲档案是用Records,而不是用Archives,只有描述信息包时才使用ArchivalAIP)。此外,CCSDS除了OAIS参考模型外,还有很多关于数据(DATA)电子文件管理的标准与模型,说明对文件与档案有不同规范与要求。

6ISO-1548923081ISO-15489Records Management)申明:标准适用于机构、“不适用档案馆”。这正说明该标准是针对机构全部档案管理的,并非仅为永久保存档案管理的。假如15489要是针对机构文件管理,根本就没必要去说档案馆:世界上数以万计的文件管理标准、规范、模型、软件系统,都没申明是否适用于档案馆。同样,ISO-23081Records Metadata)是用于规范档案元数据。Google 一下“document metadata”和“records metadata”就会发现,前者多达15.2万条,后者仅1.9万。说明文件元数据的广泛性,而且国际上很多组织都在进行各种各样文件元数据的研究攻关。如果我们将records metadata译为“文件元数据”,那么国内有关部门在翻译、借鉴及采标国外的document metadata时应如何翻译?所以1548923081这两个标准应当分别译为《档案管理》和《档案元数据》,适用范围是机关、企事业单位的档案管理。

三、records是档案而不是文件

了解了recordsarchivesdocument的含义与欧美传统习惯用法,就不难得出如下结论:

第一、records是档案而不是文件。records是具有证据作用的档案,通常指全部档案,不是指文件(documents)。而archives指档案机构、档案库、档案界;作为形容词,表示档案学及其理论的、长久保存的意思;指称档案时只是表示永久档案。与此相对应,在信息化条件下,electronic records就是电子档案,不是电子文件。美国人是这样使用这三个词:“《独立宣言》是美国国家档案馆(archives)与档案(records)管理局最伟大的财富之一。在这一文件(document)中,美洲殖民者宣布从英国统治下自由。它雄辩的文字和政治意义使其成为国家最有价值得历史档案(records)之一”。[14]

第二、我国档案管理实践在本质上与欧美区别不大。只要将欧美有关文章中的records译成档案,中外的档案理论与实践是相通的,我国机关企事业中的档案管理就是records managementISO-1548923081正是针对机关企事业单位档案管理的标准。

第三、档案生命周期与连续体是关于档案工作的理论。RL60对年前行政效率运动的产物;Continuum是适应信息化进程的需要,提出档案的整体控制,在我国实际上就是指档案生命周期、连续体。



[] The American Archivist, Vol. 64 Spring/Summer 2001: 96-114

[] http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/rationale-erms.htm

[] Strategies for Long-Term Access, Chicago, IL: Cohasset Associates, Inc., 2000, p. 23

[11] 向菁:基于Web Archive的网页重现方法及应用研究,数字图书馆论坛2009年第七期P17

[14] Microsoft Encarta Reference Library 2003. © 1993-2002 Microsoft Corporation

 
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