从术语的演变看档案信息技术革命的三次浪潮
  作者: zz       更新时间:  2011/04/10 17:15:31  文章来源:EAKMRC

从术语的演变看档案信息技术革命的三次浪潮

于英香

【摘要】从术语演变的视角看,档案信息技术革命经历了三次浪潮。第一次浪潮的标志性术语是档案管理自动化,第二次浪潮的标志性术语是档案管理现代化,第三次浪潮的标志性术语是档案信息化,三次浪潮形成了具有时代烙印的档案信息技术发展史。
【关键词】术语 信息技术革命 浪潮

信息技术对档案工作的影响与渗透从20世纪60年代就已经开始,至今已近半个世纪。伴随着信息技术的发展与更新,档案计算机管理也经历了一次又一次新技术浪潮的冲击与洗礼,形成了具有时代烙印的发展史。本文试以信息技术革命历程中档案计算机管理术语的演变为逻辑视角,回顾与分析档案信息技术革命三次浪潮的历史特征,希望以此作为引玉之砖,给档案信息化的进一步发
展提供借鉴。

第一次浪潮的标志性术语:档案管理自动化
“档案管理自动化”一词最初起源于国际档案理事会提出的“Archives Automation”一词,直译为“档案自动化”,意指应用计算机对档案进行辅助管理,因此,在我国,就意译为“档案管理自动化”。尽管20世纪60年代美国国会图书馆手稿部就开始使用计算机研制档案管理自动化系统,但到20世纪70年代,档案管理自动化的工作才正式开展起来。国际档案理事会成立了档案自动化工作委员会,负责研究和推动档案自动化工作,协调世界各国档案自动化方面的工作与活动,组织交流计算机应用方面的经验,召集国际性档案管理自动化工作会议,并出版了档案自动化杂志和一系列自动化工作准则。这些活动大大推动了国际档案自动化的进程。①国外(尤其欧美等发达国家)档案自动化发展较快,计算机在档案领域中的应用项目越来越多,档案的编目、统计、检索、借阅等业务方面都有新的系统出现,电子文件(机读档案)的处理也提到议事日程上来。我国档案自动化工作与发达国家相比起步较晚,真正开始使用计算机管理档案的研制工作是在1984年前后微型计算机的逐渐普及才开始的。②“档案管理自动化”这个术语的产生直接催生了我国档案学专业核心课程《档案管理自动化》。为此,1987年,档案出版社出版了耿立大等编写的《档案自动化基础》,1989年南京大学出版社出版了“高等学校文科教材”《档案管理自动化基础》。细究档案管理自动化阶段计算机在档案管理中的应用,发现其内容重点在档案的自动编目、自动检索、自动统计和自动借阅等方面。自动编目、自动统计和自动借阅主要依靠常规计算机软件进行,算法简单。因此,这一时期的研究主要集中于档案计算机检索原理和检索算法,1993年南京大学出版社还出版了教材《档案检索自动化基础》,系统讲解档案计算机检索系统的开发、研制、核心算法及其原理。

同年,中国人民大学出版社出版了“高等学校文科教材”《档案计算机管理教程》,标志着“档案管理自动化”逐渐向“档案计算机管理” 的术语演变。《档案计算机管理教程》相比《档案管理自动化基础》除了增加“自动标引”等内容外,没有太大变化。

综合考察20世纪80年代到20世纪90年代中期的档案计算机管理,使用频率比较高的术语有“档案管理自动化”、“档案计算机辅助管理”、“机读文件”、“自动标引”、“自动检索”等。这一时期,计算机在档案管理中的应用及研究呈现以下三个特点:
(一)基于单机环境下的档案管理自动化
由于这一时期网络技术在我国尚未普及,因此,档案管理自动化应用只能基于单机环境。研究重点包括单机版的档案管理系统软件的开发与设计以及自动标引、自动检索的算法设计等。20世纪80年代末到90年代初有关自动切分与抽词算法的研究成为档案管理自动化的一个技术热点,产生了一批较有影响的研究成果。软件工程、数据结构算法以及关系型数据库管理系统dbaseIII是这一时期主要的计算机工具。

