基于核心信息资源管理理念的企业档案管理——以中国石油天然气集团公司为例
  作者: wlh       更新时间:  2010/03/04 20:33:31  文章来源:EAKMRC

基于核心信息资源管理理念的企业档案管理

——以中国石油天然气集团公司为例

王强

内容摘要:本文以核心信息资源管理理念为视角,分析了核心信息资源管理理念的内涵及对企业档案工作的要求,探讨了核心信息资源管理理念在中国石油天然气集团公司的实践,并指出对企业档案管理的启示。

主题词:企业档案 理念 中国石油

中国石油天然气集团公司(以下简称“中国石油”)是根据国务院机构改革方案,于19987月在原中国石油天然气总公司的基础上组建的特大型石油石化企业集团,是实行上下游、内外贸、产销一体化、按照现代企业制度运作,跨地区、跨行业、跨国经营的综合性石油公司,其主要业务包括石油天然气开发、炼油化工、管道运输、市场销售、工程技术服务、石油物资装备制造和供应。2007年《财富》杂志全球500家大公司排名位居第24位,在世界50家大石油公司综合排名中位居第7位。在新时期,中国石油提出建设综合性国际能源公司的奋斗目标。

在组织体系上,中国石油以提高公司核心竞争力为导向,建立起以主营业务档案为核心的档案管理体系,施行“统一领导,分级管理”的档案管理体制,形成以勘探开发、炼油化工、管道建设、市场营销档案为主体,层层有人抓,处处有人管,纵向逐级负责,横向联系紧密,工作协调一致的档案管理网络。在基础业务建设上,中国石油以完整真实保存公司记忆为导向,不断加强档案基础业务建设,强化“收集是档案工作第一要务“”整理尽可能简化”“变保存为保护”的业务管理原则。在信息化建设方面,中国石油以开发利用档案信息资源为导向,不断推进档案信息化建设,通过统一推广使用电子文件系统,保证了文件、档案的一体化管理,初步建立起企业级的内容管理平台与信息资源共享平台。

中国石油档案管理的实践来源于“核心信息资源管理理念”,正是这一理念指导着中国石油组织体系建设、基础业务建设及信息化建设。核心信息资源管理理念的提出既是对企业价值的认定,同时也是公司发展的必然要求。

一、核心信息资源管理理念内涵

无论学界还是业界,对企业档案往往从信息资源和知识资源的角度来认识。从信息资源角度来说,企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料,它是企业内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息,是企业重要的信息资源;从知识资源角度来说,企业档案不仅记录了企业发展的历史,而且记载了企业所形成和积累的知识,是企业重要的知识资源。

无论国内还是国外,对企业档案的认识逐步由历史记录向信息资源和知识资源转变,认为企业档案不仅是企业的重要信息资源,而且是企业重要的知识资源。因此,对企业档案的管理需要从信息资源与知识资源的角度去管理和推动。在国内,特别是大型中央企业都注重企业档案的管理,将企业档案作为重要的信息资源来管理,不断强化基础业务,利用信息技术提高管理水平,并不断创新管理方式。在国外,无论是政府还是企业都注重档案特别是电子文件的管理,美国提出要从国家战略的角度重视电子文件的管理,注重顶层设计和全面规划,由国家制定并实施的关于电子文件管理的全局性法规、政策、发展规划、项目等方面的国家级战略安排,美国耗资3亿美元的国家电子文件档案馆项目已正式启动;在壳牌石油公司和英国石油公司,档案更多的是作为一种知识资源来管理,更加强化知识的分享与利用,两家公司都为分享知识建立专门的知识管理系统。

就企业档案工作的发展历程及国内外档案工作发展趋势而言,企业档案已经成为企业的重要信息资源和知识资源,其信息属性与知识属性日益突出,企业档案的地位越来越高;就企业档案与企业经营决策而言,企业通常采用内部信息与外部信息内化的综合集成形成以企业内生信息为主要形式的决策过程,而在这一过程中,企业档案始终居于中心位置。

对于中国石油而言,企业档案尤为重要,公司提出企业档案是技术和知识储备的重要形式,指出企业档案

为建设综合性国际能源公司提供了强有力的信息支持。以勘探开发档案为例,石油行业是知识、技术密集型行业,在油气勘探开发和生产建设过程中形成的档案资料是国家巨额投资的结晶,是千百万石油人辛勤智慧的成果。由于地质构造的复杂性和勘探程度的加深,油气勘探的难度不断加大,需要在前人工作的基础上不断加深认识,深入研究,才会有新的发现和突破。例如,冀东南堡油田、长庆西峰油田都是利用老资料、认识老资料、研究老资料进行二次勘探取得的重大成果。

