知识管理视角下民营企业档案工作研究
  作者: wlh       更新时间:  2010/01/13 22:16:04  文章来源:EAKMRC

知识管理视角下民营企业档案工作研究

周瑞芬

内容摘要:传统档案管理在民营企业最大的价值就是记载历史,信息时代的档案管理最大价值则是使历史数字化。而在知识经济时代,民企档案管理就是知识、 资源的管理。档案管理走向知识资源管理,不仅能改变管理模式,达到知识资源共享,实现民企工作更有效益的管理本意,而且还将为民企提供知识服务、建立知识资源体系,提高企业的决策质量和效率,降低人力资源成本,增强竞争力,给民企带来新的价值。

关键词:知识管理 民营企业 档案工作

知识管理是运用信息技术,通过对知识的取得、 整合、 转换、 分享、 应用与创新等一系列活动,使知识不断产生、累积与升华,以便更有系统、 更有效地运用知识去创新的管理。 民营企业在生产、 经营、 管理过程中形成和积累了大量有查考利用价值的档案,这些知识资源在企业的发展过程中起到了不可替代的促进作用。因此,在知识管理视角下如何进一步管好、用好这些档案,使民营企业档案工作逐步走向规范化、标准化和制度化,是民企档案工作面临的一项全新课题。

一、 民营企业档案工作中存在的问题分析

新时期民营企业在兴起与发展的过程中形成了大量档案,但由于民企重生产,疏于档案管理工作,在档案工作出现管理信息化水平低、信息资源管理体制尚未形成、 知识服务意识不强等诸多问题。

1.档案管理工作信息化水平低

在信息时代的今天,档案作为重要的信息资源,它的价值越来越引起社会广泛重视。但在实际工作中,由于民营企业信息化水平参差不齐,档案管理手段相差悬殊,虽然少数信息化水平较高的企业已初步实现档案信息化、信息一体化,但大量小型民企档案工作尚处于 “抽屉式” 手工管理阶段,因受到时间和地域的限制,档案信息往往不能及时为用户所用,不能满足信息化社会人们对信息 “广、快、 精、 准” 的要求,不能真正实现档案信息资源共享。

2.档案信息资源管理体制尚未形成

民营企业大多属于 “家族式” 管理模式的企业,他们将形成的档案材料,尤其是涉及到生产工艺流程、产品制作秘方等核心档案,往往掌握在家族 “少数” 人手中,实行 “封闭” 管理。形成的合同档案、 会计档案、 文书档案、 人事档案等不是集中在档案部门管理,而是分别保存在不同部门,这种分散、无序的管理体制,造成了档案信息管理不系统、 不规范,特别是这些档案的管理者,一旦与企业发生利益冲突,就会以占有核心档案为条件,要挟企业,造成企业管理的被动,甚至会导致企业重要档案流失,造成无法弥补的损失,危及企业的生存。

3.档案管理人员知识服务意识淡薄

在传统档案工作中,民营企业档案管理人员忠实地保管着档案,被动地为用户提供档案,而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、 知识的难题留给用户自己去解决。 在利用档案信息和知识创造价值的过程中,民企档案管理者知识服务的意识淡薄,只是坐在凄凉冷清的文件办公室或静寂的档案架前,无所作为,甚至导致档案散乱或流失。

4.档案管理无法应对电子文件的冲击

知识经济时代,信息化建设使得企业在各项生产、经营、 管理活动过程中形成的实体文件越来越少,取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集管理易逝的、 流动的、 脆弱的电子文件。 许多民知识管理视角下民营企业档案工作研究企档案机构和人员面对电子文件的涌现,采取 “鸵鸟政策” ,固守传统的档案实体管理模式。面对信息技术发怵,无法应对电子文件的冲击,任由电子文件自生自灭,结果造成大量的档案资源流失,甚至有的档案人员只保管有领导签字盖章的重要纸质文件,对电子文件一概不管,致使部分员工离职时随意拷贝甚至删除公司电脑中的电子文件。

民企档案管理面临上述困境的根本原因在于传统档案管理无法适应外部环境的急剧变化,从知识管理角度审视企业档案工作,可以为民企档案管理变革提供新的思路,即通过挖掘企业档案的知识价值,为民企创造经济效益和社会效益,以适应现代企业制度建立和市场竞争日益激烈的要求。