(二)局限于档案工作的辅助管理
这一时期应用研究局限于档案工作的辅助管理。主要研究对“档案”的自动编目、自动检索、自动统计和自动借阅等,没有和“文件管理”结合起来,缺乏对“文件档案一体化管理”的思考。同时,忽略了从“用户”利用的角度进行思考,过多关注“档案”本身而忽视了“人”因素,比如,“如何利用计算机技术改善档案的利用方式,提高档案的利用率”等课题没有得到足够的关注和重视。

(三)关注计算机知识的普及与培养
档案部门长期以来形成的手工管理模式已经成了一种习惯、一种制度安排,形成了“路径依赖”。新技术的到来打破了这种“惯性”,很多人不习惯。不习惯的原因之一是计算机知识的缺乏造成的畏难情绪,还有一个是对新生事物本能排斥的情绪。因此,要打破惯性,超越“路径依赖”,需要外部和内部力量的共同作用。从内部看,主要是加强计算机知识的普及和计算机意识的培养,一些理念比较超前的档案部门竞相进行计算机硬件和软件的配置工作以及计算机技术人员的培训,在一定程度上提高了档案部门人员的信息技术素养。

第二次浪潮的标志性术语:档案管理现代化
在我国,尽管“档案管理现代化”术语的提出并不晚于“档案管理自动化”,但是从术语的使用频率上看,从20世纪90年代末起,档案界对于档案计算机管理的一种概括性提法从“档案管理自动化”转向“档案管理现代化”。根据管理学辞典中的定义:“档案管理现代化是行政管理现代化的基本内容之一。指将现代科学技术成果综合地运用于档案管理。包括档案的组织管理、管理方式和方法的现代化。随着社会经济的发展,各种形式的档案将会大量增加,对档案的管理和利用也将提出更高的要求。”从定义中看,档案管理现代化不仅仅是指档案计算机管理,其内涵更加丰富。但当1999年出版的21世纪档案学系列教材《档案计算机管理教程》引进“档案管理现代化”的概念并指出:“档案管理现代化的主要内容和核心,就是计算机技术的应用,即档案计算机管理”③后,该术语逐渐成为档案界推动档案计算机管理一个总的称谓。2002年,浙江大学出版社出版了傅荣校教授的学术专著《档案管理现代化——档案管理技术革命进程中的动态审视》,该著作集中论述了档案管理现代化的概念、内在
机理、实现基础、发展进程等,将该术语进一步强化。我们还可以发现一些高校的档案学硕士点增加了“档案管理现代化”的研究方向。

除了“档案管理现代化”之外,该阶段比较能够反映当时历史特征的术语主要有“网络技术”、“文档一体化”、“多媒体技术”、“电子文件”等。这一时期计算机在档案管理中的应用及研究呈现以下三个特点:

(一)软件开发由单机档案管理系统向网络文档一体化系统转变
随着办公自动化发展速度加快,人们越来越觉得要实现信息管理的连续性、一致性和经济有效性,文档一体化管理是比较理想的管理模式。而网络技术的迅速普及与发展,为文档一体化的实现提供了技术支撑。这一阶段,档案行政管理部门和档案馆除了配置局域网,进行内部的现代化和信息化管理之外,也开始着重研究基于网络的文档一体化系统的开发与设计。但在实际使用系统时,出现了“行政机关使用系统中的文件管理部分的功能,档案部门使用档案管理部分的功能”的奇怪现象,也就是说在实际应用上尚未实现文件档案管理的无缝衔接。

(二)计算机环境下的文件术语由“机读文件”向“电子文件”转变
网络技术使计算机产生的文件传递起来变得非常容易,由此作为特殊载体的机读文件变得越来越普及,人们对电子计算机环境下产生的机读文件的认识逐步深入,发现仅以“机读”来描述电子计算机产生的文件已不能揭示其本质,由此转向以文件在电子计算机中的存在形态来揭示其本质,于是在20世纪80年代后期“电子文件“概念逐渐出现,并由此而得到国际档案界的广泛认同与采纳。1996年9月在北京召开的第十三届国际档案大会将我国之前处于零星研究的“电子文件”变成了档案界的主流术语。国家档案局于1996年9月18日成立电子文件归档与电子档案管理研究领导小组,投入资金和人力对电子文件归档及归档后电子档案的管理进行了研究。下设办公室并挂靠在国家档案局档案科学技术研究所,负责组织具有研究能力并熟悉电子文件和档案管理的人员,开展电子文件归档及电子档案管理办法的研究。④

