卜鉴民研究馆员:改制企业档案资源管理“苏州模式”的破题与创新
  作者: cjgl       更新时间:  2010/08/02 17:03:04  文章来源:EAKMRC

改制企业档案资源管理“苏州模式”的破题与创新

卜鉴民

(作者系苏州市档案局研究馆员)

2002917,是江苏省苏州市改革史上具有历史性意义的一个日子,这一天,全方位、大力度推进苏州市属改制企业产权制度改革的帷幕正式拉开了。纵观中国经济体制改革的历程,产权制度改革曾经是最难逾越的一道坎,然而苏州市委、市政府打破了这三尺坚冰,用三年时间对苏州市国有(集体)企事业单位进行了彻底的改革。用一年多时间完成了第一轮改革任务,一般竞争性领域的952家市属国有(集体)企业和82家生产经营型事业单位,全面完成了产权制度改革任务。从20045月起又用一年半时间进行第二轮改革,重点对全市社会事业领域企事业单位和社会团体等进行改革,共计370余家市属事业单位和580多家社会团体。据档案行政管理部门不完全统计,全市涉及产权制度改革的单位共有各类档案200余万卷。为此,苏州市档案行政管理部门积极探索产权制度改革背景下,改制企业档案资源整合与共享的新模式,建立了国内首家集中统一管理改制企业档案资源的“苏州市工商档案管理中心”,创立了改制企业档案资源管理新模式“苏州模式”,实现了产权制度改革大背景下,改制企业档案资源整合与共享,该项成果是企业档案管理史上的一个创举,破解了产权制度改革大背景下,改制企业档案资源管理的难题,创新和发展了企业档案管理学理论。

一、“苏州模式”的破题之举

1.解决思想认识问题。在产权制度改革大背景下,国有企业档案资源作为国有资产的一个组成部分已成为一致的共识。苏州市委、市政府在开展国有市属企业产权制度改革时,就把档案资源的管理作为产权制度改革的一个组成部分来对待,对档案处置工作,档案行政管理部门提前介入,使企业档案的处置工作同全市产权制度改革工作进程同步。从思想上、认识上解决了产权制度改革中企业档案资源的管理问题,从而在全国率先实现了区域性改制企业档案资源的集中统一管理,开创了改制企业档案资源集约化管理的新模式。

2.解决归属流向问题。在产权制度改革中苏州市档案行政管理部门较好地解决了改制企业档案资源的归属和流向问题。

一是解决了归属问题。根据《档案法》和相关档案法律法规的有关规定,明确规定国有(集体)企业在改制前的档案是国有(集体)企业全部活动的真实记录,是企业产权制度改革的依据和凭证,属国家(集体)所有。在维护国家(集体)利益,保守国家机密和企业商业秘密,防止档案散失,维护档案安全,有利于档案利用,切实维护企业经营管理的连续性,区别情况,依法、合理处置的原则下确定改制企业档案资源的归属。一是改制企业文书档案原则上归国家所有,为了保证改制企业生产经营管理活动的连续性,文书档案中部分生产技术管理和经营管理档案可由改制企业接收管理;二是基建档案、设备档案可随其实体,由改制企业接收管理;三是产品档案、科研档案以及涉及企业知识产权方面的档案,原则上列入国有资产一并转让,没有转让的应归国家所有;四是会计档案按照国家财政部和国家档案局制定的《会计档案管理办法》执行,原则上归国家所有;五是干部职工档案按照国家有关规定,由国家管理;六是未涉及的其他档案原则上归国家所有。

二是解决了流向问题:明确了产权制度改革过程中改制企业档案资源的归属问题后,应当进一步明确改制企业档案资源的流向。第一种流向:有国家档案馆接收进馆。按照国家有关规定,列入国家档案馆接收序列,以及档案馆中已设立全宗的单位档案,应按有关进馆要求,及时向国家档案馆移交。第二种流向:向档案管理中心移交,除档案馆接收的企业档案以外的,统一由档案管理中心接收。第三种流向:由改制企业接收管理,如部分生产技术管理、经营管理类的档案及基建档案、设备档案。第四种流向:改制后国有股仍占大头的改制企业,档案原则上仍由改制企业保管和利用。第五种流向:是特例,档案归属国家所有,但改制企业目前仍急需利用,根据改制企业的要求,改制企业出具借条,暂借若干年,但要求其确保档案的安全与完整。国家有权对这些档案进行监督和检查,并有权随时终止暂借要求。