二、 知识管理视角下民营企业档案工作的对策

经济工作发展到哪里,档案工作就应延伸到哪里。在知识经济时代,能够指导民营企业档案工作创新管理理念与管理模式的就是知识管理理论。因为知识管理理论是知识经济时代的管理范式,它能从各个层面为企业档案工作创新提供新的思维。 我们要引导民营企业从实际需求出发,打破传统的企业档案归档范围和分类方法,把企业真正需要的档案管起来,使档案工作真正成为企业核心能力建设的重要组成部分。为较好地发挥民企档案信息决策之源、 发展之基的作用,需要做好如下工作:

1.指导民企做好档案收集工作,使档案知识资源体系化

民营企业档案的集中收集,是避免档案散失、 损坏、维护其安全、 完整的必要手段。 在通常情况下,民营企业档案的收集有三种方式:(1)职能部门收集。 指由文件的形成或经办部门实行的收集工作,并由专人负责保管。(2)档案部门收集。指由档案部门(或办公室)对民企档案实行统一收集和保管。(3)个人收集。 指在科技、 生产、管理活动中形成的文件材料由责任人自行收集。 由于民营企业档案的收集是伴随各项民营企业活动的结束而自然开展的一项工作,通常由各职能部门完成。要做好档案材料的收集工作,应实行 “三纳入”、“四同步” ,即把档案工作纳入民企整体规划,列入领导议事日程;纳入企业工作计划和规章制度;把文件材料的形成积累、 整理归档纳入各项工作程序,列入有关部门和人员的职责范围;要求布置(如工作任务)、 检查、 总结、 验收(如科研工作)各项工作与布置、 检查、 总结、 验收档案工作同步。

2.引导民企建立知识产权档案,为维护企业权益提供保障

我国加入世界贸易组织后,越来越多的民企处于应对反倾销、 反补贴等贸易争端的第一线,维护企业的合法权益,提高企业自身素质,必须有完整、准确、 系统的档案为依据。 档案的凭证和法律作用是其它材料不可取代的。因此,民企档案部门应该认真做好知识产权档案的收集、 管理和服务工作,紧紧围绕自主创新的需要,主动服务、跟踪服务、 超前服务,进一步增强档案利用效果,让众多的档案信息成为具有知识产权的企业核心竞争知识。 从档案管理角度来看,这是新的课题,需要很好的研究和规范。各级档案部门加强对民营企业专利、品牌等涉及知识产权档案的建档指导,使档案工作在保护企业产品产权中发挥重要作用,成为企业竞争 “基石”。在民企档案工作的实践中,有很多范例值得我们借鉴。如: 2003 8 月,日本丰田起诉吉利汽车公司侵犯其知识产权,当时被业界称为 “我国汽车知识产权第一案”。最终吉利集团依靠完整的专利档案,维护了自己的合法权益。

3.引导民企档案工作实行知识管理,为民企档案管理工作提供新思路

当前,全球最根本的社会经济背景、 时代发展潮流是知识经济的兴起。 知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济,其本质特征是:在整个社会生产系统中,知识产品的生产支配了物质产品的生产而居于主导地位,脑力劳动上升为人类劳动的主要形式。在知识经济时代,知识成为了关键的经济资源和比较优势的主导的、甚至可能是唯一的源泉。知识经济作为一种完全不同于农业经济、工业经济的全新的经济形态,必然需要一种全新的管理理念、 管理模式和管理方法与之相对应。 知识管理强调通过知识应用、知识创新,最大限度地实现知识的价值,充分发挥知识在经济活动中的作用,以顺应知识经济这种 “空前关注知识的价值” 的要求。作为知识经济时代的管理模式,知识管理理论必然为民企档案工作提供创新的思路和视角,为民企档案管理提供理论依据。

4.引导民企档案实行知识管理,是将档案服务工作提升为知识服务活动的重要途径

知识管理的出发点是促使人们重新认识企业档案的价值:企业档案作为一种重要的知识载体,已不仅仅是简单的 “历史记录” ,而是企业重要的战略资源,是企业展望未来的窗口。为此,档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、 所蕴含的知识的管理。在档案收集过程中,应该不仅确保正式文件的归档,而且加强隐性知识的记录与收集,加强非正式文件、外部信息的收集,从而将档案收集工作拓展为知识积累活动。在档案整理过程中,应该在档案实体分类的基础上,按照用户的检索偏好与利用习惯,进行多维度、 深层次的档案内容的知识分类,从而使档案整理活动演变为知识组织活动。

