浅谈Access数据库在中小企业档案信息化管理中的应用
  作者: zz       更新时间:  2010/11/24 15:43:25  文章来源:EAKMRC

浅谈Access数据库在中小企业

档案信息化管理中的应用

梁浩

(中铁三局集团有限公司综合部,山西太原,030001

摘要:阐述了Access数据库在中小企业档案管理中的作用,介绍了运用Access数据库创建档案管理数据库的实施步骤。

关键词:Access数据库;档案信息化管理;中小企业

随着信息化技术的飞跃发展,给各行各业带来前所未有的冲击和技术革命,通过利用计算机信息技术来加强和提高档案管理水平,已成为档案信息化管理发展的趋势和要求。充分利用计算机对档案信息进行信息化管理,与传统的手工管理相比,具有检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等无法比拟的优势和特点。利用专业档案管理软件可实现计算机辅助立卷、整理和各类目录的自动编排打印等工作,提高档案管理的信息化水平,使档案员从繁复的整理装订案卷、誊抄目录中解放出来,从而达到降低劳动强度、提高劳动效率的效果。档案管理信息化的发展是档案部门实现科学化、正规化管理的必要条件。

对于部分中小企业,由于资金和设备投入上还存在一些差距,推广应用专业档案管理软件还有一定难度,如何通过利用信息化技术手段提高档案管理水平,解决使用专业档案管理软件投资大、设备性能要求高等问题,已成为解决中小企业档案管理信息化的迫切要求。经过几年的实践与探索证明,通过充分利用Access数据库对档案进行信息化管理,运用到中小企业日常档案管理工作中,可较好地解决困扰中小企业档案管理信息化的问题。

1 中小企业档案管理实施Access的意义

Access作为数据库管理程序,主要用于管理某个特定主题的信息的集合。比如维护和管理若干个人档案资料,管理和维护某一个单位全体人员的工资,管理和维护同学通讯录等。在Access数据库的应用中,可实现大到管理某一个企业集团的人事、财务、营销、库存等,建立一个集成化综合信息管理系统;小到应用到家庭,建立家庭财务管理等。且Access数据库具有简单易学、易于掌握、维护便利等特点,可满足一般的数据管理及处理需要。

利用Access数据库程序建立档案管理数据库,通过把档案资料目录按设定的数据库格式录入到计算机中,建立档案管理信息数据;通过扫描仪、刻录机的运用做到脱机载体电子文件归档的工作;通过OLE控件链接相关内容,实现文件内容全文数字化检索;通过直接查阅相关电子档案内容即可实现档案查阅,双套制归档的传统载体档案一般不需再提供利用;采用计算机进行目录检索,只需在标题检索中键入关键字,输入参数,计算机即能在几秒钟内检索出包含此关键字的所有文件,档案利用的查准率和查全率可达到100%;并可根据需要设置报表模块,打印输出各类档案目录;通过利用Access建立信息档案数据库,可促进中小企业的档案管理工作逐步走上了现代化、系统化、信息化的轨道。

2 Access实施的步骤

2.1 创建档案管理数据库

通过启动Microsoft Office Access程序创建“档案管理数据库”及数据表。数据表是Access数据库中真正存储数据信息的组件,是整个数据库的基础,其他“查询”“窗体”和“报表”等组件都是基于数据表建立的。

1)在“档案管理数据库”窗口中打开“表”选项卡,利用“使用设计器创建表格”创建数据表1。在表格“设计”视图中设置需要的字段,如:综合编号、案卷号、案卷标题、起始时间、终止时间、卷内页数、保管期限及字段属性等,设综合编号为主关键字段。

2)在“档案管理数据库”窗口中打开“表”选项卡,利用“使用设计器创建表格”创建数据表2。在表格“设计”视图中设置我们需要的字段,如:综合编号、顺号、文件作者、文件字号、文件标题、文件日期、页号、备注、OLE和字段属性等,设综合编号为主关键字段。

3)通过主关键字段的连接,创建“对多”的关系,建立子数据表。

2.2 创建查询系统

在使用档案管理数据库的过程中,会产生检索某些特定数据的要求,这些数据信息可能存储在一个表格中,也可能分散在不同的表格中,Access数据库中的查询功能可实现提取所需数据并组织在一起。根据实际工作需要,可以建立多种形式的查询。如:案卷号查询、案卷目录查询、年代查询、标题查询、文件字号查询、综合查询、年代加标题查询等等,既方便又快捷,大大提高了工作效率。

2.3 创建窗体

Access数据库中,窗体是比较重要的对象类型,利用它可以使数据库的输入、更新和查看操作变得直观简洁。另外,窗体还可以作为数据库管理软件的用户界面,完成各种操作。首先,使用“自动创建窗体”向导可以快速地生成各种形式的窗体。只需在“新建窗体”对话框中选择窗体数据来源表或查询,Access数据库将自动创建一个窗体。其次,在“档案管理数据库”窗口中打开“表”选项卡,利用“使用窗体向导创建窗体”;并利用“设计”视图、添加控件、设置控件属性来设计自定义窗体。最后,创建档案管理数据库程序的切换面板窗体。打开数据库,单击“工具”菜单下的“数据库实用工具”子菜单,然后单击其中的“切换面板管理器”命令,输入相关的内容。

2.4 创建报表

Access数据库中,报表是一个以打印格式来显示数据、输出信息的对象。可以按照需求,对数据进行比较、分组和汇总,并且直观地打印出来。报表的数据来源可以是表、查询,可以根据工作需要制定各种报表。

通过以上简单的定义操作,档案数据库基本上建立起来了,它不仅可以运用在文书档案管理上,还可以运用到科技档案、荣Access数据库的日常维护也非常简单,它不但可以用

ExcelWord发布数据,也可以用Excel导入数据,而且还可以与OA办公平台软件连接,作为外挂数据库,来实现档案数据的信息化管理。虽然Access数据库不能与专业的档案管理软件相媲美,但它确也是我们档案管理工作中不可缺少的助手,它使得我们的工作变得更为迅速、简捷、高效,大大提高了工作效率,通过充分利用Access数据库对中小企业档案进行信息化管理,可较好地提高中小企业档案管理信息化水平。

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第一作者简介:梁浩,女,19754月生,2005年毕业于山西大学档案专业,馆员,中铁三局集团有限公司综合部档案科,山西省太原市迎泽大街269号,030001.

(原文载于《科技情报开发与经济》2010年第10期)

 
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