企业特殊介质档案档号编制探讨
  作者: cjgl       更新时间:  2014/04/09 11:34:27  文章来源:EAKMRC

企业特殊介质档案档号编制探讨

作者:倪腾 韩春林

作者单位:中核集团海南核电有限公司 570125

在很长一段时间内,国内企业一般将档案实体分为为文书档案、科技档案、声像档案(或特殊介质档案)和专门档案。这种分类方式虽然在理论上存在着划分标准不一,同一层级的内容相互交叉等问题,但因管理方便,在实际工作中逐渐成为了一种习惯。在这种分类体系下,照片、录像、题词、奖杯等特殊介质档案作为一个单独的分类,其档号的编制与纸质档案的编制是有所区别的。

1991年,国家档案局发布了《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》),在第九条中提到:声像、照片或其他非纸质载体形式的档案,其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,一般不单独设置类目,可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同,应分库保管,其他则不作统一规定。从字面理解,该条款包含有三层意思:一是特殊介质档案不单独设置类目,二是特殊介质档案的分类编号与纸质档案相对应,三是不同介质保管要求的档案应分库保管。
那么,在各类介质档案统一分类的前提下,特殊介质档案(非纸质档案)的档号又该如何编制呢?

  工业企业特殊介质档案档号编制方式
  《规则》中提到分类编号方案由各地区、各部门”“结合各自的实际情况制定。自《规则》发布以来,各地区、各行业的档案主管部门陆续发布了各自的分类编号规则,对于纸质档案一般都采用了分类号+案卷号的形式编制档号,但对于特殊介质档号的编制规定却不尽相同。概括起来,大致有如下几种:

1.介质类型+案卷号
这种模式建立在仍然为特殊介质档案设置单独分类的基础之上。如《机械工业企业档案分类编号规则》增加声像照片档案类作为第十一个大类,声像照片档案类的二级及二级以下类目,按载体形状设置。载体形状类下按问题设置。档号形式为:声像照片类(特殊介质类)+介质类型+问题+案卷号。此外,在实际工作中有单位在十大类的每一类下设特殊介质类,再在该类下按介质类型区分的,档号形式为:大类号+特殊介质类+介质类型+案卷号。这种编号形式与下述第2种类似,但从本质上讲都是违背了《规则》的档案分类精神,在按内容划分的同时,又按介质类型进行了区分,因此归入本类型。
2.
类目号+介质类型号+案卷号
  特殊介质不单独设类,特殊介质档案的档号将十大类的一级分类号作为档号的一级类目号,但不采用分类中一级类目的下级分类,而是按载体的不同,或分专题,或直接在一级类目号之后按案卷号排列特殊介质档案。即在特殊介质档案的分类编号与纸质档案相对应的要求方面,采用了对应一级分类的方式。如苏州市规定:照片档案的编号方法为:大类号+照片案卷号+照片流水张号。
荆州市规定企业特殊载体形式档案的档号,其大类代号之后,须加上载体标识,并加( )号,照片档案,在其对应的纸质档案大类代号后,直接以案卷为单位编写顺序号录音、录像档案,在其对应的纸质档案大类代号后,以盒为单位编写顺序号……”