从“机读文件”到“电子文件”术语的演变反映了“文件”概念从工业时代到信息时代的历史演变。“‘电子文件’之所以取代‘机读文件’,原因大约有两方面;一是除计算机产生的文件之外,还有其他一些载体的文件也要借助机器才能阅读,如录音带、录像带等,用‘电子文件’一词来专门表示由计算机产生的、数字式的文件更为明确和专指,另外有些专家认为从字面上看,‘机读’一词中没有‘人’的作用”⑤,也不能揭示网络环境下文件的传递与传播的属性和功能。在此后的10余年时间里,电子文件似乎占据了档案管理现代化的核心研究领域,成为档案管理研究领域的“显学”。

(三)档案管理现代化建设的重点由软硬件设施的普及向多元化内涵转变
20世纪90年代,档案部门是否重视计算机管理成为区分一个领导是不是立意改革、是否跟上时代发展潮流的一个标志。随着档案部门领导计算机意识的觉醒,计算机软硬件设备购置资金紧张的问题得到了缓解。但随着档案管理现代化发展的逐步深入,设备不再是主要的影响因素,档案管理现代化建设的内涵进一步深化。档案计算机管理的标准化,机读目录数据库的建设,通用文档一体化管理软件的研制,多媒体技术的应用、信息技术人才的培训等构成这一时期档案管理现代化研究与实践应用的主流,并引领档案部门从单一的技术与设备的现代化转变为管理、标准、人才等的现代化,形成档案管理现代化的多元化内涵。

第三次浪潮的标志性术语:档案信息化
国家档案局在2000年提出了推进档案信息化建设的任务。在2000年12月召开的全国档案工作会议上,时任中共中央办公厅主任的王刚同志明确提出了大力加强档案信息化建设的任务,指出要坚持依靠科教振兴档案事业的方针,把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局,采取切实有效的措施,使档案信息化建设在“十五”期间有一个大的突破,努力实现档案信息化与国民经济和社会信息化的协调、同步发展。从此,“档案信息化”以绝对主流的使用频率取代了“档案管理现代化”,成为21世纪档案计算机管理领域的标志性术语,这一术语的转变也标志着档案计算机管理从专指性、专门性的管理与应用向与整个社会信息化协调发展的转变,档案信息化建设成为档案事业发展的“重心”。

2000年《全国档案事业发展“十五”计划》指出:研究制定电子文件归档和电子档案管理的制度与办法,积极推广国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,试点接收电子档案进馆,加快现有档案的数字化进程,在档案利用服务的数字化和网络化方面取得明显进展。2001年,国务院办公厅制定了全国政府系统政府信息化建设的五年规划,确立了我国大体用3-5年时间建设以“三网一库”为基本架构的政务信息化框架。⑥各级档案部门积极参与电子政务建设,电子政务的建设和快速发展使得原有的一些电子文件管理理论“难题”有了解决平台,档案管理部门重整了电子政务环境下的档案信息化工作思路。2002年,国家档案局发布了《全国档案信息化建设实施纲要》,标志着档案信息化工作进入了国家战略阶段。2004年11月召开的国家信息化领导小组会议纪要中明确把档案信息化列入国家信息化基础信息库的建设计划。2006年底批准施行的《档案事业发展“十一五”规划》提出了“十一五”期间档案事业的八项主要任务。其中特别强调了加强档案信息化建设,同时列入了重大项目“国家数字档案建设与服务工程”(简称“金档”工程),档案信息化建设进入飞速发展时期。

除了“档案信息化”之外,该阶段比较能够反映当时历史特征的术语主要有“电子政务”、“数字档案馆”、“电子文件中心”、“国家战略”等。这一时期档案信息化建设应用与研究相比前两个阶段有如下三个特点:
(一)计算机应用从管理模式向服务模式转变
所谓管理模式,就是指将计算机技术仅仅作为辅助档案管理的工具,即以“档案”为中心的模式;而服务模式则是指除了辅助管理档案之外,还要研究如何利用信息技术提高档案信息资源的利用率,即以“用户”为中心的模式。

