李兆明研究员系列论文之八:企业档案简约管理实践概述
  作者: wlh       更新时间:  2009/12/22 10:56:31  文章来源:EAKMRC

企业档案简约管理实践概述

李兆明

(本中心特约研究员,中国铁路物资总公司副研究馆员)

内容摘要:企业档案简约管理是新的管理理念下产生的实践活动,它包括档案室藏简约组织和组织运作等一系列实践内容。企业档案室藏组织以分类为纲,便利高效的档案检索是纲举目张,这是对企业档案简约管理的集中表述。

关键词:企业档案 简约管理 概述

当今社会,简约已经成为一种时尚,成为一种管理理念。在企业档案界,它成为一种方法或实践模式,是对传统企业档案管理方法、步骤、内容的合并归纳、有机整合与升华优化。这种企业档案管理的特点是:一目了然,一点就明,一学就会,一试就灵。让我们回归简约吧。简约,是对企业档案管理传统理念的更新,是对档案劳动方式和生产力的解放!

笔者将企业档案简约管理的实践内容概括为一条主线,两个基本点和三个功能模块。作为该实践主线的“职能简易分类”和“便于档案检索利用的着眼点,体现档案管理效益的落脚点”的两个基本点,贯穿于整个实践过程中。本文以“企业档案室藏简约组织、企业档案简约检索和企业档案管理其他措施”三个实践功能模块介绍了企业档案简约管理主体结构和工作流程,又通过职能简易分类方法、档案保管期限(不分时限)的两分法、档案鉴定四步法介绍了主要实践环节,经过对企业档案简约管理其他方法的介绍,完成了企业档案简约管理实践的概述。

1.企业档案简约管理模式实践简介

1.1企业档案室藏简约组织

企业档案室藏组织以“分类为纲”,首先实行“年代—类别--期限”的分类规则,然后以职能简易分类方法组织档案室藏,使得档案室藏组织回归自然形态,维护着案卷(即归档文件基本保管单位,下同)之间的有机联系。

铁路物资企业划分档案保管期限工作,从2000年开始废除“三分法”,实行永久、定期(不标具体时限)的“两分法”,定期档案一律保存10年。每10年鉴定一次保管期满档案,可以适时将失去保管价值的档案从库房清理出去,加快室藏档案流动速度,以简约化高质量的室藏,实现高效运作。

归档文件基本保管单位如何实现简约流水呢?它是以分类次序排列归档文件基本保管单位流水;每一类中的基本保管单位按照永久—定期先后次序排列,形成年代——类别——期限这样的简约流水方式。

在归档文件保管单位简约流水基础上,归档文件按照件号和保管单位流水号由小到大依次编写归档文件目录,标识每份归档文件的分类号、文件件号+文件字号、文件主题词和保管期限等4项内容。编制好的《归档文件目录》既清晰地表达了每个年度的归档文件基本保管单位排列次序,体现出了归档文件组合排列的规律性,也以简约化的档案信息组合展示了该年度归档文件概貌,便于人们按照文件分类组织的大纲进行检索。

归档文件基本保管单位排架,就是按照归档文件编目次序将某个年度全部归档文件的基本保管单位入柜,以固定其排序的一项工作。全部基本保管单位入柜之后,档案盒上部的分类号依次线性排列,清晰标识着卷盒内文件相应类别特征;卷盒下方的流水号由小到大依次排列,使该年度全部归档文件准确就位。然后,制作各自柜签,柜签上标识该柜归档文件的类别范围、归档文件保管单位流水号迄止范围和保管数量,并将柜号标注在《归档文件目录》备考栏内,以便查找。

档案简约排架的平面布局是:分类为档案横向组合,年代为档案纵向组合,构成经纬组合的简约化的档案室藏组织。上述各个实践节点以分类相联系,形成分类为纲的企业档案室藏形态。若干年代的档案构成了简约化企业档案室藏组织结构。

1.2企业档案简约检索

企业档案简约管理作为一种新的管理模式的着眼点是便于档案的查找利用,必须紧紧抓住分类这个纲才能开展便捷的档案检索。归档文件检索是在对检索对象进行分类、年代等要素判断后,依靠分类数字标识符号的释读进行的,这就是对“分类为纲”的档案室藏组织予以“纲举目张”,通过档案检索充分体现出简约方法组织档案室藏的管理效益。