基于以上认识,中国石油提出核心信息资源管理的理念,这种理念是在认识档案的信息和知识属性基础上,把企业档案确立为企业发展的核心信息资源。

二、核心信息资源管理理念对企业档案管理的要求

核心信息资源管理理念对现代企业档案工作的要求具体体现在:珍存企业记忆、构建知识平台、实现知识共享、提升公司价值。

(一)珍存企业记忆。档案工作是对历史负责,为现实服务,替未来着想的工作。就历史而言,档案工作始终承担着珍存企业记忆的职责。档案从本质上而言是一种历史记录,珍存企业记忆是档案工作的最基本职能,也是企业档案工作实现其他功能的基础。珍存企业记忆就是要使企业发展中具有保存价值的文件材料得到完整、有效的珍存。只有珍存,企业才有知故的“记忆”和喻今的资源,企业档案管理才有存在的价值。中国石油创新归档方式,施行归档审批与备案制,强化“收集是档案工作第一要务”,最大限度保证“公司记忆”的完整珍存。

(二)构建知识平台。从知识角度来说,珍存企业记忆关注于知识的“积累”,构建知识平台则注重知识的“整合”。从企业发展角度来说,企业必须具备获取知识的能力、建立知识库的能力以及输出知识的能力,这是企业学习与成长所必备的能力,构建知识平台体现的是企业建立知识库的能力。“组织对知识进行积累和建立知识库是非常重要的”“真正的学习型组织也就像一个充满生命力的水库一样,具有获取、输出、存储、共享、保护知识,并让不同形式知识之间相互转化的能力,最终为组织的生存发展和自我更新提供充足的知识资源”。①随着信息化的深入发展,中国石油各个业务都统一规划了业务系统,而各个系统中具有保存价值文件都统一“归档”到内容管理平台上,内容管理平台既是企业级的档案管理系统,也是以档案为核心的知识管理系统。

(三)实现知识共享。实现知识共享体现的是企业输出知识的能力,整合的知识只有通过一定的方式分享,才能实现知识的价值。美国管理学家彼得.德鲁克认为:“知识的生产率将日益成为一个国家、一个行业、一家公司竞争的决定因素。”因此,提高知识的生产率以及加速将知识转化为生产力是企业成长的关键。中国石油内容管理平台强化“智能搜索”与“知识聚焦”,并建立“专家社区”,对知识进行了很好的整合与挖掘,最大限度地实现了知识的分享。

(四)提升公司价值。珍存企业记忆、构建知识平台、实现知识共享实际上体现的是企业获取知识、整合知识、输出知识的循环,而这一循环的目标是为了保持公司持久竞争优势,提升公司价值。中国石油提出档案工作的各项策略要以提升公司价值为导向,档案工作要为企业的奋斗目标和实施战略提供信息资源保障。

三、核心信息资源管理理念的实践

在核心信息资源管理与“珍存企业记忆、构建知识平台、实现知识共享、提升公司价值”的要求下,中国石油实施档案管理组织体系建设、档案基础业务建设档案信息化建设三大策略,并构建以“三个建设”为支撑,以文件档案一体化管理、馆藏档案的数字化应用、档案信息网络化利用、档案资源的专业化管理为基本表现形式的企业档案工作新模式。

(一)档案管理组织体系建设策略———“一支队伍”

企业档案是增强企业竞争力的基础和手段,它需要专业化的管理,才能使之有效地发挥作用。在信息技术应用和知识经济发展的影响和推动下,企业档案工作发生了新的变化,档案管理人员的职能也发生了根本性的变化,主要体现在:一是档案工作模式的变化带来管理内容和管理职能的转变。加拿大档案学者特里?库克面对当今信息化社会发展的趋势,从档案工作者的角度提出了“后保管模式”理论。我国档案学者冯惠玲教授将其总结为“一种以来源为中心,以知识为中心的管理”。由此可见,档案工作者必须积极介入文件形成活动中去,实现前端控制,从而成为“文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者”。二是档案工作重心的转移。将职能重心从实体管理转向信息管理、知识管理。

企业档案工作内容、职能以及工作重心的变化,使企业档案工作者的职能也发生了革命性的变化。要支持企业核心信息资源管理,就必须打造一支专业化的档案管理人员队伍,由单纯的企业记忆的保管者向企业记忆的塑造者、知识管理者转变。与此同时,企业核心信息资源管理也需要设立专门的机构来负责。

中国石油建立了“统一领导,分级管理”的档案管理体制,总部设立档案处统一规划公司档案工作,各企事业单位建立相应的档案部门(档案馆、处、科)统一保管本单位形成的档案并监督指导下属单位档案工作,形成了相对完善的档案工作机构体系。在档案管理职能上,档案管理与公司发展同步规划、同步安排、同步推进;在人员上,逐步形成一支由档案专业、计算机专业和主营业务专业共同构成的档案专业队伍。各级档案管理机构定位于企业的“凭证中心”和“知识中心”,发挥获取知识、整合知识、输出知识的职能;档案工作者积极转变思路与工作方式,注重知识的整合与开发利用,向知识的管理者和提供者转变。