3.解决管理体制问题。苏州市改制企业档案资源管理体制的建立,经历了三个发展阶段。一是产权制度改革初期的各自为政的管理体制。档案行政管理部门在没有先例和模式借鉴的情况下,为了确保产权制度改革进程中企业档案资源的完整与安全,及时同改制办联系,要求全市各改制企业在产权制度改革过程中保证档案不散失,同时改制办在审批改制企业程序中,档案的处置工作作为改制工作必不可少的一个重要环节来做好。市委、市政府两办及时转发市档案局《关于产权制度改革中做好改制企业档案处置工作的意见》,确保了各改制企业档案资源管理的稳定和安全。二是鼓励和促成有关行业单独成立改制企业档案管理中心,形成一个行业集中管理所属改制企业档案资源的管理体制。原苏州市工业投资发展有限公司在市档案局和市国资委的支持下,于20042月率先成立了工投档案管理中心,并在原锦绣丝织厂厂址挂牌。工投公司及时注入巨额资金,根据档案馆建筑要求进行改造,安装了密集架、防火报警设备等,分三期进行改造,档案硬件设施基本到位。同时工投公司领导及时配备中心领导班子,选派了10多位在各企业中担任厂级领导的同志充实到中心,并聘用了20多位原各企业的档案人员对企业档案进行收集、整理、保管和利用,改制企业档案资源管理成绩显著。三是水到渠成,创新管理体系,成立全国首家改制企业档案资源管理中心——苏州市工商档案管理中心。苏州市委市政府于2007710召开专门会议,召集相关部门,共同研究全市改制企业档案管理下一步发展规划,进一步理顺改制企业档案资源管理的体制问题。在这次会议上明确要求档案行政管理部门要坚持以科学发展观为指导,以开放式创新为理念,在“工投档案管理中心”的基础上,对全市改制企业档案资源进行集中统一管理,建立苏州市工商档案管理中心,构建具有苏州特色的改制企业档案资源整合的大档案格局。

4.解决管理模式问题。庞大的改制企业档案资源的管理给档案行政管理部门带来了空前地挑战和机遇,变革的时代催生着新生事物的产生,苏州市在产权制度改革过程中,改制企业档案资源管理模式从“工投模式”向“苏州模式”华丽转身,是企业档案管理史上的创举。从中国档案学理论的创新和发展的角度,确立了苏州市改制企业档案资源管理模式在中国企业档案管理史上的地位和作用。“苏州模式”不仅是档案学理论不断探索和发展的结晶,同时也体现了档案工作者关注社会发展进程,准确把握社会转型期档案学理论建设和发展过程中的热点和难点,对我国档案管理体制改革、产权制度改革大背景下改制企业档案资源管理模式的创新,以及国家档案资源整合和开发利用等问题,“苏州模式”的创新,在档案界提出了独特的变革模式与学术思考。

5.解决资源共享问题。改制企业档案信息资源就是在产权制度改革大背景下,国家所拥有的具有使用价值或潜在使用价值的原有国有企业(集体)在改制之前和改制过程中形成的全部企业档案信息的总称,是国家档案信息资源不可或缺的重要组成部分。在产权制度改革过程中,国家所拥有的具有使用价值或潜在价值的原有国有(集体)企业在改革之前和改革过程中形成的全部企业档案对其进行整合,并充分运用现代化管理手段,建立安全的网络环境,提供改制企业档案信息资源数字化服务空间,而建立的一种传递改制企业档案信息的一个实体或物理空间。就是改制企业档案信息资源共享空间。只有构建档案信息资源共享空间,才能实现最优化的信息服务。构建改制企业档案信息资源共享空间是实现产权制度改革大背景下,合理整合和开发利用好现有改制企业档案信息资源的最佳模式和途径。在加快改制企业档案信息资源社会共享,构筑档案信息资源共享空间过程中进行了大胆的偿试,通过改制企业信息资源的整合形成了多个改制企业档案信息资源板块,即地方民族工业历史资源板块,企业文化资源板块,科技信息资源板块,和谐社会资源板块,休闲旅游资源板块等。为构建改制企业档案信息资源共享空间,建立知识信息资源、经济信息资源、科技信息资源、和谐社会信息资源等共享平台。