1.3企业档案管理其他措施

企业档案管理根据相关要求和本单位实际需要,制定了归档文件整理一项标准,把好档案室藏组织这一关;八项管理制度,管住管好了档案借阅利用、安全保护、档案鉴定销毁、档案复制传送及计算机档案信息开发主要工作环节;明确了档案管理人员岗位职责。建立了档案接收清点和档案利用效益计算两项工作流程,做到档案质量良好清清楚楚地进来,档案利用效益计算精确明明白白。

2.职能简易分类方法

铁路物资企业在档案分类集体实践中总结出来了职能简易分类方法,将企业职能最大限度地简化集约合并,并在此基础上划分出归档文件的基本类别。这种分类方法类目设置简单扼要,通俗明了,便于文件分类操作。职能简易分类类目是基于企业管理活动分工而反映的基本职能,因而具有广泛的共性,不会轻易受到局部工作变动的影响。如果某单位产品转型或管理体制发生重大变动,只需针对少数几个类目作出调整修订,而大多数类目可长期保持不变。由于此种分类法高度概括了企业经营活动的共性,每个类目都有很强的兼容性和广泛的适用性,不存在普及与推广的任何障碍,一般企事业单位均可应用。

2.1职能简易分类规则,分类代号、分类类目

分类规则:年代—类别—保管期限。

分类代号、分类类目(以物资供销企业为典型,供其他类型企业参考):

1 党群工作综合类 6 计划统计类 11基建设备管理类

2 党委组织类 7 财务审计类 12企业经营管理类

3 纪检监察类 8 人事劳资类

4 行政管理类 9 物资管理类

5 法规制度类 10 生产技术管理类

2.2 职能简易分类的实践应用步骤:其一,将职能简易分类类目表按既定顺序打印出来并置于办公桌玻璃板下面,以备存阅。其二,用纸板做成类别标识签或类目卡片,将职能简易分类类目一一列入其上。某些大类可根据需要标识出小类,最好另行制作小类签,如财务审计类可制作成财务管理、规章制度、审计等若干小类签,并编列顺序号。将类目签置于文件整理台案上。其三,将某一年度全部归档文件按职能简易分类类目进行分类,像邮局分拣信件那样将文件逐一对号入座。操作熟练后,十几个类目牢记在心,不用类目签或类目卡片也可进行文件分类。其四,将某些大类中的众多文件进行细分类,如人事劳资类文件数量多,可进行再分类,如1)人事任免、2)规章制度、3)、人事管理4)劳动工资、5)奖惩、6)教育等类。因笔者将本单位人事劳资类列为第8类,则上述文件的分类标识确定为8-1(人事任免)、8-2(规章制度)等,依次类推。其五,对分类文件进行复查,以杜绝类别误分现象。其六,将大类签置于各大类文件之前,小类签置于各小类文件之前,分别用线绳捆扎。文件分类即告结束。

2.3档案职能简易分类的数字标识。具体包括:1)分类标识要准确。严格按照分类目录名称标引,认真仔细、准确无误,否则,会造成今后档案“误检”。2)档案分类标识不管是数字标识还是文字标识,或同时使用两种方式对应标识,所标识的文字、数字必须标准。数字标识要使用阿拉伯数字并横排标识,一组以上的数字标识,相互之间用“—”隔开,以利于人机准确识读。文字标识除特殊者外一律使用标准简化汉字,如需使用外文标识,需在外文下面另行标识所译汉字,并标识在括号内。3)分类标识的规范化要求。归档文件的保管单位分类标识应与归档文件的分类保持一致。归档文件的类别以醒目的方式标识在档案盒卷脊上部。如行政管理类的某一盒归档文件标识为“4-1”,其表意为:行政管理类第一盒。财务审计规章制度标识为“7-2”,其他依次类推。数字或文字标识的字体、字号、颜色及分隔符号均应保持一致,数字或文字标识位置亦应统一固定。在卷盒脊背上标识,许多单位是将分类标识打印后裁成小纸条贴在上面,如手写方式标识,字迹符号还应符合工整、美观、醒目的要求。如需对 “专卷” 特殊标识,应尽量使用文件主题词表词汇,以免人机检索发生“歧意”误读。

3.档案保管期限(不分时限)的“两分法”

2000年,中国铁路物资系统企业就开始实行归档文件保管期限永久、定期(不划分文件具体时限)“两分法”,从实践中感到的优越性是:文件鉴定者根据“少而精”原则,只需将少量特殊价值的文件从归档文件中挑出永久保存,其余文件定期保管,在很大程度上消除了人们对归档文件价值认知的主观随意性,消除了可长可短或从长处置的价值判断误区,使文件价值鉴定变得简便易行。其二,大量归档文件定期保管,每满10年鉴定一次,可以缩短档案鉴定周期,加速了档案室藏流动速度,达到优化室藏的目的。

归档文件保管期限“两分法”都有哪些适用性呢?

