企业特殊介质档案档号编制探讨
  作者: cjgl       更新时间:  2014/04/09 11:34:27  文章来源:EAKMRC

企业特殊介质档案档号编制探讨

作者:倪腾 韩春林

作者单位:中核集团海南核电有限公司 570125

在很长一段时间内,国内企业一般将档案实体分为为文书档案、科技档案、声像档案(或特殊介质档案)和专门档案。这种分类方式虽然在理论上存在着划分标准不一,同一层级的内容相互交叉等问题,但因管理方便,在实际工作中逐渐成为了一种习惯。在这种分类体系下,照片、录像、题词、奖杯等特殊介质档案作为一个单独的分类,其档号的编制与纸质档案的编制是有所区别的。

1991年,国家档案局发布了《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》),在第九条中提到:声像、照片或其他非纸质载体形式的档案,其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,一般不单独设置类目,可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同,应分库保管,其他则不作统一规定。从字面理解,该条款包含有三层意思:一是特殊介质档案不单独设置类目,二是特殊介质档案的分类编号与纸质档案相对应,三是不同介质保管要求的档案应分库保管。
那么,在各类介质档案统一分类的前提下,特殊介质档案(非纸质档案)的档号又该如何编制呢?

  工业企业特殊介质档案档号编制方式
  《规则》中提到分类编号方案由各地区、各部门”“结合各自的实际情况制定。自《规则》发布以来,各地区、各行业的档案主管部门陆续发布了各自的分类编号规则,对于纸质档案一般都采用了分类号+案卷号的形式编制档号,但对于特殊介质档号的编制规定却不尽相同。概括起来,大致有如下几种:

1.介质类型+案卷号
这种模式建立在仍然为特殊介质档案设置单独分类的基础之上。如《机械工业企业档案分类编号规则》增加声像照片档案类作为第十一个大类,声像照片档案类的二级及二级以下类目,按载体形状设置。载体形状类下按问题设置。档号形式为:声像照片类(特殊介质类)+介质类型+问题+案卷号。此外,在实际工作中有单位在十大类的每一类下设特殊介质类,再在该类下按介质类型区分的,档号形式为:大类号+特殊介质类+介质类型+案卷号。这种编号形式与下述第2种类似,但从本质上讲都是违背了《规则》的档案分类精神,在按内容划分的同时,又按介质类型进行了区分,因此归入本类型。
2.
类目号+介质类型号+案卷号
  特殊介质不单独设类,特殊介质档案的档号将十大类的一级分类号作为档号的一级类目号,但不采用分类中一级类目的下级分类,而是按载体的不同,或分专题,或直接在一级类目号之后按案卷号排列特殊介质档案。即在特殊介质档案的分类编号与纸质档案相对应的要求方面,采用了对应一级分类的方式。如苏州市规定:照片档案的编号方法为:大类号+照片案卷号+照片流水张号。
荆州市规定企业特殊载体形式档案的档号,其大类代号之后,须加上载体标识,并加( )号,照片档案,在其对应的纸质档案大类代号后,直接以案卷为单位编写顺序号录音、录像档案,在其对应的纸质档案大类代号后,以盒为单位编写顺序号……”

3.分类号+介质类型号+案卷号

该模式不设特殊介质类,按统一的档案分类方案对特殊介质进行分类,但根据介质类型的不同,各介质类型的档案分别编制流水号。在分类号后或档号末尾加上介质类型号以示区别。例如,核工业档案学会编制的《核电档案分类标准》(NBT20020)将介质类型作为特殊介质档案的特征码,在同一分类下,按不同的介质类型分别编制流水号。如某公司在成立的活动过程中形成3卷纸质档案、1盒照片档案,而公司成立属于A经营管理大类下的A11公司筹建小类,那么这三卷纸质档案的档号为A11-001All-002A11-003