二、“苏州模式”的创新之举

1.筛选改制企业档案资源管理定位方式。随着改革的不断深化,国有企业档案资源的归宿方案无非就是以下三种:即第一种方案:企业档案由本企业永久管理;第二种方案,由国家综合档案馆对企业档案进行接收;第三种方案,建立一个专门保管一个地区的企业档案的档案馆或管理中心。苏州市档案行政管理部门在产权制度改革进程中,进行了积极地探索和有益的尝试,在对三种方案进行颇为深入分析,比较了利弊,认为第三种方案是比较理想的,对随着改革的不断深入发展,改制企业档案资源何去何从指明了方向。所以,苏州市在建立苏州工投档案管理中心的基础上及时建立了全国首家改制企业档案各类中心——苏州市工商档案管理中心。

2.探索改制企业档案资源集约化管理之路。借用现代企业管理的理念,对产权制度改革大背景下,改制企业档案资源采用现代企业管理的思想进行管理,借助政府档案行政管理部门、改制企业主管部门和改制企业的人力、物力、财力、管理手段等多种要素,进行统一协调和配置,对产权制度改革过程中,改制企业档案资源进行集中、统一处置,以安全、完整、共享为价值取向,从而达到集中统一,科学管理,高效利用,和谐共享,可持续发展的目的。

3.建立改制企业档案资源管理的实体。一是改制企业档案资源保存的基地的选址的确定。选择了苏州古城文化园林博览区的齐门路,原苏州市锦绣丝织厂内,占地23亩,建筑面积2m2。二是资金的投入上,原苏州市工业投资发展有限公司先后投入资金三千余万元进行库房改造和设备、设施的添置。奠定了保管档案所必备的功能齐全、环境优美、管理规范的基础条件。三是配备了相关的管理人员。四是在明确成立工商档案管理中心后,市委市政府又做出了一个重要的决定,投资1.5亿元在中心建造苏州市档案馆新馆,目前已正式立项,并在积极组织设计、论证和开工前的准备工作。

4.确定改制企业档案资源整合方法。目前,档案管理中心接收的各类档案基本上都是抢救性接收的,由于很多企业长期处于关、停、并、转的状况,企业档案处于无人管理的局面,所以对改制企业档案资源的整合需采取各种方法进行。

一是筛选的方法。通过档案人员对接收的各类档案按照珍贵程度、价值大小、使用频率等方面,对档案进行合理筛选,使之去粗取精,去伪存真,保留改制企业档案中的核心内容。特别是一些本地区有影响的百年老厂、知名品牌、大型企业、传统特色企业的档案资源。

二是鉴定的方法。通过档案人员采取直接鉴定的方法,对每一卷企业档案的价值进行鉴定,区分保管期限,进行整理、组合,使每一企业的档案资源得到合理、有序的整合。

三是全宗群管理的方法。在档案管理中心设置若干个全宗群进行档案资源的整合,如纺织系统全宗群、丝绸系统全宗群、工艺系统全宗群、轻工系统全宗群等等,在每个全宗下设若干个全宗,每个企业作为一个全宗来进行整理和管理。

四是研究性整理的方法。在建立档案管理中心之际,正值全市第二轮地方志编纂工作的全面铺开,续编工作已摆上议事日程。档案管理中心集中力量对改制企业档案资源中保存的大事记、厂史、厂志、纪念册等存史性资料进行摸底调查,并进行汇总、整合,抢救了一批无法再现的研究性、历史性的档案资源,为第二轮地方志编纂工作提供历史性、宝贵性的资料。