在档案鉴定过程中,不仅重视档案的凭证价值、 长远价值和保存价值,更要关注档案的情报价值、 现实价值和利用价值,从而使档案鉴定工作创新为知识评价活动。在档案利用服务过程中,应该贯彻以用户为中心的理念,通过信息化、网络化、 智能化手段,开展主动服务、个性化服务、 全过程服务与超前服务,努力为用户提供具体的知识与问题解决方案,而不仅仅是档案实体本身,从而将档案服务工作提升为知识服务活动。

5. 将民营企业家人事档案纳入人事部门的管理和服务范围,使档案管理模式更加规范化

民营企业家在创业的过程中,积累了大量的有保存价值的档案材料,这是一笔可贵的知识财富。对于他们来说,能有一份像机关事业单位的职工记载人生轨迹的人事档案,不仅能对他们进行全面公道的评价,这也是维护企业及其个人合法权益的重要凭证和依据,同时能够充分体现党和政府对民营企业家在政治上的关心,有利于在全社会创造支持民营企业的舆论环境,激励各类人才支持民营企业的发展,参与民营企业的建设,努力营造人才兴企的良好氛围,促进民营经济快速健康发展。在建立民营企业家人事档案的过程中,应本着免费和自愿的原则,加强管理、优化服务,按照国家人事档案管理规范,将记录企业家个人的学历、 政治经历、 科研成果、 受表彰奖励情况等有保存价值的材料以及企业家个人的创业史和企业的发展史收集归档,并竭诚为民营企业家服务。

6.指导民营企业建立电子质量档案,使民企档案技术管理水平不断提高

在民企建立 “企业电子质量档案” 的目的,就是要以诚信的姿态、 过硬的产品质量,为全面展示企业诚信的形象提供平台。电子质量档案包括企业的基本状况、质量认证、 计量标准、 设备检测、 质量监督与违法行为以及企业的诚信信息的征集、 信用等级的评定、 诚信数据库的开发等内容。 这些由企业和质监部门共同建立的电子质量档案将使政府进一步加大对产品质量的监控力度,使政府宏观调控与决策更富实效。电子质量档案的推广应用,为企业建立健全标准化、 计量、 质量检测、 质量管理和质量信用体系,提高科学决策水平,实现质量工作电子化、 效能化监管,以及在行政管理部门与企业之间构筑网上互联快捷服务方面,都有着重要意义。

7. 引导民企建立健全计算机科技档案全息管理信息网络,为科研等各项工作提供依据和参考

引导民企建立健全计算机科技档案全息管理信息网络,可以使科技工作人员在关键时刻,通过授权使用该网络,就近利用联网计算机远程检索并利用所需档案,迅速地开展部件加工或线路抢修,这可大大节省查找和复印档案的时间。而且,工作人员通过网络利用科技档案,不用去档案馆就能获得所需档案,这也是对企业馆藏档案的极大保护,同时,也节省了归还后档案清点装盒的时间,防止档案丢失,进而大大延长了科技档案的使用寿命。有条件的企业,要配备计算机参与录入纸质档案,建立企业档案网页并与 OA 系统相衔接,拓宽信息渠道,方便档案信息的查阅利用。

民营企业档案是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料,是生产、 经营、 管理和科研等各项工作的依据和参考,也是企业的宝贵财富。从知识管理的角度审视民企档案工作,档案实行知识管理,将有助于民营企业增加技术和知识储备,促进企业保护好知识产权和商业秘密,为企业的可持续发展提供强有力的保障;有助于民营企业在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力,并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用,维护企业的经济利益和合法权益;有助于民营企业构筑企业信用体系,展示企业创业发展的历程,培养员工的创新企业经营理念,提升企业的文化品位;有助于促使民企档案工作很好地适应外部环境变化的要求,通过挖掘企业档案的知识价值,为企业创造经济效益和社会效益,以适应现代企业制度建立和市场竞争日益激烈的要求。

参考文献

1.王光辉:《非公有制企业建档工作的现状与对策》,《浙江档案》,2004年第1

2.《毛福民同志在全国民营企业档案工作座谈会上的讲话(2005419日)》

3.徐拥军:《企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究》

(本文转自《档案学研究》2009年第1期)

 
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