3.1操作简便,便于推广。“两分法”的特点,是在于取消了定期文件划分时限的工作。数量庞大的定期文件划分时限,消耗的时间一般要占到整项工作的70%左右。简约两分法省时省力省心,节约了劳动成本,提高了工作效率。以党群工作综合类归档文件为例,先将党政联席会议纪要、党委会议记录、上级机关对本单位领导人事任免文件、本单位中层领导职务聘解文件、党委年度工作计划、工作总结等反映党群重大工作面貌的文件从中挑出,作为永久文件保存,其余党群工作中形成的大量文件,如一般的规章制度、事务性文件,会议文件以及外来文件,无需进一步划分具体时限,一律定期保管10年(此处节省的时间和精力很可观)。过去,我们划分档案保管期限,永久档案相对省事,长期和短期档案的划分争议大、耗时长、效果差,有些时候简直就是徒劳无功。而应用简约两分法划分档案保管期限,不在定期时限上纠缠不休,只是匹配一下基本保管单位,省时省事省心省力,何乐而不为之呢?

3.2这种方法十分适用于归档文件手工检索。尽管许多基层单位实现了档案计算机管理,但由于未能将全部档案数字化,并实现网络全文检索,以及出于手工检索种种便利,许多时候,或者说主要的检索还是手工方式。在现阶段完全采用计算机代替手工检索不可能的情况下,如何使整理后的归档文件便于手工检索,应当是我们关注的一个重要问题。笔者在采用“职能简易分类”与“年代——类别——保管期限”排架方式基础上,采用“两分法”划分归档文件保管期限,使得档案室藏形态简约明了,本单位各项工作职能得到充分展示,本单位发展历程一目了然,十分便于手工检索。有人查找某年人事管理制度文件,马上在检索人员头脑中反射出“人事管理制度”、“定期”等关键词,打开该年卷柜,从标识着“8.2”、“人事管理制度”、“定期”的档案盒中取出该年“人事管理制度”全部文件提供给利用者。

3.3这种方法给今后的期满归档文件鉴定留有充分余地。使用“三分法”或定期标时的两分法划分归档文件保管期限,往往在日后期满的归档文件鉴定时会发现这个缺陷:由于期限或时限限制,从长划分保管期限(如过去的长期档案,或今后的30年时限档案)卷盒里的文件,按制度规定不能提前鉴定,必须等到保管期满后才能鉴定销毁,增加了室藏负担,增加了管理费用,浪费了管理人员精力。而使用“两分法”(不标具体时限)划分归档文件保管期限,就可以将“定期”归档文件每十年鉴定一次,有价值者续存,无价值者销毁,鉴定者无所顾忌,可放开手脚鉴定文件。

4.档案鉴定“四步法”

我们为什么必须废除传统的档案鉴定方法?

笔者在近三十年档案鉴定实践中,深刻感受到:企业档案鉴定急需简单易行、易于推广的工作方法,以推动档案鉴定工作的开展,使企业档案室藏得到精简优化,降低管理成本。

在这里向大家推荐档案鉴定“四步法”:将档案鉴定工作程序删繁就简,只包括“提交档案鉴定报告、档案鉴定、销毁档案和工作小结四个工作项目。

档案鉴定“四步法”都有哪些应用步骤呢?

第一步 提交档案鉴定报告。企业积累了一定数量保管期限已满的档案需鉴定销毁时,由相应部门书面或口头报告单位领导,得到允许后即可开展档案鉴定工作。

第二步 档案鉴定。档案鉴定分为两个步骤:其一是将所有超期档案从柜中取出,集中存放,在认真仔细鉴定之后列出待销毁档案清单。其二是将销毁档案清单并附书面报告送领导审批。

第三步 领导批准后按相应规定将档案予以销毁,将需继续保存的案卷归入相应年代相应期限的卷柜中,文件则插卷,调整相应目录和台帐,将已销毁档案在案卷目录中“注销”;其他情况标注在“备考表”中。将案卷销毁清册和其他重要材料一并归档保存。