五是采用现代化手段的方法。随着科学技术和信息化手段的不断发展,为档案资源整合创造了有利条件。档案管理中心在市档案行政管理部门的大力支持下,及时安装了档案管理软件,在各改制企业整理移交的过程中进行案卷目录、卷内目录的输入,建立目录数据库。另外档案管理中心采用多种手段对一些老企业原有的厂貌、厂址、历史建筑、设备、产品、样品等进行录像、拍照、制作光盘,把历史原貌保留下来,特别是一些土地置换的改制企业,有可能一夜之间不复存在了。

5.实现了企业退休人员档案的集中统一管理。20044月,根据苏州市政府《关于苏州市区企业退休人员社会化管理服务工作实施意见》文件,要求从2003年起,用2-3年左右时间,将企业承担的退休人员管理服务职能全部转移到社区,并将退休职工档案集中管理。根据市政府文件及劳动社保局的要求,档案中心重点组织开展对退休人员、无主、死亡人员的个人档案接收进馆并进行规范化整理工作。近年来,这些积极开展退休人员档案利用工作,四年多时间里已接待了四千多人次的档案查阅,共调档3万余卷,为职工核准衔接工龄、办理遗产公证、职工亲属入党参军、户口转移等等,提供了有效的原始凭证,维护了社会稳定,促进了和谐社会的建设。

6.开展了抢救性的征集工作,成效显著。在整合改制企业档案资源的同时,积极开展抢救性的征集工作,抢救各改制企业的各种历史遗存显得极为迫切。为此,中心高度重视实物类档案的搜集、归类、整合、移交、征集,明确了实物类档案的范围:一是产品实物,包括各工业企业有代表性的产品和样本;二是反映工业企业历史的各类遗存实物,如厂牌、厂徽、产品商标、各类荣誉牌(杯)、证书等;三是与企业有关的领导人题词和名人字画等;四是其他应当抢救保存的实物档案。抢救性收集和征集了各类产品实物3000多件。其中,收集具有苏州特色的苏州丝绸产品实物样本8万余件。

7.显现苏州民族工业历史足迹成果日益凸现。一是筹建工业档案史料展示陈列馆。编制的首期展示陈列方案先后修改了4次。展示陈列的框架和内容已初步确定,大体包括苏州市区民族工业的先声、工业企业名优特新产品、工业企业的变迁、党和国家领导人、中外名人与苏州市区工业等主题内容。运用了历史照片、档案史料、产品实物、CD片、说明文字、活页翻版等六种展示陈列的手段。初选用于展示的历史照片1000多幅、档案史料1000多件、产品实物1000多件,已编撰各类文字4万多字。二是加快档案史料的编研出版工作进程。目前相继编纂了《记忆---党和国家领导人、中外名人与苏州市区民族工业》、《璀璨的一页---苏州市区民族工业获国家金、银质奖产品档案史料选编》、《变迁---苏州市区民族工业百年影像》、《苏州市工商档案管理中心档案史料珍品选》等反映苏州民族工业历史的档案资料。同时,中心十分注重为今后的编研出版工作积累资料。目前已初步确定下一步编研出版的三个专题为:苏州市区民族工业之最(主要反映苏州市区手工业和近现代工业在世界、全国、全省的地位)。二是苏州市区工业改革开放大事记(主要反映苏州市区近30年改革开放的历程)。三是苏州市区早期民族工业企业史料选编。

8.创新和完善公共档案信息服务体系。在创新和完善公共档案信息服务公共档案信息服务体系中充分发挥主体之一——企业的作用。我们讲的企业是公共档案信息服务体系主体之一,企业具有很强的适应市场经济的能力,在公共档案信息服务的基础设施、具体产品的生产过程中具备比政府、档案行政管理部门更多的优势,具有承担公共档案信息服务的人力、财力和物力的能力。同时在构建公共档案信息服务体系的过程中引入先进的现代化企业管理理念和市场化经营方式,是创新和完善公共档案信息服务体系的重要手段和方法。

 
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