近年来,随着公共档案馆研究的兴起,有关档案馆功能和职能的探讨越来越多,人们更深刻地认识到档案馆不仅是保护历史记忆的场所,更是提供服务的场所。“档案馆只有积极开展利用服务,开发档案信息资源,拓展服务功能,提高社会服务效益,才能促进档案馆事业健康稳定发展。”⑦目前,档案数据资源库的建设正从目录数据库建设向全文和多媒体数据库建设转变,丰富的数字档案资源,加上各种档案网站、数字档案馆的检索平台,形成了初具规模的以“用户”为中心的档案馆服务模式。

(二)档案信息化建设由自发分散向以国家战略为指导模式转变
档案信息技术革命的前两次浪潮对档案部门的管理方式产生了很大冲击,但地方档案信息化建设基本上是自发和分散的。例如,国家档案局提出加强电子文件归档与管理规范的研究后,很多省市档案部门把该内容作为主要的项目上马。一方面出现了一批具有地方特色的“典型”,如吉林省白城市的“档案局超前指导,档案馆提前接受”的电子文件管理实践,上海市的长宁模式、静安模式,深圳的数字档案馆建设,江苏的电子文件中心等。这些典型对推动其他地区的档案信息化建设起到了良好的示范作用。另一方面,地方也出台了各自的标准、规范、办法等。然而,地方自发分散的建设给国家档案信息资源整合设置了障碍,数据库异构、软件不兼容、标准不一致的问题频出。2005年,冯惠玲等发表了论文《电子文件管理国家战略刍议》,提出了“国家战略”思想,并申请了国家自然科学基金,积极展开从国家层面的电子文件管理研究。电子文件管理涵盖了档案信息化的主要内容,因此,电子文件管理向国家战略的转变标志着档案信息化建设也由自发分散向以国家战略为指导模式转变。

(三)档案信息资源建设由档案数字化向档案信息资源整合转变
2000年12月10日全国档案工作会议通过的《全国档案事业发展“十五”计划》中提出了加快现有档案的数字化进程的任务,并提出在北京、天津、辽宁、上海、陕西、青岛等地开展档案工作应用数字化和网络化技术的试点。2002年国家档案局发布的《全国档案信息化实施纲要》中提出:积极推进档案数字化进程,加强对珍贵、重要档案的保护,提高档案利用的效率和水平。但到了2006年的《档案事业发展“十一五”规划》,则重点强调“十一五”期间要加大档案信息资源管理力度,有序推进传统载体档案的数字化进程,科学整合各类档案信息资源,促进档案信息资源总量增加、质量提高、结构优化。如果说之前的档案数字化建设是“量”,那么档案信息资源整合则是“质”。“质量提高,结构优化”是档案信息化建设经过时间和实践检验后的必然转变。

巨大的信息技术浪潮以不同寻常的方式改变、创造着人们的生活、工作以至整个社会,如何应对,是档案工作者和档案研究者要不断思考和研究的永恒话题。让我们以《第三次浪潮》的作者,美国未来学家阿尔文·托夫勒的话与档案界同仁共勉:“它(由第三次浪潮带来的新文明)向我们固有的一切观念挑战:陈旧的思想方法,老一套的公式定律、过时的教条和观念形态。对于这些,无论你多么珍爱,运用起来多么得心应手,这都无补于事,它们已不再适合实际情况了。”

(作者单位:上海大学图书情报档案学系)

*本文是上海市教委科研创新项目:《电子文件管理模式:理论、模型及实证研究(项目批号:09YS70)》的阶段性成果之一。

参考文献:
① ② 薛士权等:《档案管理自动化基础》[M].南京:南京大学出版社,1989.3-4,10
③ 孙淑扬,邱晓威:《档案计算机管理教程》
[M],北京:中国人民大学出版社,1999.3
④ 国家档案局编著:《电子文件归档与电子档案管理概论》[M],北京:中国档案出版社,1999年前言
⑤ 冯惠玲:《拥有新记忆——电子文件管理研究》[D],北京:中国人民大学,博士论文,1997
⑥ 杨公之:《档案信息化建设实务》[M],北京:中国档案出版社,2003
⑦ 宗培岭,潘玉民:《存史乎?利用乎——档案馆核心职能论》[J],《档案管理》,2007.2

(原文载于2010年第1期 《浙江档案》)

 
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