(二)档案基础业务建设策略———“一本《手册》”

档案基础业务建设策略的核心在于重构适应企业核心信息资源管理的档案制度标准体系,使其达到规范化、标准化、一体化、流程化的要求。企业档案制度标准体系应体现行政管理与业务管理两大职能,突出行政管理、基础业务、信息化建设三条主线,最后以档案管理业务流程落实制度的可操作性和执行力。重构企业档案制度标准体系是档案管理制度创新的具体体现,它是以为企业发展服务为宗旨的档案工作在制度上得到体现和保障。

在企业核心信息资源管理理念的指导下,中国石油制定了统一的《中国石油档案管理手册》,分四个部分。第一部分是《档案工作规定》,它是中国石油档案工作的纲领性文件。从宏观的角度出发,侧重规范了企业及档案管理者应遵循的档案工作准则和档案业务工作的基本原则;第二部分是《档案基础业务管理规范》,按照收集、整理、保管、利用等业务流程展开,侧重规范档案业务人员的基础业务行为;第三部分是《档案信息化规范》,适应当前和今后档案工作的发展方向,就档案信息化工作中的电子文件管理、元数据管理等信息化业务进行了规范;第四部分是《档案管理业务流程》,从各类档案管理的实际操作出发,界定了各类档案管理的业务环节、操作步骤并规范了每个节点在操作中应遵循的依据,使各项制度体现在具体流程之中。前三部分涵盖了企业档案管理的两大基本职能———行政管理和业务管理,第四部分使前三部分的档案工作制度和档案工作实践实现了有机链接,增强了各项制度的可操作性和执行力。四部分之间紧密联系,互为一体,确保了档案管理的各项工作有章可循。

(三)档案信息化建设策略———“一个平台”

国家档案局在2005年印发的《关于加强企业档案化建设的意见》中强调指出:“企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系,提出档案信息化工作的基本要求,并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中,实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。”“企业档案管理系统应与企业有关系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计,应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。”

档案信息化建设实质上是企业对核心信息资源的统一管理、统一规划的过程,是企业强化对信息资源控制能力的过程。缺少档案管理的企业信息资源规划,其规划是无源之水,无本之木,也无法有效地解决企业信息资源的集中统一管理问题。随着企业信息化的推进,企业各个业务部门逐步建立不同的业务管理信息系统,由于没有统一的文件管理策略,导致系统信息无法共享,形成新的“信息孤岛”。因此,强调将档案信息化纳入企业信息规划之中并作为各业务系统的一个重要组成部分,无论对于企业信息化建设还是档案信息化建设的成功都是至关重要的。

中国石油信息化建设坚持“统一规划、统一标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理”的原则,制定了相对完善的“十一五”信息技术总体规划。规划充分考虑到各个业务系统电子文件归档问题,将建立企业级的档案管理系统(也称“内容管理平台”和“以档案为核心的知识管理系统”)纳入其中,目标是实现业务系统与档案管理系统的有效集成,建立起中国石油统一的档案管理平台和档案信息资源共享平台。

四、核心信息资源管理理念对企业档案管理的启示

(一)企业档案是企业的核心信息资源,这既是对企业价值的一种认定,也是企业持续保持竞争优势、提升核心竞争力的必然要求。企业应从核心信息资源管理的角度认识并推动档案工作,充分发挥企业档案在实现企业奋斗目标、实施企业战略中的重要价值。

(二)企业应建立以主营业务为核心的档案管理体系,在组织机构、人员结构上突出主营业务特点,为企业档案工作的开展提供组织与人员保障。

(三)企业档案管理部门应以核心信息资源管理理念为指导,以“珍存企业记忆、构建知识平台、实现知识共享、提升公司价值”为目标,提升企业获取知识、整合知识、输出知识的能力,为企业的成长与发展提供信息资源保障,使其成为企业的“凭证中心”与“知识中心”。

(四)企业档案管理部门应规划并实施档案管理的组织体系建设策略、基础业务建设策略和信息化建设策略,在实践中落实信息资源管理理念,构建与企业发展同步的企业档案管理最佳模式。

(五)企业档案管理人员应强化知识的开发与利用,转变工作思路,积极成为企业知识的管理者和提供者。

注释:

①陈国权,《组织行为学》,清华大学出版社,20069月第1版。

(本文转自《档案学研究》2009年第1期)

 
湖北大学企业档案与知识管理研究中心·武昌·宝积庵      邮编:430062    电邮:eakmrc@163.com
CopyRight@2007  All Rights Reserved By EAKMRC    版权声明  联系我们  管理入口