第四步 将档案鉴定概括写出工作小结。

实施档案鉴定“四步法”还要同时运用下面的两条原则:

其一是“以我为主,为我所需”,鉴定档案价值应以满足本单位今后工作查考需要为原则,凡是与维护本单位历史面貌和今后工作查考有关的档案都要保留下来,其他可销毁。而反映本单位历史面貌或为今后工作查考需要的档案之中,主要是本单位在历史上制发的归档文件,即平时常说的发文,这些文件一旦误销,将使本单位工作查考受到影响,或使本单位权益受到损害。而外来文件即使销毁,原发文单位还会留存,仍有可查阅之处。企业要为自己留存档案,自己需要什么就存什么,不需要的一概不存。据近年对归档文件专门作出的统计分析表明:本单位文件在整个归档文件中一般要占到70%-75%,是其中的一个“大头”。外来文件中又以直属上级机关的文件为归档重点,占到15%左右,其他是非直属上级机关和其他机关,以及与社会来往的文件。等到10年后经过档案鉴定再淘汰一些外来文件,本单位文件要占到总体的90%左右。其二,是“与时俱进、具有时代特色”的原则。古代有个成语,叫作“刻舟求剑”,专门讽刺那些不知应势而变的人们。时代变了,企业经营模式变了,档案价值观念和鉴定原则必然要随之改变。档案鉴定如果不能把握好未来,就会产生一定的盲目性和被动性,无法按时代要求对档案室藏内容和结构作出调整与更新,无法适应企业对档案利用新的需求。档案鉴定工作提倡与时俱进,具有时代特色,就是把历史、现在和未来联结为一个流动的时空整体,全面考察与判断档案价值,对企业未来档案需求作出较为准确地预测,实现室藏的吐故纳新,使室藏不断适应于企业发展变化的需要。只有这样,才能更好地维护企业历史面貌,更好地服务于企业。文件归档价值随着社会变化而产生变化。上个世纪很长一段时期,就是计划经济年代,那时的“红头文件”比一般文件重要。红头文件又随着行政级别而提高价值。比如中共中央的文件比北京市党委文件价值大,市委文件又比工厂党委文件价值大,本单位文件的价值最低。进入市场经济后,前面那个文件价值观念整个被颠倒过来,变成“以我为主”,本单位形成的文件成为归档文件主体。另外,一些非红头文件,如企业联营、股份制改造形成的股权证书、联营合同、劳动协议、出资证明、资金担保书等关系到企业兴衰成败生死存亡,红头文件哪有比这些文件更重要的价值呢?这就是档案鉴定,包括文件归档价值鉴定,都需要格外注意的问题,是档案鉴定要与时俱进的新观念。通过档案鉴定工作与时俱进彰显时代特色,通过以我为主凸显本单位特色;是企业档案鉴定的两条重要原则。

5.企业档案简约管理其他方法

所谓的企业档案简约管理其他方法,就是除了职能简易分类、简约保管期限划分和档案鉴定“四步法”之外的其他方法。其中主要是归档文件简化整理、档案检索方法两点。为了不重复的原因,前面已经讲到的归档文件分类、保管期限划分、基本保管单位流水、编目和档案排架,这些同属于或者与归档文件整理有关的项目就不予介绍了。本小节主要说明文件鉴定四要素和一些相关配套的归档文件整理简化措施,然后介绍一下档案检索方法。

5.1归档文件简化整理

文件鉴定四要素。归档文件整理四要素是归档文件整理的重要内容之一,它使文件价值判断由抽象模糊难以把握变成具体清晰可操作,是简约管理理念下精细操作的典范。其操作项目包括:文件价值鉴定、文件法律标记鉴定、文件齐全完整鉴定和文件技术鉴定等四个方面的要素。文件价值鉴定是区别归档文件不同保管期限,使之分为“永久”和“定期”两部分。文件法律标记鉴定含义包括两点:一是鉴定文件有无法律标记,比如文件定稿是否已经签发、正本是否加盖公章,合同文本是否具有相关各方签字和公章;二是鉴定上述文件法律标记是否完整、规范、清晰。具体包括:文件法律标记是否使用永久性字迹材料标识,合同协议是否具有清晰的印信、指纹,并在法定(指定)位置上签署,文件签发、签署日期、签署意见等是否齐全,签署字体是否清晰、规范等等。文件齐全鉴定是指应该归档的文件是否都已经归档,文件完整鉴定是指每份归档文件的稿本、主附件是否完整。文件技术鉴定主要指文件的文面质量、纸质和字迹材料等方面的技术指标是否合乎要求。通过铁路物资企业十年反复实践得出的一个结论,就是只有在“以我为主、为我所用”的文件鉴定原则指导下,把握好文件鉴定四要素,才能使得文件鉴定工作得到理想的效果。

