城建档案信息化建设解决方案
  作者: fzg       更新时间:  2011/03/03 09:48:07  文章来源:EAKMRC

【摘 要】本文对我国城建档案信息资源建设的现状和面临的问题进行了剖析,综合考虑了信息技术的特点以及城建档案的特殊性要求,并提出了解决方案。
【关键词】城建档案 信息化 实现保障


城建档案信息化建设是指城建档案馆利用现代信息技术,通过信息资源的深入开发和广泛利用,不断提高城建档案接收、管理、指导、决策的效率和水平,进而提高城建档案工作的社会效益和经济效益的过程。反映到每一个城建档案馆,信息化建设就是要实现档案管理各环节的自动化,管理方式的网络化,决策的智能化和档案信息利用的电子化。当前,随着数字化城市的规划和建设,可以断言,信息化是城建档案馆的未来发展方向和必然结果。

一、城建档案信息化建设面临的问题
我国的城建档案馆大多在上世纪80年代初建立,所应用的操作系统由DOS转向Windows。城建档案信息化建设在总体上说还处在初步发展阶段。具体表现在:
1、对原始数据查询、分析困难。现行手工信息处理方式很难适应在管理中对信息收集快速、准确、全面的要求。
2、横向信息渠道不畅通。城建档案馆信息化水平极不平衡,不同地区,不同规模档案馆差异很大。
3、城建档案馆处于自身封闭状态。档案馆类似于资料仓库,“活”信息被束之高阁,变成了“死”档案。资源共享观念淡薄。致使费用增多,成本加大。
4、档案资源的开发不能满足社会需要。诸如:地下管线档案的信息和工程地质档案。公用设施等档案的信息化开发还有待于重视和提高。
5、城建档案介质仍处于传统形式。数据库建设与当今信息传输技术要求相差甚远。

二、解决方案

1、方案的设计原则
档案馆业务自动化管理具有城建档案特色的办公管理系统,建立扁平化管理模式,建立标准的系统接口,可方便的同现有软件连接实现按需配置的城建档案、管理、利用系统。需坚持以下五项原则:
一是电子文件的全程管理原则
二是前端控制原则
三是真实性保障原则
四是完整性保障原则
五是可读性保障原则

2、方案的设计目标
(1)总体目标
城建档案管理系统工程的总体目标是在有关现代信息系统哲理的指导下,逐步建立包括业务流程管理和经营管理分析等综合利用,并依靠集成技术将这些方方面面综合成一个整体,成为一个有机集成的系统,具体为全面建立城建档案馆的计算机集成文撑环境,包括先进的网络支撑系统(局域网和广域网)、分布式数据库系统、面向对象的体系结构等。

(2)阶段目标
城建档案信息化建设是一个复杂的长期的系统工程,不可能全面铺开一次性实施,应该遵循“效益驱动、总体规划、重点突破、分步实施”的指导思想,一步一个脚印地进行重点突破,分步实施。首先实施一些思路上、技术上较成熟的子系统。为此,全部管理系统分三个阶段完成,确保总体目标的实现。
第一阶段的中心任务是:完成综合管理系统的规划和数据仓库的建设,实现档案馆业务自动化管理。
第二阶段的中心任务是:在第一阶段的基础上完成总部的完善及功能扩展,实现馆藏档案的数字化。
第三阶段的中心任务是:对档案馆档案内外部信息进行提炼,建立支持综合分析的数据仓库,建立智能决策支持分析系统平台,实现数字城建档案馆的网络化建设。

3、方案的实施步骤
城建档案信息化建设在第一阶段的任务主要是充分利用现代信息技术改进档案管理的流程,实现各业务环节的自动化管理;其次是完善网络,建立档案馆内部局域网和与主管单位办公自动化网连接的内部网,实现信息共享和电子档案网上归档。现阶段中小城建档案馆的主要任务是完善城建档案业务办公自动化系统,实现与主管单位办公自动化系统的联网,加强网络维护和数据收集维护,包括数据迁移、建立建设工程项目储备数据库;工程建设数据库、串并联系统、重点工程动画演示系统、文档一体化系统。
第二阶段的主要任务是将传统的纸质文档和图纸通过扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术加工成电子化的信息数据,并写入光盘,保存在镜像服务器大容量硬盘中,并提供网上高速的存取服务,同时要开展档案借阅利用,岗位培训等活动,实现行政确认行为的电子化和网络化,建设数字化城建档案馆,这也是城建档案馆信息化建设的核心部分。

4、处理好几个关系
城建档案的信息化,主要依赖于网络化技术,在实施中并不是一件很容易做好的事情。所以,在实践中还要处理好以下几方面的关系:
(1)要处理好信息安全保密和共享的关系
(2)要处理好电子档案与实体档案的关系
(3)要处理好合作与服务的关系
(4)要确保元数据的质量和可靠性

综上所述,根据我国的实际,推进城建档案馆信息化建设应坚持“推进重点,带动全局”的原则,即率先推进基础工作和各方面条件比较好的城建档案馆的信息化建设,带动全国城建档案馆的信息化建设。


文章来源《城建档案》2010.2,作者李利。

 
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