3.分类号+介质类型号+案卷号

该模式不设特殊介质类,按统一的档案分类方案对特殊介质进行分类,但根据介质类型的不同,各介质类型的档案分别编制流水号。在分类号后或档号末尾加上介质类型号以示区别。例如,核工业档案学会编制的《核电档案分类标准》(NBT20020)将介质类型作为特殊介质档案的特征码,在同一分类下,按不同的介质类型分别编制流水号。如某公司在成立的活动过程中形成3卷纸质档案、1盒照片档案,而公司成立属于A经营管理大类下的A11公司筹建小类,那么这三卷纸质档案的档号为A11-001All-002A11-003,照片档案的档号为All-SA-001,其中SA代表介质类型为照片。
4.
分类号+案卷号
  特殊介质档案同纸质档案一起参与分类,单独组卷,分库保管,重新编制一套保管目录,并做好保管目录与档号的对照表。这种模式最大的特点在于各类介质档案的档号的要素和结构是完全一致的。如《陕西省工业企业档案分类编号试行规则》指出:特殊介质档案与其对应的纸质档案可作出参见卡或指引卡。《浙江省工业企业档案分类编号暂行规则》规定特殊介质档案可视其内容特征同纸质档案一起分类,单独组卷,列纸质载体档案之后编号分库保管,重新编制一套保管目录,并做好保管目录与档号的对照表。上海市的规定与浙江省的规定类似。
综上所述,虽然各地区、各行业的规定、标准所针对的对象大体相同――都是工业企业,发布时间也大部分集中在20世纪90年代,但是对于特殊介质档案的编号方式却有很大的差异。那么这些不同的编号方式是否能发挥档号的作用呢?
  档号的作用
  档号是档案工作中最常见、最重要的编码之一。根据1994年发布的《档号编制规则》,档号档案馆()在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码,是存取档案的标记,并具有统计监督作用。《高等学校档案实体分类法》指出:档号是存取档案的代号,排架的依据。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。《电子文件管理细则(征求意见稿)》中指出档号是以字符形式赋予电子文件的,用以固定和反映电子文件排列顺序的一组代码揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果,便于统计利用,在电子文件与其传统载体(双套保存的)档案之间提供关联标识
  此外,还有学者认为档号既是档案系统整理成果的一种反映,又是档案保管和利用工作的一种特殊工具,还具备统计监督的功能。
  综上,我们可以看到,学术界对于档号的定义虽然具体的表述各不相同,但对于档号功能的描述基本是一致的。即以存取的标记整理成果的体现两大功能为主,并衍生出统计,监督等功能。各类特殊介质档案编号的比较
  从本质上来看,以上4种特殊介质档案的档号的区别在于介质类型是否参与到了档号的编制中。第1种类型中,特殊介质直接参与了一级类目的档案分类设置;第2种类型中,介质类型编制到了二级类目中;第3种类型中,介质类型编制到了最低一级类目中;而只有第4种类型,其档号与介质类型没有任何关系。
  特殊介质类型参与档号编制的情况下,其档号中的类目号与档案实体的分类号并不一致,这类档号并不能反映档案的分类体系,也不能揭示分类的结果,其作用更侧重于作为存取的标记。这种编号方式容易割裂同一主题的各类介质之间的联系。如企业在重大活动中,一般会形成照片、录像、录音、领导题词、礼品等档案,在编号时,如果按介质类型分别编号,就将这些档案之间的联系割裂开来,不便于展现整个活动的全貌。而且在利用时必须分别查询、分别提供利用,容易造成不便。
  当介质类型不参与档号编制时,特殊介质档案的档号虽然能够反映档案的分类体系,但因特殊介质档案分库存放,其存放位置并不能在档号中体现出来,必须借助保管目录、参见卡、指引卡等手段来辅助排架。这种编号模式分类清晰,保持了档案材料的成套性,档案分类标准唯一。对于内容一致,载体不同的档案,可以使用相同的档号,不同的排架号来解决。但由于不具备排架功能,首先必须引入排架号存址码等额外的编码。其次,特殊介质档案,特别是声像档案产生的领域十分广泛,且内容交叉的情况很多,档案人员在接收这些档案时,因为可人类目较多,判断分类比较困难,对档案分类人员的要求很高,一旦分类标准不统一,会对后续的查找和利用带来不利影响。
结论
  那么,有没有一种特殊介质档案的档号编制方法可以既反映档案的分类体系又可以作为排架的依据呢?笔者认为是没有的。因为在各类档案介质保管要求不完全一致的情况下,必须按介质分库保管,这样档案信息的排列顺序(即分类体系)和档案实体的排列顺序(即排架顺序)是不可能完全一致的。在此前提下,我们在选择特殊介质档号的编制方法时只能根据企业的自身需要和管理条件,选择最有利的编制模式。并利用一系列手段,弥补所采用的编号方法的不足,从而达到为档案的各项工作服务的目的。
对于选用特殊介质类型参与档号编制的企业,,必须采取措施建立和加强同一主题的各类介质之间的联系。如编制项目、专题文件目录、分类目录,或建立计算机虚拟组卷、档案关联功能等。此外,对于内容完全一致,但载体不同的档案,还需要编制对应目录。
  对于介质类型不参与档号编制的企业,要建立一套排架、存址编码体系,用于定位档案实体位置。其次,应具备一定的档案信息化水平,利用系统批量生成排架号,甚至生成库存示意图,一方面减轻工作量,另一方面可以充分发挥此类编号的优势。对于特殊介质档案,特别是声像档案,可以采用主题词著录等方式优化标引,为后续利用带来便利。

来源:《中国档案》2011年第11

 
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