归档文件整理简化方法还包括:文件即时鉴定方法(省去集中鉴定文件所需时间,也叫平时归档法)。简单的档案装订方法:一般文件只用订书器在左上角订一个金属钉,保证文件不散不乱即可。这样做的目的一是节省人力物力,二是适合文件在归档最初几年内频繁复印、传真的需要。永久保管文件在5年后利用概率变小,可以考虑线订。将会议纪要、简报、人事任免令类型文件合订,只在第一份文件首页加盖填写归档戳记,减少文件盖戳频次。将文件页码尾号直接填写在《归档文件目录》表内,基本免除文件编张号工作。立厚卷,减少归档文件保管单位数量。10年前,本系统企业每年一般都要立成二百余卷,甚至更多,整整装满一组五节档案柜,而现在每年的归档文件一般只有三十至五十个保管单位;同样十年前,本系统各单位每年花在文书立卷上的时间为2-3个月,现在则多需一个月,少需2-3周的时间。

5.2档案检索方法

档案检索要实现快、准、全的要求,除了对室藏熟悉和依靠工作经验之外,还需要应用新的档案检索方法和检索技巧。

利用分类标识检索档案。归档文件分类标识的目的,是保持归档文件保管单位的类特征,便于归档文件的快速简便检索。有人查找2005年一份总经理会议纪要,检索者亦须理顺这样一组检索符号:“1(永久卷)-4(行政管理类别代号)-2005(年代)”,然后去检索归档文件。这就是对归档文件组织相关信息进行回溯而形成的检索符号,又是某一份归档文件自身所依从的逻辑关系,文件类别则是三者中的核心要素,它始终是文件检索所依从的逻辑主线,是归档文件检索指导思想的大纲。如果从三者中去除了职能简易分类这一核心要素,只剩下期限和年代两个不大相关的概念,档案检索便无所谈及。归档文件整理和档案室藏组织以分类为纲,档案检索便是对分类的纲举目张。

此外,熟记分类数字标识符号是实现快速检索的基本要求。在若干类检索符号中,数字符号的识读速度最快。只要将职能简易分类数字符号记在脑中,在一般情况下,本系统档案人员常常不用查找任何检索目录,便可直接打开卷柜取出所需档案来。当财务部某人到档案室查阅2001年发布的《总公司财务工作管理办法》时,档案检索人员径直走到2001年卷柜前,打开柜子,将卷脊上标识“72”(注:本单位习惯上将规章制度文件放在各类第2盒)的卷盒取出,前后过程一般只需一分钟时间。其他档案检索经验技巧如:

电话预约调卷,档案检索由被动变主动。十几年来,中国铁路物资总公司企业70%档案都是事先通过电话预约借阅的。查档人如需利用档案,先通过电话简述档案年代和关键词,挂断电话后,档案人员将所借案卷准备好,电话通知有关人来取。这样,既避免了借档人的当面催促,又使得档案检索变得从容。档案借阅等待时间几近为零。

“批处理” 档案检索。档案利用总是有些规律的,如上个世纪90年代铁道部对所属单位每年9月份开展的财务大检查,最近几年国资委在10月份开展的中央企业财务审计,每年对企业老总开展的经营业绩考核,以及每隔几年进行的ISO9000质量管理认证复查等等。这些活动中利用档案都具有规律性和预期性。每当档案利用完毕,档案员都制成专门检索表,将这些档案的卷号,或者文号一一记录下来,下次利用即可“批处理”,将有关档案一次全部提供出来,省去了现查现找的大量时间和精力,也方便了利用者对档案的急需。

5.3档案利用简约登记。

简化档案借阅登记手续,除借档人签字、卷号(文号)、数量、日期等必要者外,其他登记项目一律革除。通常,档案人员通过电话调卷,将别人所需的案卷放在阅览桌上,由档案员将这些案卷预先登记,调档人签名即可取走。这些简化措施得到档案借阅者广泛赞同。

笔者在此推荐的企业档案管理新模式的核心理念是:“简约管理,效益优先”。

(本文转自《档案管理》2009年第6期)

 
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